採購檔案資料是反映採購活動過程的真實記錄，是直接反映物資採購活動是否規範有序和公平公正的基本依據，也是採購法律救濟、責任追溯和採購機構考核評價的重要憑據，只有保持真實性，才具有支撐力。
採購檔案管理是指對採購檔案的歸檔、收集、保管、鑑定、借閱、銷毀等各個環節的總稱。物資採購檔案，是各級物資採購部門在組織物資採購工作中形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，可分紙質文檔、電子文檔、圖表、聲像、實物樣品等。物資採購檔案資料歸檔工作，可分為整理、歸檔、組卷三個步聚和階段。
第一步：收集整理
紙質文字圖表
紙張 通常整理成標準A4型紙。如果是尺寸小於A4型紙或熱敏的紙質資料，應影印成A4紙大小；如果尺寸大於A4型紙，則要按照下、右順序摺疊成A4型紙尺寸。
整理 在發出付款建議書20個工作日內，嚴格按公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源採購等不同採購方式所明確的「物資採購項目實施文件類檔案目錄」順序要求進行準備、開展及整理，按採購項目及文件產生先後順序與採購活動同步進行。檔案管理員依據資料目錄表核對檢查，主要核查序號、目錄與資料名稱內容是否相符，紙質是否符合規定，張數、頁數是否齊全完整，相關人員籤字是否籤全等內容。
編號 資料管理員根據目錄核對確認無誤後，在短時間內按要求進行紙張編號：每個文件依次逐張在翻口一側的正面下角用阿拉伯數字編寫序號，原有頁號符合編寫要求的可代替張號使用，不再重編；凡有文字的紙張都要編號，空白張不編；張號用黑墨編號機編印。
裝訂 以每個文件為單位進行裝訂；縱向頁面的裝訂在左側，橫向頁面的裝訂在上方；張數過多的，可分冊裝訂；裝訂要牢固，保持文件原貌，整齊美觀，不掉頁、倒頁、壓字，不損壞文件，不影響閱讀。
電子文檔
①「物資採購項目實施文件類檔案目錄」中要求提供電子文檔的，要隨紙質資料同步收集整理。
②電子文檔文件名要與所對應的紙質文字圖表資料文件名稱相同。
③電子文檔要刻制在只讀光碟上。
④光碟標註「電子文檔」字樣及項目名稱、項目編號；超過兩張（含）的，要對照電子文檔文件順序，註明光碟序號。
聲像資料
①採購活動的聲像要實行全過程錄像，要及時收集整理資料，刻制在只讀光碟上。
②聲像資料要附有文字說明，內容包括：採購活動的時間、地點、人物、事件，以及活動播放時間等。
③光碟標註「聲像資料」字樣；超過兩張（含）的，要對照活動順序，註明光碟序號。
第二步：資料歸檔
物資採購項目實施文件類檔案內容包括：採購任務文件或者委託協議，採購任務或者採購方式變更記錄，事業部門和其他需求單位提供的採購物資技術參數要求，物資採購實施方案；市場調查和供應商考察報告，供應商和評審專家抽取（記錄，庫外）供應商和評審專家選用審批資料；物資採購的招標談判、詢價、（組織工作文件）以及變更、修改、澄清和補充文件，供應商的投標競價、報價文件，物資採購的開標、評標（談判、詢價）記錄，供應商對投標（競價、報價）文件的澄清、說明和補正資料，評委打分表，評標（評審）報告，中標供應商審批文件、中標（成交）和未中標（未成交）通知書等文件資料；物資採購合同文本及採購補充協議，審價記錄、報告，合同履行及糾紛處理等文件資料；質量監督驗收實施方案，產品驗收記錄、報告，運輸計劃，物資接收和經費結算憑據等文件資料；領導批示、會議記錄、電話記錄，採購任務完成情況總結、報告等文件資料；採購物資接裝培訓實施方案、培訓計劃、培訓報告，產品售後服務實施方案、產品售後服務記錄和情況報告等文件資料；供應商質疑函、投訴書和與質疑投訴有關的電話記錄，質疑、投訴調查及答覆資料，投訴處理決定書等文件資料；及其他文件資料。
