有效的職場溝通技巧,讓你成為會說話的人

2021-01-11 簡一的西樓

1939年9月1日,德國入侵波蘭,第二次世界大戰全面爆發。從歐洲到亞洲,從大西洋到太平洋,先後有61個國家和20億以上的人口被捲入其中。

為此,由美國、英國、蘇聯和中華民國為首的國家組成反法西斯同盟軍,對抗德國納粹、日本帝國和義大利王國為首的法西斯軸心國。

最終以日本籤字投降,宣告這場戰爭的勝利,世界也重新劃分格局。美國一躍而起,取代英國,成為世界霸主;蘇聯作為社會主義強國,與其分庭抗禮。

邱吉爾鐵幕演說

隨著利益的衝突,曾經一致對敵的美、英、蘇盟友,不復存在。英國首相邱吉爾的鐵幕演說和美國杜魯門主義的出臺,拉開「美蘇冷戰」的序幕。

這個過程充分展示了《溝通的藝術》中所說,關於衝突的兩種模式,合作與競爭。合作的前提,是共同利益的驅動;競爭的原因,是個人利益的最大化。

《溝通的藝術》是一本經典的溝通教材書。與其他教材書不同的是,其融入大量的電影、電視劇和情景喜劇,輔以照片與漫畫,使枯燥無味的知識點,變得生動活潑起來,更加容易學以致用。

兩位作者都是專業的溝通學者。羅納德·B·阿德勒教學溝通寫作,幫助商務人士改進職場中的溝通技巧;拉塞爾·F·普羅科特是北肯塔基大學教授,兩人於1990年在溝通會議上相識。多年來,他們致力於溝通主題的寫作、講演、教學與合著出教材。

《溝通的藝術》是其中傳播最廣,也是受益人群最多的一本書。我看的這本是去年12月出版的第15次修訂版本,新增社交媒體對溝通的影響,以及通過故事直觀地展現,溝通原則在現實生活中的運用。

既要認識到自我的內在心理,也要認識到自我的外在管理,更要認識到人與人之間的溝通是雙向的,別人對待你的方式,就是你對待別人的方式。

接下來,我來分享從書中學到的三個職場溝通技巧,都是微小的細節。如能做好,相信會給你的工作錦上添花。

一、做好情緒管理,讓工作高效起來

話說有天,成吉思汗帶著心愛的老鷹上山打獵。口乾舌燥之際,發現有個山谷滲出少量的水。他便拿水杯去接泉水,等水滿湊近去喝時,沒想到老鷹打翻了水杯。

如此反覆兩次,成吉思汗一怒之下殺了老鷹。後來他又往高處去找水源地,這才看到水裡有條死去的毒蛇。他因此懊悔不已。

「成吉思汗殺鷹」的故事,是情緒失控的典型。《溝通的藝術》指出,這是因為我們的情緒更像是我們想法的結果,而非我們所遭遇的事件的結果。

當我們帶著情緒去工作,除了自己對自己生氣,無法完成正常工作以外,還容易將情緒傳染給他人,甚至對他人發脾氣,導致關係的惡劣,彼此配合不到位,工作無法順利展開。

這種無助意情緒有損於關係的有效運作,主要來源於生理因素、情感記憶以及非理性的想法。也就是說,是感性主導思維,而非理性。

在生活中,感性主導思維,容易發現小確幸;但在工作中,理性主導思維,是對自己、對他人的尊重與負責。

當然,無助益的情緒也不是什麼洪水猛獸,我們還是有方法對付它的。《溝通的藝術》給出了具體的解決方法,主要有四步,我們可以嘗試一下。

首先,監控自己的情緒反應。主要觀察自己,情緒上來了會有什麼特徵,可能是心理上的,也可能是行為上的。比如心跳加速、變得異常安靜等。

其次,注意情緒引發的事件。弄清楚是什麼事件,引發了你的反應。是特定的人,是特定的場所,還是談話的主題。

然後,記錄自己的自我內言。寫下真實的想法,也就是分析激發事件和你的感受聯繫起來的想法,有助於幫助我們判斷情緒是否有意義。

最後,重新評估你的非理性信念。也有三步,其一,判斷信念是理性的,還是非理性的;其二,判斷的原因是什麼;其三,把理性信念寫下來代替思考。

經歷這樣一連串的思考後,能大大減少我們無助益的情緒,幫助我們做情緒的主人,而不是情緒做我們的主人。

二、學會傾聽,提高溝通質量

喬·吉拉德是世界上最偉大的銷售員,銷售秘訣之一是善於傾聽,他說是因為一位顧客給他上了一堂生動的傾聽課。

當時,他與這位顧客溝通得很順利,就要籤約了,沒想到煮熟的鴨子跑了。吉拉德當天晚上上門請教原因,顧客看他一臉真誠的樣子,便把原因告訴他。

顧客說,聊到他的兒子要上大學,還提到運動成績和將來的夢想時,吉拉德不僅沒有反應,還扭過頭去用手機和別人講電話。他一生氣就取消訂單。

《溝通的藝術》裡說,傾聽過程中要注意五要素,聽到、專注、理解、回應和記憶。顯然,吉拉德犯了其中兩點錯誤。其一,沒有給顧客回應;其二,聊天過程中和別人講電話,既不尊重人,也沒有做到專注傾聽。

