【IT168 軟體案例】電子辦公日益被提上企業管理日程，如何選用電子辦公平臺來幫助企業實現高效、集成化的管理，被眾多具有遠見的管理者重視。"即時通訊"辦公平臺的建立更是將管理提升到信息化的軌道上來，而企業信息化的推進又將帶來企業管理觀念、管理手段、工作習慣、利益分配、企業文化等多方面脫胎換骨的變化。隨著電子辦公平臺更新的需求加劇，廣聯集團的eWork因其優異的性能而受到越來越多企業的關注。近日，在深圳南瑞科技有限公司舉行的電子辦公平臺招標中，eWork又從眾多產品中脫穎而出，一舉中標。
一、用戶現狀分析：
深圳南瑞科技有限公司隸屬於南瑞集團，是國內電力系統繼電保護和變電站綜合自動化領域的主流供應商之一，資產規模 2 億元，年銷售額3億元。南瑞公司下設有十多個部門，在深圳、南京兩地都有辦公、科研場所，兩地的研究所之間日常存在大量信息交互和協調工作。而由於時間和空間的限制，妨礙了及時溝通，影響了工作效率，具體表現為以下幾個方面：
1．原有會議成本高。由於各部門需要其他部門協助的項目不斷增多，開會成為工作中必要的環節。但傳統的會議方式過於保守，開會要浪費很多時間。這樣，迫切希望能隨時與各部門溝通，同時節省人力、交通費的成本。
2. 信息傳遞緩慢，溝通交流不便。隨著業務量的快速增加，跨部門、跨地區協作日益頻繁，很多問題只能通過郵件形式溝通，存在信息傳遞慢及回復時間長的問題。以前公司和南京研究所之間通過電話、傳真、人員互訪等傳統方式交流信息，勢必會造成人員之間、部門之間的聯繫不夠緊密，而且造成企業一定程度上的資源浪費。
3．工作職責分配不是很清晰。在傳統任務分配工作中，經常會遇到兩種情形：一是新同事不是很清楚每個同事的具體工作職責，找不到相應的人辦事。每人完成各自的工作後，缺乏有效的溝通合作。甚至工作範圍之間存在很大的縫隙，任務被分割為若干部分，因缺乏相互的聯繫而無法整合在一起，使企業的目標計劃不能快速、準確的完成。另一種情形是員工的任務重合，工作範圍的重疊，使工作效果受到影響。
4. 決策周期較長。因為溝通不便造成信息傳遞慢，而導致各種決策周期長，效率得不到很好的提高。
面對上述問題和應用需求，廣聯集團根據南瑞科技公司的實際情況，採取"全盤考慮，精心設計，統一管理，合作應用"的策略, 為其量身打造了一套集即時通訊、企業管理、商務聯絡於一體的" eWork "電子辦公平臺，使之成為一個健全、高效的信息化管理平臺，來實現協同辦公。
南瑞科技公司eWork 電子辦公平臺拓撲圖二、解決方案：
1、 構建視頻會議系統，實現兩地研究所和部門之間的實時辦公通訊。
對於在深圳和南京都有辦公場所的南瑞公司而言，跨越時空範圍的、實時的遠程會議方式的優勢顯得更為突出，因為處於不同的地理位置，傳統的溝通方式很難逾越這種地理上的溝通障礙，而集成在eWork即時電子溝通平臺上的視頻會議系統即可掃除這種障礙，實現隨時隨地的溝通，提高工作效率，降低企業的溝通成本。
eWork視頻會議可以非常好的應用於企業內部溝通、各種會議，企業和客戶以及合作夥伴的交流，客戶服務系統，遠程培訓等方面，通過網絡進行遠程的實時音視頻的交流。
作為基於IP 網絡的視頻會議系統，eWork視頻會議系統主要完成音頻、視頻和數據協作信息的三個信息模塊的交互。它提供多路混音、多路視頻，並提供電子白板、ppt 演示、文字交談等數據協作功能。多路視頻更充分適應了企業的實際需要：可以使公司和南京研究所之間以及公司各部門之間隨時進行面對面的交流，及時傳達、交流，快速執行新的政策，就好像大家都坐在一個會議室中召開會議一樣，真正實現兩地實時通訊、同步辦公。以前由於辦公地點分散，時間、交通費用等開會成本特別高。現在通過視頻會議系統，隨時可召集和預約各種會議，避免人車勞頓，省時省力。
2、 實現兩地研究所之間和各部門之間協同辦公
根據南瑞公司的工作性質，需要兩地研究所和各部門的協同工作，共同完成一個科研項目或一個工作任務，因此對於協同辦公的要求也相對較高。通過eWork提供的即時消息、手機簡訊、網絡會議、文檔共享、系統公告、IP 電話、電子郵件、網絡傳真、遠程連接等功能即可實現團隊協同辦公的要求。
a. 當工作需要其他同事協作共同完成的時候，可以通過發送即時消息、向對方發出協作請求，如果對方不在線，還可以選擇發送離線消息或手機簡訊的方式發送請求，對方可以直接給使用者回復，從而實現雙方的協作要求。
b. 工作的過程中往往有一些電子文檔、資料需要在相關人員之間傳遞，採用eWork 即時電子溝通平臺提供的文檔共享功能，可避免傳統電子郵件傳遞文件時存在安全隱患，以最快的速度傳遞文件；同時能夠提供多種格式文件和多媒體數據等在內的跨網段的文件傳遞。當然，系統中也保留了電子郵件的功能，讓使用者在一個溝通平臺下即可實現對各種溝通方式的需要。
