電子郵件，是一些伏案工作者再熟悉不過的工作形式，同時它也自帶一些隱形指標。一方面，那些信息是人們完成工作的必要保障；另一方面，沒完沒了的任務在毫無約束的情況下大量湧入，無疑也是一股巨大的壓力。
但原先的情況並非如此。過去，管理人員雖然也會通過計算機來創建或者查看報告以及帳目，但工作形式多種多樣——包括給客戶打個電話，或者動身與企業高管會面等等。
電子郵件改變了這一切。收件箱成了一種新的待辦事項列表，甚至成了新任務的一種網關。每當有新郵件出現，總會在某處引起一陣小小的恐慌——因為這意味著又有新要求來了：來自老闆的新任務、來自同事的新請求、來自人力資源的新通知、來自管理層的新公告、來自陌生人的新邀請等等。我們始終是被動的，在毫不知情時被嚇一大跳，然後被迫進行處理——哪怕只是選中再刪除。
電子郵件量的增長，也開始成為一種新的吹噓資本。比如人們口中那句「我一天能收到好幾百封郵件」——雖然這是種抱怨，但同時也是種誇耀。生產力標誌著個人價值，而電子郵件則成了一種簡單的生產力衡量指標。保持收件箱始終為零是一種意志力與效率的體現，而對每一封新郵件進行分類，則能讓大家的辦公氛圍像指揮部或者急診室那樣專業而嚴肅。最近，Slack等群件應用程式試圖將工作郵件升級為聊天室形態，但這還僅適用於組織內部；來自外部客戶、供應商或者同事的郵件，仍然無法順利融入進來。
但是，如果這一切在根源上都是錯的呢？也許郵件系統已經被這個糟糕的工作環境毀掉了。辦公室讓電子郵件成為一種折磨；但在家中，郵件的身份則變成一種機會，代表著來自企業的消息。我們不再把它視為壓力，而是充滿好奇地想了解其中講了些什麼，並判斷這些提議、通知以及邀請是否有價值。目前最受歡迎的電子郵件方案，包括Gmail以及Outlook，都是優先為企業使用場景所構建的，同時兼顧家庭郵件需求。但在雅虎與美國在線兩家在網際網路競爭中慘遭淘汰的老牌廠商的不懈努力下，目前情況終於有了一點點變化，作為最後的消費級網際網路遺產，他們希望重新設計電子郵件以使其重新回歸家庭環境，或者說把郵件從工作壓力的手中重新奪回。
電子郵件最早出現於上世紀七十年代，但直到25年前的網際網路商業化之後才真正走向普及。當時，自由通信還是個神奇的玩意——不信各位可以回憶回憶，那時候還有《笑話大全》這類書。身邊有不少大人能夠靠著這樣一本書橫行朋友圈，可見那會信息之閉塞。
而在智慧型手機全面普及之後，個人通信轉移到了消息與應用層面。與電子郵件相比，文本與即時消息能夠讓用戶更好地與親朋好友開展交流。以往常見於電子郵件當中的照片與文件附件，如今也被應用及社交媒體所取代。
這種轉變完全有可能徹底扼殺掉個人郵件的生存空間，但郵件最終還是頑強生存下來，甚至地位得到了進一步鞏固。如今，幾乎每個人都有自己的電子郵件地址，這也使其成為一種簡單的身份標識：只需要輸入自己的電子郵件，即可在各個應用程式、網站、服務或者商店當中擁有自己的可驗證身份。換言之，郵箱開始變得如同指紋一樣恆定而固有。此外，電子郵件也成為各類組織（從全球在線零售商到地方政務辦公室）發布信息的最佳方式，能夠快速把內容傳遞給客戶及其他宣傳受眾。
因此，幾乎每個人在個人電子箱裡收到的消息，都來自商業來源（佔比高害90%），例如銀行對帳單與水電費帳單、在線購物收據以及發貨通知、來自大型商店與當地餐飲的促銷與優惠券、乃至通訊與訂閱服務提醒等等。即使是以個人名義發來的內容，他們也很可能是某個機構的代表：例如來自學校的通知、來自業主大會的通報等等。但與辦公室郵件不同，這類郵件中的主要作用，在於幫助人們確定有哪些值得關注以及處理的事務。
