excel的形狀與圖表——讓數據展示更加有趣

2020-12-05 疏木職場辦公

雖然excel的主要功能是數據的統計與分析，但是也具有word、PPT中的某些圖表形狀功能。使用這些功能，可以使數據與圖形結合，從而更形象化、多樣化地呈現內容。比如形狀圖片的格式變換、smartart圖形、組合圖表以及動態圖表等。現在就一起來看看這些形狀與圖表功能的常用操作吧。

一、形狀

1.插入形狀

通過【插入】選項卡中的【形狀】功能，可以插入多種樣式的形狀。比如矩形、圓形等，

在插入圖形中有這樣幾種技巧：

首先，如果我們想插入正方形、正圓形、正五角星等形狀，如果直接插入矩形和圓形，還需要一點一點地調整，其實按住Ctrl鍵後插入這些圖形，就是正比例圖形了。

然後，按住alt鍵後，移動形狀，就可以將形狀的邊緣與網格線邊緣對齊。

最後，按住ctrl鍵既可以多選形狀，也可與拖動並複製形狀。

如下動圖所示，插入正方形後，然後與表格邊緣對齊，最後選擇形狀後拖動，很快就可以做出一個九宮格的圖形了。

2.對齊、旋轉與組合。

除了利用alt鍵與網格線邊緣對齊外，我們可以利用【形狀格式】中的對齊與旋轉進行形狀的變換。

如下動圖所示，插入多個形狀後，我們可以按住Ctrl鍵選擇多個形狀後，選擇【形狀格式】中的【對齊】，進行【頂端對齊】、【水平對齊】等操作。

也可以選擇這裡的【旋轉】對某一個形狀或者選中的多個形狀進行旋轉、翻轉等操作。

還可以把多個形狀通過【組合】功能組合成一個整體。

下面是利用多種形狀進行組合的一個效果案例（發展心理學中的自我同一性評價模型）

二：圖片

1.刪除圖片背景

如下動圖所示，首先在excel中插入一張圖片，然後選擇【圖片格式】中的【刪除背景】，單擊【標記要保留的區域】。

然後在圖片中要保留的區域劃線即可，接著再單擊【標記要刪除的區域】，在圖片中要刪除的背景區域劃線即可。

最後選擇【保留更改】，就可以刪除圖片背景了。

我們還可以取消【視圖】中的【網格線】前的對勾，使背景變得更加簡潔。

2.圖片樣式

如下圖所示

對於第一張圖片，我們可以選擇一個橢圓形、模糊邊緣的【圖片樣式】，然後【圖片效果】選擇【三維旋轉】中的【角度】，就可以做好左邊的圖片樣式了。

對於第二張圖片，先選擇【裁剪】下拉選項中的【裁剪為形狀】——【心形】，如果感覺裁剪的效果不滿意，想要調整心形的大小和位置，那麼滑鼠直接點擊【裁剪】（不是選擇下拉選項），就可以拖動圖片邊緣調整心形的大小，也可以拖動整張圖片調整在心形中的位置。

三、smartart

smartart不止是形狀的組合，而且smartart提供的模板可以在嵌入文字後選擇多種樣式，在演示中可以更加形象化地進行展示。

下面是根據事情的重要性和緊急度把事情分為四個象限，那麼我們首先插入【smartart】—選擇【矩陣】中的【網格矩陣】，

然後把文字複製粘貼到【文本窗格】中，

最後選擇【更改顏色】和【smartart樣式】就可以製作出一個漂亮的四象限圖形了。

再比如下面的金字塔圖，就運用了smartart中的【稜錐圖】—【稜錐形列表】，然後再插入【大括號】和【矩形】的形狀實現。

四：迷你圖

迷你圖能夠把一行數據在一個單元格中進行展示，主要包括折線圖、柱形圖和盈虧圖。我們可以通過【插入】選項卡的【迷你圖】來插入迷你圖，也可以直接按下【Ctrl+Q】快捷鍵，利用【數據分析工具】中的迷你圖功能進行插入多種迷你圖樣式。

五：圖表

在excel中，按下alt+F1可以在當前工作表插入系統推薦的圖表，按下F11鍵可以在新的工作表插入圖表。

圖表中的內容比較多，但是主要的操作就是對於圖表元素的設置。

我們可以點擊【圖表設計】選項卡左上角的【添加圖表元素】，在這裡可以對【坐標軸】、【坐標軸標題】、【圖表標題】、【數據標籤】、【數據表】、【誤差線】、【網格線】、【圖例】等選項進行基本設置，也可以點圖表右上方的加號進行這些圖表元素的基本設置。

如果要運用更多圖表設置選項，主要快速雙擊圖表的相應區域，在右方彈出的【設置圖表區格式】進行設置即可。

那麼在excel中如何製作組合圖呢？

下圖是某企業各板塊業務營收狀況和所佔百分比，我們首先直接按下alt+F1快捷鍵插入一個圖表，然後點擊右鍵，選擇【更改系列圖表類型】，

在「運營商業務佔比」和「消費者業務佔比」中，【圖表類型】選擇折線，並勾選次坐標軸前面的方框。

最後也可以在【快速布局】中選擇合適的布局樣式。

那麼動態圖又是如何實現的呢？excel中動態圖有許多製作方式，主要思路是當某一個數據變化時，與該數據相關的其他數據也會發生變化，從而引起圖表的變化。比如利用offset、indirect或者vlookup函數等，數據透視圖、下拉菜單、切片器、VBA宏等都可以實現。如果想要繼續學習，歡迎關註疏木職場辦公。

更多連結：Excel中圖形化凸顯單元格——數據條、色階、圖標集的應用實例

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