c. 傳統的電話溝通只能實現兩個人之間的相互溝通，而且每個企業都會為此付出一部分費用。eWork即時電子溝通平臺內部整合了IP Phone 功能，話音清晰，為用戶（尤其是在異地的用戶）節省多達80％的長途通話費用。此外，還能夠支持無限多人通話，便於團隊之間的協作。
d. 傳真是日常工作中經常用到的溝通方式之一， eWork 的客戶只要像輸入分機號一樣輸入接收者的eWork編號，就可以完成傳真的自動轉發；當有傳真到達時，系統會自動提醒有新的傳真，方便使用者及時接收傳真。
在經過允許的情況下，成員間可共享自己的桌面及應用程式和資料庫，以求得共同完成任務、良好的團隊氣氛和溝通。所有這些功能的實現，都是充分考慮了南瑞的協同辦公的需求，為兩地研究所之間和部門之間真正建立起一個高效的協同辦公的平臺。
3、 實現移動、遠程辦公
南瑞公司經常需要與出差在外的同事或者在異地代理商進行溝通。由於eWork即時電子工作平臺是基於網際網路的統一體系的網域信息協同工作平臺，因此系統提供的各種功能均可以實現公司移動、遠程辦公的需要，當使用者需要和異地的同事、代理商進行溝通時，可以選擇eWork提供的的各種溝通方式中的一種，完成隨時隨地的溝通需要。
在網絡傳輸時，採用了國際標準協議保證信息安全，數據存儲也採用了嚴格的加密算法保證數據安全，確保員工在公司外使用時，也不會洩密。
4、 制定精密工作圖，實現工作職責分配、任務管理
很多企業經常會遇到這種情形：由於職責和分工的不明確，導致整個客戶的抱怨沒有人去及時處理，大家不知道對方在處理什麼事務，不知道自己怎麼協助別人來完成同一個任務。這種情況下，公司內部人員急需一種合作和信息的交換，每個人明確個人的工作，領導也能明晰下屬的工作範圍和具體職責，便於監督工作完成的情況和安排新的工作，確保下屬工作的有序地進行。
南瑞公司的eWork電子工作平臺中具備的精密工作圖是用來提供精確密集的工作的MAP 圖，使用者根據自己所在的部門明確個人的工作職責，並做詳細的描述，包括工作的性質、目標等等，在相應的工作職責下還可以制定詳細的工作任務，並可將已完成的任務歸檔，便於管理上級可根據工作職責分派工作任務；工作職責和工作任務以樹狀形式顯示，使得員工對自己的工作任務一目了然，不會遺漏任何事情。領導方便掌握下級的工作狀況，也可以通過查看員工的精密工作圖明確其職責，更好的安排工作，大大提高整個部門的工作效率。
三、實施效果
目前，深圳南瑞公司的eWork電子工作系統已投入使用，極大地促進了其各項工作和業務的開展。解決了部門間溝通障礙、提高了部門工作效率，它提供了多種多樣的信息管理和溝通方式，隨時隨地滿足溝通及管理的需要。具體而言，主要有以下優點：
1．不僅使企業成本大大降低、還使企業效率成倍增長。eWork系統功能運行基於專網，為企業節省大量的運營費用。如電話費用：eWork的IP電話、視頻會議、傳真、即時信息、手機簡訊等都有效地利用IP網絡；其它執行費用：eWork的電子白板和ppt/word等文檔的實時共享和同步演示為異地辦公以及項目研討提供了統一、及時、方便的工作溝通平臺，減少了大量的差旅費用。此外，通過多種溝通工具的綜合運用，如傳真群發：利用傳真功能，可以脫離傳真機，不但可以節省紙張，節約辦公成本，而且還可以實現傳真智能發送，實現多人、多文件自動排隊、自動發送，只需一次操作就可以把多個文件傳真到多個部門。不僅如此，eWork還可以實現簡訊群發、郵件群發、多路音頻視頻功能，通過這些功能極大的提高了企業工作效率，真正達到了事半功倍的效果。
2．隨時可召集和預約會議、成員溝通順暢。企業成員之間可以同過eWork提供的各種溝通手段進行問題討論、日程安排、會議通知、工作協作等，.加快了日常信息的交換和溝通。隨著視頻系統的推廣和使用，解決了以往通過電郵傳遞信息和回復緩慢的缺點，如今通過視頻會議，可做到隨時與相關部門進行面對面的溝通，方便及時地提出和解決問題。
3．管理細緻，職責明確。eWork使整個企業各個部門及分支機構的工作情況，甚至每個人的工作情況都變得十分「透明」，提高了管理效率，降低了管理成本。通過eWork的精密工作體系，可以將項目管理細化到對每一個人、每一個任務的管理，使整個項目始終處於可控的範圍內。
4．績效考核：由於日常工作繁忙，常常忘記有些該做的事情，通過精密工作體系可以提醒人們該做的事情，完成後還能自動形成工作日誌交給上級，作為績效考核的量化依據，也是一個自我督促的過程。
5．項目培訓：南瑞公司充分利用eWork的各種溝通手段開展了形式多樣、突破時空、地域限制的項目和技術培訓。
6．技術論壇：南瑞公司通過eWork搭建了一個成員之間進行技術交流討論的園地，使整個項目成員的技術水平有了很大的提高。