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杭州市人民政府關於印發杭州市貫徹《國家行政機關公文處理辦法》實施細則的通知（杭政〔2012〕40號）

杭州市人民政府關於印發杭州市貫徹《國家
行政機關公文處理辦法》實施細則的通知

杭政〔2012〕40號

各區、縣（市）人民政府，市政府各部門、各直屬單位:
　　《杭州市貫徹〈國家行政機關公文處理辦法〉的實施細則》已經市政府同意，現印發給你們，請遵照實施。

杭州市人民政府
二○一二年四月十三日

杭州市貫徹《國家行政機關公文處理辦法》
的實施細則

　　為使本市國家行政機關的公文處理工作更加規範化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作的質量和效率，根據國務院發布的《國務院關於發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》（國發〔2000〕23號，以下簡稱《辦法》）的規定，結合本市實際，特制定本細則。
　　一、總則
　　（一）本細則適用於本市各級國家行政機關的公文處理工作。
　　（二）公文處理指公文的辦理、制發、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
　　（三）市政府及經市政府同意以市政府辦公廳名義發出的公文，是市政府在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
　　（四）市政府辦公廳是市政府公文處理的管理機構，主管市政府公文處理工作，並負責指導各區、縣（市）人民政府，市政府各部門、各直屬單位（以下簡稱市政府各部門）的公文處理工作。
　　市政府辦公廳秘書一處具體負責市政府及市政府辦公廳的公文處理工作。
　　各區、縣（市）人民政府，市政府各部門的辦公室（秘書處）主管本機關並負責指導下屬單位的公文處理工作。公文處理工作應明確專人負責。
　　（五）各級行政機關的辦公室（秘書處）應當對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況進行督促檢查。
　　二、公文種類
　　杭州市各級行政機關正式行文應當使用下列公文種類:
　　（一）命令（令）。適用於依照有關法律法規公布規章；宣布施行重大行政措施；嘉獎有關單位及人員。
　　（二）決定。適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
　　（三）公告。適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
　　（四）通告。適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
　　（五）通知。適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
　　（六）通報。適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
　　（七）議案。適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
　　（八）報告。適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。
　　（九）請示。適用於向上級機關請求指示、批准。
　　（十）批覆。適用於答覆下級機關的請示事項。
　　（十一）意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
　　（十二）函。適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。
　　（十三）會議紀要。適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
　　三、行文規則
　　（一） 行文應當確有必要，注重效用。
　　（二） 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告；因特殊情況必須越級請示和報告的，應當抄送被越過的上級機關。
　　（三）同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。
　　（四）受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。
　　（五）上報市政府的公文，「請示」和「報告」要區分。「請示」應當一文一事，要求市政府批覆的事項要在「請示」中明確提出，請示的成文日期後應標註聯繫人的姓名和電話；「報告」中不得夾帶請示事項。
　　1.各區、縣（市）人民政府，市政府各部門報送市政府的「請示」、「意見」、「報告」，須由各地各單位主要負責人籤發，並標註籤發人姓名，如遇主要負責人出差、出訪等特殊情況，可由主持工作的負責人籤發，但應在「附註」中說明情況；聯合行文的，應標註會辦單位籤發人姓名。