採購文件文件資料、檔案業務種類多，數量大，除抓好資料的歸檔外，還應按照「一個採購項目、一份採購檔案、一個完整目錄」的三個「一」要求，將採購檔案全面實行電子檔案和紙質檔案雙軌制，利用信息化技術設備，將紙質檔案電子化、數位化。
（一）物資採購項目實施文件，通常在採購合同籤訂後30日內，由採購項目實施人員或者指定專人送交本單位檔案室或者採購業務資料室管理人員歸檔。其後產生的需要歸檔的物資採購項目實施文件，要隨時收集整理，補充歸檔。
（二）中標（成交）供應商的投標（報價）文件正本必須歸檔；未中標（成交）供應商的投標（報價）文件正本，由實施人員交本單位檔案室或採購業務資料室統一保管，一般不少於3年。
（三）文件交接要履行籤字手續。資料收集上要做到齊全，包括前期的計劃文件、市場考察、方案審查、公告發布、招標文件、評審標準，實施中的投標文件、供應商和評審專家的抽取、評審資料、評標報告、詢標記錄，後期的中標通知書、採購合同、驗貨記錄等紙質文件，錄音錄像電子文件、後補的質疑投訴及處理意見等，以及物資採購供應商（評審專家）管理資料類檔案，包括供應商入庫申請與審批資料和年度審核資料，參加採購活動資料及誠信記錄和參加採購評審活動資料及履職情況記錄等內容，都應收錄登記在冊。
第三步：組卷管理
同一物資採購項目實施文件組成一卷檔案。每卷檔案編一個檔案號。每卷檔案可以分裝若干個檔案盒。不同物資採購項目實施文件不得混裝。
編檔案號 檔案號由全宗號、保管期限代碼、門類代碼、種類代碼、年度、卷號和件號七部分組成。其格式為：全宗號-保管期限代碼-門類代碼.種類代碼-年度-卷號-件號。
①全宗號：填寫採購機構代碼。
可分別用數字或漢語拼音或所在城市名稱分別規範。
②保管期限代碼：填寫「D」或者「Y」，分別表示定期檔案、永久檔案。
③門類代碼：填寫「ZM」，表示專門檔案。
④種類代碼：填寫「CG」，表示採購檔案。
⑤年度：可用阿拉伯數字填寫下達或者委託採購任務年份。
⑥卷號：用阿拉伯數字填寫本單位年度物資採購項目實施文件類檔案案卷順序號。
⑦件號：用阿拉伯數字填寫卷內文件總件數。
⑧門類代碼與種類代碼之間用下點「.」連接，其餘部分之間用短橫線「-」連接。
針對紙質檔案整理，將下達的第幾批設為第幾卷，第幾批中的所分項目數按序號分為第幾卷的第幾冊，每冊按確定的目錄整理分裝文件盒，所有資料盒對共享的資料用複印件整理，對某批中某項未完成的可留空資料盒，原件待全完成後，由負責人移交資料管理員單獨登記，全年任務完成後匯總裝訂成冊。
排列文件 ①「物資採購項目實施文件類檔案目錄」置於每卷檔案最前面。②卷內每件文件按照「物資採購項目實施文件類檔案目錄」序號排列。③電子文檔光碟、聲像資料光碟放在紙質文件最後面。
蓋檔號章 ①紙質文字圖表檔案要逐件在首頁左上角加蓋、填寫檔號章，如左上角沒位置，可加蓋在其他適當位置。②檔號章的規格為20mm×30mm。③檔號章的項目包括：年、第X卷、第X件、共X張。④檔號章上固定不變的項目要刻制在檔號章上，變動的項目用黑色鉛筆、阿拉伯數字填寫或黑墨編號機編制。⑤檔號章使用紅色印油。
①使用統一規格和同一質地、顏色的檔案盒。檔案盒尺寸應滿足A4型紙存放需要，厚度一般為50mm。②檔案盒標籤規格、字體要統一，並用
計算機列印。③檔案盒正面標籤項目包括：檔案號、項目名稱、項目編號、採購方式。項目編號：按照規定要求和統一格式編制填寫。④檔案盒側脊標籤項目包括：年、「物資採購檔案」字樣、第X卷、保存X年。
採購檔案管理要遵循集中管理、規範有序、方便利用、安全保密的原則，按照統一名稱、統一標準、統一代碼、統一數據，建立與採購
操作流程一致的採購文件類別的檔案資料，完善「一戶式」電子採購文件檔案管理庫，實現集數據採集、過程、監督、流程控制和分析查詢等功能於一體的「一戶式」電子採購文件檔案庫，提高檔案管理、查詢和使用效率。