今天我們學習EXCEL的基礎功能—資料剖析(簡體版本為:分列)
首先看一下我今天準備的範本資料:
對,就是前面做二級下拉菜單的省、市、區資料,那麼今天我們要做的事情是:將「行政區劃」下的「區」單元格全部分解成每個區一個單元格,分解後如下圖。
第一步:選擇G列,也就是「行政區劃」的整列。
第二步:選擇工具欄內【資料】-【資料工具】-【資料剖析】,打開資料剖析窗口。
第三步:在【資料剖析】窗口內有兩個選項,「分隔符號」和「固定寬度」,我們要用到的是第一個,選擇「分隔符號」,然後點擊「下一步」。
第四步:在「分隔符號」內有「Tab鍵」、「分號」、「逗點」、「空格」和「其它」五個選項,按字面意思就可以理解它們分別的作用,我們的資料內各個「區」分別是用「空格」分開的,那麼我們當然是要選擇「空格」,這裡的選擇是要根據我們需要處理的資料特點來決定,如果我們的資料每一個都是用「-」分開的(如:RM-M-H-G-QC),那我們就選擇「其它」,然後在「其它」的後面輸入「-」,其餘選項同理。
第五步:當我們勾選「空格」後,就可以在下方預覽到分隔後的結果,如果是我們想要的效果就直接點擊「完成」,現在就已經將「行政區劃」下的所有「區」全部分解成每個區一個單元格了。
需要注意的是:當我們分解資料時,一定要注意在我們分解的目標列後面留足夠的空白列,以便分解後資料使用,如果目標列後面有其它數據或資料,那在分解完成時會提示「是否要取代後面的內容」,我們可以根據需求選擇是否取代,選擇取代的話後面的內容會被覆蓋,所以一般建議後面留夠空白列。
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收工!下課!!!