其實，整潔的辦公桌能讓你專注於手頭的任務，這是提高工作效率的關鍵。所以你需要邁出的第一步是動手整理，第二步再簡化工作環境，第三步就是保持下去。
本文選自《少做一點不會死》，黑天鵝圖書出品，正在熱賣中。
整潔的辦公桌能讓你專注於手頭的任務，這是提高工作效率的關鍵。
沒有雜物堆積的桌面有哪點好？根據經驗，乾淨整潔的桌面有兩大好處：
讓你高度專注。我提到過很多次，集中精力、排除雜念和保持桌面整潔都很重要，它們能讓你專注於手頭的工作。如果你做不到，工作效率就會降低。如果工作效率不斷降低，你就是在浪費寶貴的時間。凌亂的桌面會帶來視覺上的幹擾，你想要專心工作，但只要瞄一眼亂糟糟的文件堆或文件袋，就會想起別的事，注意力就會分散。這個過程至少會持續幾秒鐘。但如果你把讓人分心的桌面清理乾淨，大腦就會別無選擇，只能專注於該做的事情。
讓你內心平靜。整潔的桌面有助於你找到內心的平靜。你可能沒有意識到，太多視覺上的幹擾會讓人壓力倍增。把桌面清理乾淨，將雜物一掃而光，你的壓力自然會減少。
任何可能讓人變得平靜、專注的事都值得去做。當然，如果你發現這種工作方式不適合自己，隨時可以回歸原有的方式。
動手整理，邁出第一步
對大多數人來說，邁出第一步是最難的。如果你的桌面上雜物堆積如山（更別提抽屜裡的東西了），那個場景確實很嚇人。你會嚇得要命，壓根不想動手整理。
但只要開動起來，你就會發現整理一下並不難，有時甚至會很有趣（至少對我來說是這樣）。邁出第一步是最難的，接下來就容易多了。
邁出第一步的步驟如下：
擠出一小段時間。你不需要留出整整一天的時間（如果你希望的話，也可以這麼做）。如果可以的話，擠出一個小時就挺好。如果你特別忙，擠出三十分鐘也夠了。將這段時間標在當天的日程安排上，不要拖延。
把桌面上所有的文件摞成一堆。你很快就能搞定的。
除了電腦、電話、收件箱和必要的工具，桌面上什麼也不要留。把所有東西一掃而光，至少暫時如此。把它們擱在文件堆旁邊。
先從文件堆入手，從上往下逐一處理。千萬不要回頭處理，不要跳過某份文件，也不要把某份文件放回文件堆。拿起一份文件，該怎麼處理就怎麼處理，然後再看下一份。你只有下面幾個選擇：丟棄、轉交、存檔、執行或者列入待辦事項清單，稍後再採取行動。最好是按照這個順序來。如果某份文件不能丟棄、轉交或存檔，就把它列入待辦事項清單
一次多花點時間，能搞定多少就搞定多少。然後，再擠出一段時間，繼續清理其他文件或雜物。如果可能的話，最好一口氣把這堆東西全搞定。
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簡化辦公區域
整理完桌面上的文件堆和其他雜物後，你需要捫心自問：「哪些東西是最重要的？哪些東西是工作必需品？哪些東西是經常用到的？哪些東西只是堆滿桌面、塞滿抽屜的雜 物？」
先從桌面開始清理。想一想，哪些東西是必須放在桌面上的？在最理想的情況下，桌面是你的辦公區域，只能放手頭工作要用到的東西，而不是以後可能用到的東西。對大多數人來說，最重要的東西是電腦、電話、收件箱（只存放收到的文件），或許還有筆記本和筆（如果你像我一樣，喜歡把稍後要做的事記下來的話）。除此之外，只有你手頭工作需要用到的文件才能留在桌面上。等你大功告成之後，它們就應該回到抽屜中的文件袋裡。
還有一些簡化辦公區域的技巧，具體如下：
如果桌面上或桌子周圍有很多文件袋或文件堆，用前面提到的方法將它們逐一清除。把要做的事記在項目清單或行動清單上，然後把它們擱到你看不見的地 方。
