設計出一套拿得出手的PPT前提，是需要有一個好的基礎，要熟練應用PPT中的各項功能。學習講究個主抓知識點，學習PPT也是一樣。PPT中的功能那麼多，有哪些是常用功能，哪些是非常用功能呢？
首先，讓我們看看PPT中的菜單欄。
PPT中的菜單欄可以看到，紅色框線中的，就是PPT的功能欄。包括「開始」、「插入」、「設計」、「動畫」、「幻燈片放映」、「審閱」、「視圖」。
接下來，我們看看菜單欄中有哪些常用功能。
1.開始
開始界面開始欄中的各項功能如上圖所示。可以看到，有很多的功能，是灰色顯示，代表此項功能暫時不可用，這些功能是需要選定PPT中的元素之後，才可使用。
「開始」中，它的功能包括了很多其他菜單中的功能，在這一欄中出現的功能，基本上是在日常編輯PPT中所能用到最多的功能。所以，「開始」中的功能，需要全部掌握。各項功能具體作用如下圖所示：
「開始」中的功能在這些功能中，需要著重介紹的是以下幾個功能：
格式刷：能夠快速將指定文本的格式「刷」到其它文本。具體操作：當PPT中存在多文本，且格式不同時，先點擊需要複製格式的文本框，然後點擊格式刷，這時光標旁會出現一個刷子圖標。然後點擊需要更改格式的文本框即可版式：這不是我們常用的一項功能。這項功能提供了PPT中默認的幾種排版方式，但是因為我們需要自己設計PPT，所以要刪除新建PPT中的默認版式。選中默認版式的虛線框，然後刪除即可。上、下標：可以寫出某些特定字符，如㎡。具體操作：選中需要做成上標或者下標的字符，然後點擊上、下標按鈕。（上、下標按鈕）對齊、行距：快速對齊文本，對齊方式根據PPT整體布局選擇，行距一般選擇1.5倍，1倍過於擁擠，2倍以上過於分散。選擇窗格：當PPT中的元素較多，且多處重疊時，可以使用選擇窗格功能，準確選定所需要編輯的元素。一般多用於PPT動畫中。2.插入
顧名思義，利用這項功能，可以插入任何你想放在PPT中的素材。包括表格、圖片、形狀、文本框、藝術字、公式、符號、頁眉頁腳、日期時間、音視頻、超連結、動作設置等。和「開始」一樣，「插入」中的功能也需要全部掌握。
在這些功能中，需要著重介紹的以下幾個功能
圖表：插入餅圖、柱形圖、折線圖等圖表音視頻：插入方式分為連結和嵌入。如果是連結音視頻，連結路徑更改後，PPT中的音視頻會失效。嵌入則不會。超連結：在某一元素上添加超連結後，點擊該元素，會跳轉到被連結的素材。被連結的素材可以是PPT中的某一頁、網站、音視頻等。3.設計
在「設計」中，可以對PPT的母版、頁面比例、配色方案、整體風格進行設計。
4.動畫
可以對PPT中的素材添加動畫效果，控制素材的出場、退場、時間、速度、聲音等。在幻燈片放映的情況下，才能夠顯示動畫效果。
動畫5.幻燈片放映
幻燈片放映控制PPT的播放方式，在PPT演示時經常用到。需要著重介紹以下幾個功能：
排練計時：PPT設計者自行控制PPT的動畫播放、轉換時間，在演示完畢後，保存排練時間，可以在放映時按照排練時間演示設置放映方式：自行選擇演示PPT的方式，控制頁數演示、循環放映等。如果使用排練計時進行演示，需在換片方式中點6.審閱
審閱對PPT中的素材進行拼寫檢查，繁體簡體字轉換，批註等。在「審閱」中需要介紹的功能只有一項，就是「文檔加密」。可以對PPT進行密碼加密，保證文檔安全。
7.視圖
視圖調整PPT的顯示比例，在PPT日常設計中，以一個合適的比例方便設計者製作PPT。在這裡同樣只有一個功能需要著重介紹：「網格和參考線」，在設計中最常用的工具，可以方便將圖片、文字、形狀等各種素材對齊，保持設計規範性。比較類似於「田字格」。
PPT中常用的幾項功能以上，就是PPT中常用的幾項功能。雖然看起來是很簡單的幾項功能，但是只有通過長時間的使用練習，才能夠熟悉這些功能的特性，未來深層次的應用中才會更加方便。