這一消費者電子郵件的新時代並不歸微軟甚至谷歌所有，而是被傳統電信集團Verizon所牢牢掌握。過去五年以來，Verizon公司已經收購了眾多被Facebook及其他網際網路巨頭擊敗的企業。2015年，Verizon以44億美元價格收購了美國在線，又於第二年以45億美元拿下雅虎。對於技術文化精英來說，這兩個名字聽起來就像是個笑話。無論是aol.com還是yahoo.com，一旦出現在我們的郵箱地址當中，都能看出「年代感」。但是，普通消費者並不這麼看。雅虎與美國在線是最早幫助人們學會上網的企業，普通消費者在這裡能夠找到歸屬感。雅虎郵件業務產品負責人Josh Jacobson在採訪中表示，「人們對這些郵件地址有著深厚的感情。他們不會把這些跟其它問題聯繫起來。」是的，就這麼簡單，電子郵件只是他們長久以來所使用的一種服務，別無其它。
在Verizon公司著手收購時，Marcel Becker已經在美國在線工作了多年，一直負責郵件軟體的開發。他們一直強調郵件的個人使用屬性。為了實現這一設計，Becker和他的同事走訪了全美各地的用戶，在家中觀察他們如何使用電子郵件。
該團隊發現用戶的照片共享需求相當強烈，此外旅遊行程、收據以及新聞通訊也是郵件的主要內容類別。但他們同時發現，目前的電子郵件程序仍然遵循20年前的設計思路：消息列表、將文字以資料庫內數據的形式表現，類似於各種充斥大量欄位的電子表格視圖。Becker表示，「我們仍然在以同樣的方式處理各種新的消息類型，包括文件共享以及餐飲預訂等等。」
最大的問題，在於人們幾乎不清楚怎樣搜索自己的電子郵件。Becker回憶稱，他曾在機場見過一名女子，當時她正瘋狂地尋找自己的登機牌。「她只能向安保人員求助，我能清晰感受到她的焦慮。」在一次家訪時，一位女士希望向Becker團隊展示幾張來自朋友的照片，但她不知道該怎麼搜索。如果沒有更好的策略，那麼人們只能輸入一些模糊的關鍵字或者朋友的名字，然後把大量時間浪費在上下滾動頁面當中。時至今日，人們仍然只能被迫適應電子郵件的設計方式。用戶甚至開始主動截取郵件中的登機牌或者優惠券圖片，以便降低日後的查找難度。
這種使用方式真的太蠢了，我們完全可以使用更為多樣的信息組織方式，而不只是提供冷冰冰的列表與搜索結果。所以，目前仍留在美國在線的Becker及其團隊開發出一款名為Alto Mail的產品。不同於以往將消息粗暴轉存在一份長長的列表當中，或者要求用戶主動把消息分類至不同文件夾內（很少有人會這麼幹），Alto能夠自動將郵件分類至不同的虛擬堆棧當中。這個過程類似於人們在收拾小物件時的作法：這是一份帳單、這是一份目錄、這些是垃圾等等。每個堆棧的外觀與運作方式都有所不同，具體取決於其中包含的消息內容。Becker表示，「我們替用戶進行郵件組織，幫助他們免去這些令人頭痛的繁瑣操作。」
與此同時，在雅虎，Jacobson也帶領著自己的團隊進行類似的嘗試。與美國在線一樣，雅虎一直是一家面向消費者的企業，這也讓他們發現了谷歌和微軟錯過的重大趨勢。以微軟為例，他們通過向企業客戶提供郵件軟體來賺錢，這些企業必須為集成有日曆、文件共享以及辦公套件等功能的電子郵件系統支付高昂的費用。
但是，普通人並不想把自己的私人生活也弄得像辦公室環境那麼緊張。Jacobson解釋道，「在工作場所中，如果想要組織活動，大家可以創建一份日曆邀請函。但我們的用戶不喜歡在組織個人活動時採取這種刻板的方法。」為此，用戶們發明出「新」的解決方案，通過向自己或者朋友發送定時郵件來傳遞提醒消息。但這會讓收件箱變得雜亂不堪，於是雅虎團隊開始掃描這些郵件以提取其中的模式。
雅虎當然不是唯一提供此類功能的電子郵件客戶端。蘋果與谷歌的電子郵件程序也能夠搜索航空公司收據或者酒店與晚餐預訂提醒等內容。但是，這些方案的基本思路仍是將其轉化為日曆條目——或者說另一種形式的辦公室工作信息。谷歌甚至發布了一款名為「Inbox」的程序，其負責掃描郵件並根據旅行等主題對內容進行組織。不過谷歌方面在今年年初關停了Inbox項目，將其合併至Gmail的研究實驗室當中，而不再作為具有特殊用途的獨立服務。