　　2.屬於市政府職權範圍內的工作，應當以區、縣（市）人民政府或市政府部門的名義報市政府，不得同時主送幾個上級機關，也不得同時抄送下級機關。
　　3.屬於部門職權範圍內的事務，應由部門負責自行解決。凡可以與有關部門和單位協商解決，或者可以商請市政府有關部門協調解決的問題，不應直接向市政府請示；凡可以自行下達，或者可以與有關部門聯合下達的文件，不應報請市政府批轉。
　　需要市政府審批的事項，報經市政府同意後，可以由部門發文，文中應註明「已經市政府同意」字樣，並抄送市政府辦公廳備案。
　　4.下列事項應直接報送市有關主管部門，由各主管部門研究辦理或會商後直接答覆，必要時由主管部門報請市政府研究決定：涉及基本建設、技術改造等建設項目的，按市固定資產投資項目審批程序申報；涉及跨系統、跨行業、跨所有制企業兼併和組建企業集團的，徑報相關國有資產主管部門；涉及在市區開辦市場的，徑報市貿易局；涉及機構編制的，徑報市編委辦。
　　5.各類企業和組織請示或辦理有關事項，應根據隸屬關係（屬地）和職權範圍，直接報請相應的屬地政府或主管部門（職能部門）處理；無法解決的，再由相關部門報請市政府協調或裁定。除省、市政府直屬企事業單位和市政府領導交辦的以外，其他在杭企業、組織直接向市政府報送的請示，市政府辦公廳將不予收文。
　　6. 除市政府領導交辦的事項和需要報送市政府領導的絕密事項、少數緊急的涉外事項及重大突發事件外，各區、縣（市）人民政府，市政府各部門不得以機關名義向市政府領導個人報送「請示」、「意見」和「報告」；確有需要，可在主送市政府的同時，抄送領導個人。
　　7. 請求上級機關批轉、轉發、印發的請示類公文，應當在來文中附文件草案、起草說明、部門反饋意見，並明確公開範圍（公開、內網公開、限制閱讀、不公開四類）。
　　（六）市政府各部門在職權範圍內，可以向區、縣（市）人民政府的有關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，未經市政府同意，一般不得向區、縣（市）人民政府正式行文，也不得要求區、縣（市）人民政府和無隸屬關係的其他單位向本單位報送上行文。
　　1.市政府各部門內設機構不得對外正式行文；各部門辦公室可以就系統內部有關事務性工作行文，但不得涉及外部行政的事項。
　　2.市政府各部門向下級機關或本系統下發的文件（除重要文件外），一般不抄送市政府。
　　3.市政府各部門之間對有關問題未協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，市政府有權責令糾正或撤銷。
　　（七）各區、縣（市）人民政府，市政府各部門向市政府報送的非涉密公文，必須按規定進行電子報送；涉密公文、無法進行電子報送的特殊公文及附件，可通過紙質形式上報。
　　四、收文辦理
　　（一）收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括籤收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。
　　（二）收到國務院、省政府下發或交辦的公文，以及上級有關部門的來函，市人大、政協機關的審議意見、建議函和外地人民政府的商請函，各區縣（市）人民政府、市政府各部門主送市政府的文件，統一由市政府辦公廳收發室負責籤收、登記後，送秘書一處負責人審核，確定為辦件或閱件，並按有關程序處理。
　　市政府辦公廳實行公文報送聯繫制度和收文審核聯繫制度。收到需要辦理的公文，收發室應當進行審核。審核的重點是：是否按規定實施無紙化報送；是否符合行文規則；文種使用、公文格式是否規範等。對不符合無紙化報送要求的公文，通過發送《杭州市人民政府辦公廳公文報送聯繫單》的方式予以退文；對不符合國發〔2000〕23號文件、本實施細則等有關規定的公文，發送《杭州市人民政府辦公廳收文審核聯繫單》，其中嚴重不符合公文規範的公文，經市政府辦公廳相關負責人或授權秘書一處核准後，退回呈報單位。
　　（三）經審核，對確定為辦件的公文，由秘書一處及時進行分辦:
　　1.屬市政府主管部門權限範圍內可以處理的事項，發送《杭州市人民政府辦公廳公文轉辦通知單》，轉有關部門研究並負責答覆，同時告知來文單位直接與承辦單位聯繫；
　　2.由市政府辦公廳直接承辦的公文，交由市政府辦公廳有關處室辦理，同時發送《杭州市人民政府辦公廳承辦文件回執單》，告知來文單位與承辦處室溝通、聯繫。
　　3.市領導在主送市政府的請示類公文上的批示，交由市政府辦公廳秘書一處收文分辦，其他公文按批示意見直接辦理。
　　（四）對確定為閱件的公文，由市政府辦公廳秘書二處提出傳閱意見，呈送有關領導審閱。
　　（五）審批公文時，對「請示」、「意見」，主批人應當明確籤署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視作同意；對「報告」，圈閱表示已閱知。
