如果有什麼需要明天做的事,最好現在就開始。
——美國政治家班傑明·富蘭克林
「著什麼急?慢慢來嘛,反正還有時間!」這句話大家一點都不陌生,也許你就愛說這樣的話。身在職場,你可以有「慢慢來」的沉穩心態,但絕不能有磨蹭、拖延的做事習慣。一個滿腦袋裝著「慢慢來、反正還有時間」的人,以為慢工可以出細活,卻不知最後往往得到的不是「細活」。而是「趕活」,試問:趕出來的工作,質量能好到哪裡去呢?
下面,讓我們來分析一下拖延症患者是怎麼「趕活」的:
拖延症患者通常是時間觀念較差的人,他們先是過分模糊地估測時間,後是過分清晰地預判時間。模糊估測時間表現為,面對一項工作時,很難準確地判斷完成的期限。
如果他們認為一項工作一天能完成,他們會想:上午完不成沒關係,下午還可以繼續;下午完不成也沒關係,晚上能完成就行。
如果他們認為一項工作一個星期能完成,他們會想:一個星期就是7天,周一完不成不要緊,周二可以繼續;周二完不成也不要緊,周三可以繼續;周三完不成還不要緊,周四還可以繼續……
如果他們認為一項工作需要一個月完成,他們會想:一個月就是4個星期,第一個星期完不成不要緊,第二個星期可以繼續;第二個星期完不成不要緊,第三個星期可以繼續……
如果一項工作的完成期限超過了一個月,那就更慘了。拖延症患者會想反正時間多的是,不用急著去做。於是,你簡直不知道他們什麼時候開始行動。
這就是拖延症者的心理動態,他們好像永遠都不著急,因為他們總覺得還有時間,這是他們對時間模糊估測造成的後果,在前期,他們會過度高估自己的實力,認為自已定全有能力在剩下的時間內完成工作,所以拖一拖完全不是問題。
在後期,隨著時間期限的逐漸臨近,他們對時間的概念變得異常清晰——怎麼時間過得這麼快,還剩下這幾天,怎麼能完成工作呢?於是,他們逼自己坐在電腦前面廢寢忘食,瘋狂地趕報告、趕文件。每隔幾小時,他們就會統計一下時間,並且會不停地計劃剩下的單位時間裡的工作量,拼命地催促自己快一點 。
如果最後他們順利「趕完」了工作,他們會慶幸自己多麼有能耐,會為自己的表現感到自豪,下一次他們會重走拖延之路。如果沒能「趕完」工作,他們會變得沮喪,會想辦法為自己找藉口去解釋,請求上司寬限時日。
自古以來,拖延幾乎都與高效無緣,因為靠「趕活」趕出來的工作質量難有保證。不僅如此,拖延還是不健康的心態,甚至會扮演健康的殺手。試想一下,當拖延患者發現時間不多時,拼命地「趕活」,不可避免地要加班加點,這與以往懶散的狀態截然不同,身心突然承受如此高負荷的工作,有幾個人能受得了?
所以,拖延的後果是嚴重的,耽誤工作,影響情緒,破壞團隊協作,影響上司對自己的信任,還會損害身體健康。那麼,拖延的「病根」究竟是什麼呢?在解決拖延症之前,我們必須搞清楚這個問題。通常情況下,拖延症有以下幾大「病根」。
病根1:對自己的能力不夠自信,容易逃避。
從心理層面分析,大多數人拖延是對自己的工作能力不自信導致的。心理專家研究發現,工作上曾遭遇過重大挫敗、對自己不自信的人,容易產生逃避心理。他們認為自己的能力不足以勝任工作,不能很好地完成任務,於是拖延、徘徊,遲遲不開始工作,還經常以工作難度太大、自己太累、狀態不好、時間充足等為藉口來拖延。
病根2:具有完美主義心理傾向,要求太高,不想倉促開始。
具有完美主義心理傾向的人,對自己要求很高,他們在做任何事情之前都會周密計劃、精心準備,而遲遲不願意邁出行動的第一步。比如,有一位廣告策劃人員,每次策劃一個廣告之前,都會大量地尋找資料,多方閱讀同類的廣告文案,有時候尋找資料、閱讀同類廣告文案甚至是漫無目的的。這就是典型的完美主義心理傾嚮導致的拖延。
病根3:具有嚴重的消極頹廢心理,覺得什麼事都很難做。
一個內心不積極上進的人,表現出來的是懶散、頹廢,覺得什麼事情都不好做,他們喜歡給自己找藉口推脫。比如,為什麼不讓別人做,而要我做?