雅虎郵件在這方面比競爭對手要領先一步。系統能夠根據事件或者約會標誌設置提醒；能夠標記航班行程或酒店預訂信息，並在出行當天以高亮形式顯示；系統能夠對優惠券圖像進行虛擬剪裁，並統一存儲在同一位置，有點類似於以往人們專門存放紙質優惠券的某個抽屜。雅虎的軟體甚至能夠在優惠券即將到期時提前發出提醒。
現在，Alto與雅虎郵件已經在Verizon的媒體部門之內實現合併，消費者電子郵件系統也在加速開發。而且除了雅虎與美國在線的郵箱之外，該系統甚至能夠對接Gmail與Outlook。優惠券剪裁功能也被擴展為完整的百貨購物服務，該服務能夠標記來自Safeway以及Dollar General等商店的優惠信息，並允許雅虎郵件用戶將這些信息保存在自己的會員卡上。Becker的團隊還與眾多零售商等企業發件人開展合作，以確保自己的軟體能夠更好地理解對方發出的批量信息。
很明顯，發送量更少、但相關度更高的商業信息，最符合企業與用戶雙方的利益。另外，這項新技術也能幫助企業更輕鬆地對消息內容進行動態更新。例如，品趣志已經開始發送允許收件人在其中瀏覽圖庫的郵件；房地產代理商也可以通過這種形式的郵件推廣房源信息。或者，如果收件人在幾天之後才打開郵件，零售商也可以對已經過期的內容進行更新。Becker解釋道，「發件方終於意識到，只有這樣做才能幫助他們擺脫垃圾郵件製造者的惡名，真正讓批量發布內容變得具有意義。如此一來，他們的信息也才有望真正發揮作用——不要廢話，多講重點。」
雅虎郵件團隊的設計師Chris Royer對這種作進行了設計思路層面的概括。他表示，「電子郵件就像是對生活的經營。」人們躲不開電子郵件；人們需要利用郵件使用銀行帳戶、註冊Instagram以及從亞馬遜處退貨。但是，他們還有更多訴求——例如在收取銀行對帳單及送貨通知的同時，查詢更多相關信息。電子郵件，應該允許他們以一站式體驗完成所有操作。
這是因為電子郵件可以說是信息技術的最後空間，而且不受任何單一企業的左右。Ian McCarthy團隊負責管理雅虎的郵件雜誌訂閱功能，他堅持認為電子郵件是最後一塊開放的市場空間，人們以主動的方式通過郵件與組織進行對接。在電子郵件中，人們可以更好地控制自己的身份與關係網絡，而不像在社交媒體或者消息應用中那樣總是面對諸多約束。換言之，電子郵件才是真正的自由之地。
這意味著當人們身處家中，即使收到一大堆討厭的郵件，情況也不會像在辦公環境中那樣令人頭痛。因為這時我們收取的消息，其根源在於我們訂閱的來源、註冊的帳戶以及購買的商品。雖然有時候我們難免會收到自己不想要的消息，但是電子郵件的設計與表達，會始終帶來一種錯誤的暗示——這些消息都是毫無根據的「垃圾」。
曾經有雅虎用戶在家訪調查當中向Jacobson反映，「這是我的垃圾帳號」，或者「這個郵箱是專門收垃圾郵件用的」。出於好奇，Jacobson詢問了用戶的使用頻率。「哦，我一天查好幾次呢！」好吧，看起來用戶會默認把收件箱裡還沒有查看過的郵件稱為「垃圾郵件」。而且如果真的出現了問題，例如收件箱裡總是塞滿騷擾性的消息，用戶可以隨時註冊一個新郵箱，非常簡單。沒人會真的被郵箱束縛住，畢竟這種通信方式太靈活、太可控了。
另外，電子郵件也許代表著我們突破網際網路技術圍牆的重大希望。時至今日，大公司從頭到尾掌控著服務的運作方式。在大多數情況下，要不要向企業收費、如何向消費者發布廣告、怎樣從過程當中提取數據以定位廣告內容等，都由這些行業巨頭說了算。相比之下，電子郵件則更為靠譜。雖然不太可能登上新聞頭條，但McCarthy在研究中發現，來自零售商的電子郵件可以說是普通用戶與企業之間最令人滿意的關係見證了。