　　（六）各地各單位需要市政府和市政府辦公廳批轉、轉發、印發的請示類公文，一般事項應提前15個工作日、緊急事項應提前7個工作日報送。特別緊急的事項需要在5個工作日內辦理的，報送單位應當在文中說明緊急的原因和本單位辦理的經過。
　　（七）由市政府辦公廳直接承辦的公文，一般應在收文登記後的15個工作日內作出答覆和反饋。對緊急和重要公文，應當及時研究辦理，及時作出答覆和反饋。
　　（八）市政府辦公廳各處室在辦文中需徵求有關部門意見的，經市政府分管副秘書長或市政府辦公廳副主任以上領導籤署意見後，發送《杭州市人民政府辦公廳公文處理徵求意見單》。
　　（九）公文辦結後應及時反饋結果。答覆請示事項，凡重大問題和涉及外部行政需作為執法依據的，必須正式行文；對一些單項性、事務性、內部性事項，可採用抄告單、簡復單、便函、領導批示複印、電話告知等形式予以答覆。
　　（十）各區、縣（市）人民政府，市政府各部門收到市政府辦公廳通過《杭州市人民政府辦公廳公文轉辦通知單》轉辦的公文或交由部門提出意見的會辦類公文，應當及時登記辦理、提出意見；在規定期限內難以辦結的，要及時向來文單位進行中間反饋，說明不能按期辦結的原因，並告知預期辦結的時間。對轉辦件，一般應在10個工作日內答覆來文單位，並將辦理結果抄送市政府辦公廳；對會辦件，一般應在7個工作日內將辦理意見反饋市政府辦公廳有關處室。
　　各區、縣（市）人民政府，市政府各部門對市政府辦公廳會辦件的反饋意見，應經部門負責人審核，並加蓋部門印章。
　　對不屬於本部門職權範圍或者不適宜由本部門辦理的，應在2個工作日內退回市政府辦公廳並說明理由。
　　市政府辦公廳實行公文辦理定期通報制度，對交由各部門研究提出意見逾期未反饋又不能說明正當理由，甚至久拖不辦造成不良影響的，將進行通報批評。
　　（十一）各區、縣（市）人民政府，市政府各部門應建立健全公文承辦責任制，明確專人負責，推行工作代理制（AB角制度），加強催辦、查辦和反饋工作，加快公文運轉，提高辦文質量。
　　（十二）進一步簡化報文手續，提高辦事效率。各地各單位邀請市政府領導出席內、外事活動不必正式行文，可填寫「重要內外事活動報告單」，直接以電子郵件或傳真形式報市委、市政府值班室。
　　（十三）進一步規範考核評比達標表彰獎勵項目和慶典活動的審核工作。各區、縣（市）人民政府，市政府各部門提出表彰請求的，應按照《市委辦公廳、市政府辦公廳關於進一步規範表彰類項目審核的通知》（市委辦發〔2011〕13號）、《市委辦公廳、市政府辦公廳關於在市直單位開展考核評比表彰獎勵項目清理規範工作的實施意見》（市委辦發〔2011〕142號）的要求事先請示，其中涉及考核類表彰項目的，轉請市考評辦提出初審意見；其他表彰類項目，轉請市糾風辦提出初審意見，經市政府秘書長審核、市政府主要領導或分管領導審定後，方可進行表彰。涉及慶典活動的，按照《市委辦公廳、市政府辦公廳關於印發〈杭州市開展清理和規範慶典、研討會、論壇活動工作的實施意見〉的通知》（市委辦發〔2011〕73號）要求執行。
　　五、發文處理
　　（一）發文處理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、籤發、登記、校對、繕印、用印、分發等程序。
　　（二）制發公文必須本著精簡、求實、高效的原則，內容以黨的路線方針政策的貫徹落實和事關全市經濟社會發展全局性的重要決策部署為主。
　　1.可用簡報和信息傳遞的內容，一般不用文件形式制發。
　　2.凡屬市政府各部門職責範圍內的工作，原則上不以市政府、市政府辦公廳名義發文，由各單位自行發文或聯合發文。
　　3.各區、縣（市）人民政府，市政府各部門及市政府非常設機構，其召開會議的通知、形成的工作意見和會議紀要等，市政府及市政府辦公廳一般不予批轉、轉發、印發。確需批轉、轉發、印發的，須經市政府辦公廳審核後報市政府分管領導批准。各類市政府非常設機構成員調整，除涉及正、副組長（主任）以外，均由各市政府非常設機構辦公室自行發文。
　　4.凡黨中央、國務院，省委、省政府和市委、市政府已經發布或公開見報的普遍適用性公文，各級政府原則上不再層層制發貫徹意見類文件；上級機關已經開會部署和通過傳真等形式下達明確工作任務的，下級機關不再另發文件；除重要會議外，領導講話或會議工作報告已印發會議材料或已作新聞報導的，除對全局有指導意義和政策性較強的外，會後不再印發文件。確需印發的，由起草部門摘要並經領導審定後印發。
　　（三）以市政府或市政府辦公廳名義擬制的公文，在送市政府領導籤發之前，先由市政府辦公廳秘書一處按規定進行核稿，並經市政府辦公廳分管領導審核，籤注呈批意見。
　　（四）市政府辦公廳實行發文審核聯繫制度。對存在嚴重問題的公文，填寫《杭州市人民政府辦公廳發文審核聯繫單》，退起草部門進一步修改完善並經部門領導審籤後重新報市政府。
　　（五）以市政府名義制發的上行文，由市長或者主持工作的副市長籤發；以市政府名義制發的下行文或平行文，由市長或市長授權的副市長籤發。
　　以市政府辦公廳名義發文，由市政府秘書長或辦公廳主任審核籤發。文內註明經市政府同意的，須呈市長或分管副市長籤發，特殊情況下可由秘書長視情審籤。