這件事讓吉拉德意識到傾聽的重要性。此後,他非常注意與客戶的聊天,不論是否與交易有關,他都全神貫注地傾聽。

傾聽,從字面意思上來說,是指弄明白別人所傳達的信息的過程。與聽並不是一回事,很多時候,我們一直在聽,卻不一定在傾聽。最主要原因是信息太多了,我們經常把關注點放在與自己有關的信息上。

在工作中,要成為一個合格的傾聽者,可先從少說話做起。季蒂昂的芝諾古希臘哲學家,斯多葛學派創始人說得最簡潔:「我們生來有兩個耳朵,卻只有一個嘴巴,就是為了讓我們多聽少說。」

這種方法,非常適合不怎麼會說話的人,比如像我,常常因為多說話而出錯。所以我就少說話,多做事。這樣以後,很多同事向我的主管反饋,與我的工作交流很順暢。

第二個方法,擺脫注意力分散。與同事交流時,容易受到外在環境和內在心理的影響,導致溝通不暢。如果是重要的溝通,一定要把幹擾因素講到最低。

第三個方法,不要過早評判。先傾聽,確定你真正理解對方的所有意思後,再去評論。因為其中容易出現誤解的情況,以及自以為掌握全面信息,所產生狹義的主觀評斷。

最後,尋找重點。很多人的聊天是沒有重點,往往容易出現講了一大堆話,重要的只有其中一句。所以,我們在傾聽時,更要做到專注,方便找重點。

傾聽是常常被忽視,卻又非常重要的溝通技巧。好好使用這個技巧,既能減少反覆溝通的時間,也能提高溝通質量。

三、共同利益,是合作的基礎

在工作中,我們不可避免與人產生衝突。至於原因,除了文化和性別外,最主要的是別人觸碰到了自己的利益。也就是說,有人動了我的奶酪。

《溝通的藝術》指出,逃避、調適、競爭、妥協與合作,是我們處理衝突時,會所選擇的方法。其中最有效的是合作,因為在溝通中,既不是用「我的方法」,也不是用「你的方法」,而是用「我們的方法」來解決問題。

陳建斌飾演曹操

中平六年,董卓廢少帝劉辯,立其弟劉協為帝,實行恐怖統治。各路英雄見此,組成討伐董卓的盟軍,曹操推舉袁紹做總指揮。然而,曹操與袁紹還是分道揚鑣。

這一幕,是不是與開頭提到的美英蘇三國,從合作走向競爭很像呢?正如英國作家班傑明·迪斯雷利所說,沒有永恆的朋友,只有永恆的利益。

這條溝通技巧,在工作中同樣適用。具體方法是通過提問與釋義,找到一致的利益。或者說,你必須向他展示,與你合作符合他的利益,甚至大於他現階段能得到的利益。

在此之前,需要通過六個步驟,全面了解彼此雙方的利益需求,再進行溝通。

第一步,確認你的問題和未滿足的需求。比如你想要退貨,問題是產品質量,未滿足的需求是退貨費用需要由對方承擔。

第二步,訂立約會。對問題有清楚地了解後,提前預約對方的時間,告知對方我們需要針對問題,進行溝通。這樣的好處是合理安排時間,減少不必要的等待。

第三步,描述你的問題和需求。務必確保傳達的信息是準確無誤的,對方才能更快地幫助到你。比如微博上很多的樹洞私信,往往用百來字就能概括,偏偏說了好幾屏幕的內容。這樣讓博主和網友讀起來都很累,無法給出快速的建議。

第四步,思考對方的觀點。去發現並滿足對方的需求,也符合你的個人利益。因為對方和你一樣,有獲得滿意結果的權利。

第五步,商議解決之道。建議使用《成功心理學》裡關於做決定的七個步驟,基本一樣。羅列方案,評估方案,決定其中最好的一個方案。

第六步,追蹤解決方案的後效。及時跟進方案的處理進度,如發現不對,或有新方法,就二次、三次更新,爭取做到雙方最滿意的結果。

其實,很少人會選擇雙贏的方案,歸根結底是競爭意識超過了合作意識。但這並不意味合作不好,恰恰相反,一起合作才是滿足雙方的最佳方式。

四、寫在最後

溝通是一門大學問,內容複雜,知識點多,需要付出時間和精力去學習。《溝通的藝術》裡說,學習任何新技巧都需要經過:意識覺醒期、笨拙期、熟練期、整合期。

不僅是職場中的溝通技巧,做任何事都要刻意練習,堅持不懈,把所學運用到生活中,幫助我們解決各種各樣的問題。

這才是真正意義上的知識就是力量,學習改變生活

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