歸檔文件整理的質量要求是：
1.歸檔的文件應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予複製。
（1）歸檔的文件應當齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復文沒有來文，有正本沒有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質量得不到保證，也給今後檔案的查找利用帶來困難。因此，凡是本機關在職能活動中形成的，辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料都應當按照《規則》的要求收集完整，進行整理歸檔。這就要求，承擔歸檔文件整理工作的部門和人員，在平時應當隨時掌握文件的收發運轉情況，做好文件的平時積累工作，及時收集、嚴格登記、嚴格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進行歸檔文件整理時，應充分發揮其熟悉文件形成、運轉的來龍去脈的長處，將應歸檔的文件材料齊全完整地收集起來進行整理歸檔。
（2）對破損的文件進行修復，以延長文件的壽命。主要是針對一些有孔洞，殘缺或摺疊處已被磨損的文件，應按照檔案保護的要求加以修補和託裱。
（3）複製字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍墨水、紅墨水、複寫紙、原子筆等字跡材料製成的文件材料極易褪變，須複製後才能歸檔。目前一般採用複印的方式進行複製，複印時，墨粉濃度不宜過大，顏色不宜太深，並且最好採用單面複印。
2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
（1）書寫材料，指的是筆和墨水的使用，即應使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、原子筆，不能使用純藍、紅色墨水等質量低劣的墨水。
（2）紙張，是指應選用國際標準A4型60—80克的膠版印刷紙或複印紙。檔案盒和歸檔文件封套應使用無酸紙製作。
（3）裝訂材料，是指以「件」為單位裝訂時使用的裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等，應選用優質材料製成，以防斷線、年久生鏽及斷裂等情況發生。