　　市政府或市政府辦公廳與其他單位的聯合行文，應當送聯合發文機關按公文辦理程序會籤。
　　（六）已經市政府辦公廳核稿、市政府領導正式籤發的公文，由市政府辦公廳收發室統一登記後，送文印部門繕印。文件清樣經擬稿者初校、秘書一處復校後正式印發。
　　在校對中發現文稿有問題需作實質性修改的，應按發文程序覆審。
　　（七）為規範操作，凡要求加印市政府及市政府辦公廳文件的，需到市政府辦公廳秘書一處填寫《杭州市人民政府辦公廳文件加印通知單》，加印文件超過50份的，由其自行支付印刷費用。
　　六、公文歸檔
　　（一）公文辦畢後，應根據《中華人民共和國檔案法》、《杭州市檔案管理條例》、《杭州市機關檔案工作管理規定》（市政府令第79號）及其他有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理、立卷、歸檔。
　　（二）以市政府辦公廳為主辦理的公文辦畢後，原件由市政府辦公廳負責立卷、歸檔，其他單位可以保存複製件或其他形式的公文副本。市政府辦公廳作為會辦單位的公文，市政府辦公廳應保存複製件。
　　（三）市政府及市政府辦公廳領導兼任其他機關或市政府非常設機構的職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機構整理、立卷、歸檔。市政府非常設機構撤銷後，檔案統一移交給該機構的原主管或掛靠部門。
　　七、其他
　　（一）公文處理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，協辦部門要積極配合，取得一致意見後方可繼續處理。如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調；經協調仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方依據，提出建設性意見，並與有關部門會籤後報請市政府協調或裁定。部門之間徵求意見時，除主辦部門另有時限要求的以外，協辦部門一般應當在5個工作日內予以回復；如因特殊情況不能按期回復，協辦部門應當提前主動與主辦部門溝通並商定回復時限及方式，否則主辦部門可視為無不同意見，並在上報市政府的公文中說明情況。
　　（二）市政府分管秘書長、辦公廳分管主任根據市政府領導的授權和委託，開展對外協調工作，召開的專題會議形成的會議紀要，視同行政指令，各有關單位必須認真貫徹執行。
　　（三）落實市政府主要領導批示的情況報告，一般應直接報送市政府督查室；落實其他市領導批示的情況報告，一般應直接報市領導個人或市政府辦公廳相關業務處室。
　　（四）各級行政機關應當按照《杭州市人民政府公文主題詞表》的要求，在公文版記中標註主題詞。
　　（五）公文用紙一般採用國際標準A4型用紙，張貼的公告、通告等公文用紙尺寸，根據實際需要確定。文件一律左側裝訂，文字一律從左向右橫排。
　　（六）草擬、修改、籤批公文，應使用鋼筆、毛筆、籤字筆和碳素、藍黑墨水等符合存檔要求的書寫工具，並不得在文稿左側裝訂線外書寫。
　　（七）各級行政機關應充分利用杭州市黨政機關辦公業務資源系統處理非涉密公文；涉密公文應嚴格按照國家保密法律、法規和其他有關規定，通過保密系統進行處理，利用計算機、傳真機傳輸秘密公文時，必須採取加密措施。
　　（八）上級機關的公文，除絕密級和註明不準翻印的以外，下級機關經本單位負責人或者辦公室負責人批准，可以翻印。翻印時，應當註明翻印的機關、時間、份數和印發範圍。
　　密碼電報不得翻印、複製，不得密電明復、明電密復。
　　（九）市政府及市政府辦公廳文件可對外公布的，經市政府秘書長或市政府辦公廳主任同意，由《杭州市人民政府公報》和「中國杭州」政府門戶網站公開刊發，《杭州市人民政府公報》刊發的文本為標準文本。
　　（十）市政府行政規章的制定，依照有關規定辦理。　
　　（十一）市政府行政規範性文件的制定，按照《杭州市人民政府辦公廳關於進一步加強市政府、市政府辦公廳發布的行政規範性文件管理的通知》（杭政辦函〔2011〕307號）規定執行。
　　（十二）本細則未及事項，按照國發〔2000〕23號文件的有關規定執行。
　　（十三）各級行政機關可依照國發〔2000〕23號文件和本細則，制定本部門或本單位的實施細則。
　　（十四）前發《關於發布杭州市貫徹實施〈國家行政機關公文處理辦法〉的補充規定的通知》（杭政〔2000〕17號）、《關於進一步加快公文運轉提高辦文效率和質量若干意見的通知》 （杭政辦〔1998〕9號）、《關於改進公文處理工作若干意見的通知》（杭政辦〔1999〕52號）、《關於進一步做好公文報送工作有關事項的通知》（杭政辦發〔2001〕179號）、《關於進一步規範公文處理工作有關事項的通知》（廳字〔2005〕20號）、《關於認真貫徹國發〔2000〕30號文件精神 進一步做好精簡會議和文件工作的通知》（杭政發〔2000〕221號）同時廢止。

附件：1. 杭州市人民政府辦公廳公文報送聯繫單（略）
　　　 2. 杭州市人民政府辦公廳收文審核聯繫單（略）
　　　 3. 杭州市人民政府辦公廳發文審核聯繫單（略）