把讓人分心的小擺設、海報、照片統統丟掉。留幾張家人的照片沒關係，但如果東西太多，你會很容易分 心。
一口氣把架子或抽屜裡的東西全部搬出來。每次只專心整理一個架子或抽屜，把它徹底清空，擦拭乾淨。接下來，整理摞成一堆的雜物（見下一個技巧），把想留下的東西放回去。然後，再整理下一個架子或抽 屜。
整理雜物堆，每次拿起一件東西，迅速做出決定。在觸手可及的地方放一個垃圾袋和一個捐贈箱。把架子或抽屜裡的東西全部搬出來以後，逐一處理。拿起一件東西，迅速做出決定，到底是丟掉、捐掉還是留下。千萬不要把它放回雜物堆裡。很快，你就能全部搞定。如果你經常回頭整理，那就永遠也弄不完。只把你想留下的東西放回去，擺放整齊。
清理文件時不要手下留情，除非它特別重要。把舊雜誌、商品目錄、垃圾信件、一年前的帳單、寫給自己的字條、別人寫給你的字條、過時的工作筆記統統丟掉吧！唯一例外的是稅務資料，比如保證書、出生證、死亡證、結婚證、保險單、遺囑等重要文件。看到它們的時候，你自然會認出來。除此之外，統統丟 掉。
如果你對很多東西都拿不定主意，那就準備一個叫作「可能用得著」的盒子。如果你不能把某件東西丟掉，因為以後可能用得著，那就把它放進盒子裡，盒子上貼上標籤，放進儲藏間（比如車庫、閣樓或壁櫥），擱在你看不見的地方。你很可能永遠也不會打開那個盒子。如果是這樣的話，半年或一年後再把它丟掉或送人。
大功告成之後，好好慶祝一下！無論你取得的成果是大是小，都要好好慶祝。即使你只清理完了一隻抽屜，那也是偉大的勝利。用美食犒勞一下自己。打開抽屜（或壁櫥），欣賞它現在乾淨整潔的樣子。深呼吸幾次，告訴自己，你做得很棒，充分沉浸在喜悅之中。
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保持「不易分心」的辦公環境
清理掉辦公區域的雜物，打造出「不易分心」的辦公環境後，你面臨的挑戰是保持下去。如果你沒有改掉舊習慣，很快（通常只需要幾天時間）桌面就會再次被雜物佔 據。
因此，你需要養成保持整潔的習慣。建議如下：
1.準備一個收件箱，存放收到的文件。不要把東西攤在桌面上，始終記得把文件（包括筆記和電話留言）放在收件箱 裡。
2.收件箱每天清空一次。充分運用我在前面提到的方法，包括丟棄、轉交、存檔，或者列入待辦事項清單，稍後再採取行動。你只要開始整理了，就應該徹底清空。
3.每件東西、每份文件都各就各位。不要讓東西在桌面上堆積起來，也不要把它們隨隨便便塞進抽屜裡。東西用完以後，立刻放回原位。
花一個星期的時間，專心養成這三個習慣：把東西放進收件箱，認真處理直到全部搞定，東西用完後立刻放回原位。這樣一來，你的桌面就能保持乾淨整潔，甚至能保持幾個月。養成這些習慣是需要花時間的。你很可能會忘記，不過沒關係，你只需要提醒一下自己，然後重振旗鼓。很快，習慣就會在你心中紮根。請相信我，習慣整潔的桌面之後，你絕對不會希望它恢復原狀。
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《少做一點不會死》
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本文選自《少做一點不會死》，作者裡奧·巴伯塔（Leo Babauta），黑天鵝圖書(ID:htebook)出品，正在熱賣中。如需轉載請保留本行及以上圖書相關完整信息。
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