當然，風險也將始終存在。首先，一切對便利性的提升，都有可能以犧牲用戶隱私為代價。今年早些時候，谷歌公司就因跟蹤用戶的購物記錄而受到批評，而這些信息正是提取自電子郵件的收據附件。一款名為Superhuman的熱門工作郵件應用，也因記錄收件人的位置而受到抨擊。考慮到這種模式的出現，人們可能不希望自己的郵件信息被他人所窺探——哪怕是機器人也不行。在被問及這些問題時，雅虎團隊展示了一套令人困惑的「隱私儀錶板」，其結果顯示用戶其實更重視便利性。雅虎公司發言人表示，「當然，人們希望擁有隱私保障。但除了隱私之外，用戶也希望獲得個性化、折扣以及其它各類實實在在的創新回報。」
這話聽起來很熟悉，不少科技企業都會用這樣的方式分散輿論的火力。但雅虎和美國在線不同，他們是真的比較尊重用戶的數據，否則也不會在市場競爭中被其他對手所擊敗。他們雖然也通過廣告賺錢，但做得要比谷歌、Facebook以及亞馬遜等收斂得多。而且與微軟、谷歌以及亞馬遜不同的是，他們沒有那些大規模企業服務部門，因此也沒必要在設計產品時選擇犧牲消費者-成全企業客戶這樣的思路。
再來看另一種風險：即使底層的消息發送與接收技術仍然開放，Gmail Inbox與雅虎郵件等電子郵件管理服務也仍有可能把傳統的郵件資源包裹進自己的專有解決方案當中。畢竟在網際網路與網絡流量等開放標準的雙重引導下，Facebook、Instagram以及Twitter等企業還是能找到保障服務封閉性的辦法。而如果電子郵件在形式上逐漸實現機器可讀性，甚至這種可讀性開始超過人類可讀性，那麼即使是像雅虎這樣「貌似忠厚」的廠商，也完全有可能通過自動化流水線批量收集用戶的個人信息。
但麥肯錫（McCarthy）並不這麼看，部分原因在於郵件服務之間存在著激烈的市場競爭。沒有哪位郵件使用者能夠接受自己草擬的郵件只適用於雅虎郵箱（或者Gmail、Outlook乃至蘋果郵件）這類情況。畢竟我們要求，甚至可以說是明確要求能夠直接對接任何一家廠商的郵箱。目前，雅虎郵件可以說是市場上的落後者，客戶端份額佔比僅為6.3%；相比之下，蘋果為43.6%，谷歌為30.3%，微軟為11.4%。但正是這種市場競爭，有助於保證電子郵件生態的整體健康。麥肯錫指出，「我們能夠創造的價值越多，我們的服務對於客戶或者渠道來說就越具有不可替代性，這意味著企業將繼續使用我們的電子郵件服務。而如此這些企業仍然把電子郵件視為一種可行的營銷渠道，那麼郵件就能夠在WhatsApp、Instagram以及其他競爭對手的衝擊下繼續生存。」可以說，郵件本身已經成為一種弱勢群體，這種只能在封閉平臺上運作的服務很難讓人聯想到什麼光明的發展前景。
但至少就目前來看，電子郵件仍在我們的掌控之中。只要遠離工作場所，我們的個人郵件處理就完全可以由自己決定。雅虎認為，應該儘量減少用戶在家中親自處理郵件的需求，而是更多由機器替大家完成郵件篩選。這將把收件箱中的內容由毫無特性可言的消息，轉化為潛在的資源、優惠以及邀請。
隨著雅虎及其它更多廠商逐步推動更多企業轉變電子郵件的發送格式與發送方式，未來將有大量文本處理機器人幫助用戶快速消化郵件信息中的真實含義。電子郵件程序也將帶來更多定製化功能，以幫助我們準確理解郵件內容。雖然這樣的新型郵件程序可能會對某些特定消息產生抑制或者加速作用，但憑藉著郵件自身的固有隱私優勢與遠低於社交媒體的病毒傳播水平，電子郵件的風險仍然要遠遠低於YouTube或者Facebook上發布的各類公開內容。值得欣慰的是，以往的經驗也告訴我們，垃圾郵件過濾器長期以來一直在幫我們判斷哪些郵件根本不值得收取，而且實際效果相當不錯。然而，真正的目標應該是徹底放棄在辦公室中收取郵件時的那種焦慮感，轉而以更輕鬆的心態迎接這些新消息——就像在家中一樣，不再費心管理，而只關注驚喜。
事實上，當我們將郵件看成一種需要操心的事物，我們也相當於給其賦予了遠超其應有意義的定位。這種情況相信每個人都經歷過，類似於交通出行、處理工作或者物流調配等等。正如Royer所說，最好的電子郵件，應該是不讓人心煩的電子郵件。愉悅、自然、不添堵，就是電子郵件的真義。