我偏不做,就算做,我也要拖著。有時候,雖然明知逃避不了,最後還是要做,但他們還是會選擇拖延來消極對抗。
病根4:過度自信,錯誤地估計時間進度。
開始過於自信,高估自己的能力,錯誤地估計時間進度,認為自己根本不需要這麼多時間就可以完成,認為還有很多時間,所以表現得不慌不忙,最後快把時間拖延沒了時,才慌張地追趕進度。
綜上所述,你會發現:拖延行為並不完全是懶惰或沒有責任心的表現,從根本上說,拖延不是道德問題,而是一個複雜的心理問題。因此,如果你是拖延症者,也大可不必自責,最重要的是找到正確的方法消除拖延心理,讓自己成為積極的行動者,成為高效的時間管理者。下面幾點建議對消除拖延病根很有幫助,你不妨嘗試一下:
提高對時間的預測能力。
前面講到,拖延症患者往往在接到任務的前期,會模糊地判斷時間,錯誤地判斷時間,而不能精確地預測完成一項工作究竟要花多少時間。有時候他們會低估所需的時間,比如,「我一個小時就能搞定這個策劃案」「兩天就能看完《戰爭與和平》。
有時候他們會高估所需的時間,比如,「拿下那個大客戶最少要一個星期的時間「「對方是個難纏的傢伙,要想從他那裡要回債款,不能急於求成,要慢慢來,最少要一個月時間」。這兩種預測時間的做法所造成的結果是一樣的,那就是會使人無所事事,遲遲進入不了工作狀態。
要想儘可能精確地預測時間,你必須先練習時間預判能力。你可以在做一項工作之前,先預測一個可能花費的時間,然後按照你的正常速度去做,看你實際使用的時間是多少,與你預測的時間有多少出入。
比如早上起床時,預測一下穿衣、洗漱、吃早餐等所需花費的時間,當你出門的時候,看一下時間,看自己預測得準不準。再比如,當你坐上開往公司的公交車時,你可以預測大概的到達時間,當你從公交車上下來時,看一下手錶,看自己預測的準不準。通過這樣的預測練習,你會慢慢樹立正確的時間觀念,這對你預測完成一項工作的時間很有幫助 。
定一個靠譜的計劃。
當你能夠預測一項工作要花多少時間完成以後,你要做的就是根據這個預測的時間,列一個簡單的工作計劃。舉個很簡單的例子,假如一位作家要寫一本10萬字的書,他預測寫完這本書要花2個月的時間,接下來他做了個簡單的計算題:
10萬字÷2個月(60天)=1666字每天
通過分解目標(10萬字),發現每一天的工作量十分清晰(1666字),而且這個工作量並不多,完成起來很輕鬆。唯一要做的,就是按照這個計劃去執行,堅持執行60天,就可以輕鬆完稿。
當然,如果作家做完這個計算題之後,發現每天1666字的寫作量太少了,他可以通過增加每天的寫作量來計算完稿的時間。假設他預計每天寫3000字,那麼寫完10萬字只需33天時間。再結合合作方的要求,協商出最終的完稿時間。
值得注意的是,要想確保你的計劃是靠譜的,它至少應滿足四個條件:
第一,可觀察:以某個行為來界定是否完成。
第二,得具體:目標應該具體,不要說我想跑步鍛鍊身體,應該說,我每天跑步2千米。
第三,分步來:一步步地來,這個道理誰都明白,關鍵在於,每一步都具體,而且可以觀察。
第四,小起點:確保你的第一步能在15分鐘之內完成,這樣有助於你擺脫拖延症。
嚴格地給自己限時。
人的心理是很微妙的,一旦知道時間很充足,就會放鬆下來,注意力也會下降,工作效率也會跟著降低。一旦知道必須在某個時間之前完成工作,就會自覺地督促自己去行動,工作效率就會大大提高。如果你做每項工作時,都嚴格地給自己限時,甚至有意地壓縮完成的時間,然後不斷提醒自己專注起來,那麼你的潛力就會慢慢被激發出來。適當地壓縮時間不會影響你的身心健康,卻可以大大提高你的辦事效率,何樂而不為呢?
愛因斯坦就善於用這種辦法,他大學畢業後,一開始在一家郵政局上班。由於他對物理學很感興趣,所以,在上班之餘,毫不動搖地鑽研物理學知識。他將一天8個小時的工作量壓縮在4個小時內完成,其餘的時間用來學習和研究,就這樣,他的工作潛能不斷被激發,這也使得他有時間研究物理學知識。
在工作中,你也可以用這種辦法防止自己拖延。比如,客戶與你有事商量,你當時不能答覆,可以對他說:「我下午兩點之前給你答覆。」而不是說:「我想好了就給你答覆。」
約見客戶時,如果對方時間允許,你可以說們下午三點見面?」而不是說:「等我有時間了就約你見面。」由於你承諾了時限,就不得不去兌現,這樣可以促使你積極行動起來
職場金句:
做你所應做的事情,能有什麼結果在其次。
——赫伯脫