六西格瑪發展近三十年,至今仍然有不少人前僕後繼地學習,或者希望鳸為綠帶、黑帶。在六西格瑪的知識當中,很多概念也成為管理者日常的用語,甚至成為他們的經常使用的思維模型。
在Coursera上有一門課程名叫思維模型(Model Thinking),課程中說明了六西格瑪是現今商業者、管理者的其中一種重要的思維模式。
六西格瑪的誕生
六西格瑪起源於製造業,主要目的在於改善製程,1986年由Motorola的工程師Bill Smith發明,1995年至99年六西格瑪在美國呈現爆炸型的發展。
六西格瑪是統計學上的衡量標準,每百萬次只有3.4次瑕疵的品質水準,是美國GE公司董事長傑克.威爾許(Jack Welch)最推崇的質量管理計劃。「Sigma」是統計學上的用語(希臘字母「σ」),用以表示「標準差」(standard deviation),就是流程當中的變異(variation)程度的度量值。
從商業上來說,標準差衡量的是某一特定流程執行完美工作的能力。標準差的級數增加,所出現的瑕疵就越少 -「六」這個數字代表的是幾近完美的境界。假如你有一臺溫度控制器,你希望把房間的溫度維持在70度左右。如果溫度維持在67度到73度之間,我們認為這是客戶滿意的標準。結果這臺機器將溫度維持在68度到72度,這樣的變異相當小,因此這臺溫度控制器的製程能力(process capability)是可以接受的,是在所要求的範圍之內。
不過,如果溫度在55度和85度之間起伏,那麼這樣的變異範圍過大,無法達到所要求的標準。這表示這臺機器的製程能力令人無法接受,需要加以調整。標準差是判斷工作執行的流程距離理想有多遠,也就是衡量公司在執行工作的流程中犯的多少錯誤。
六西格瑪的焦點是放在「不良」與「變異」上,而其第一步就是釐清流程中的品質關鍵要素(Critical to Quality- CTQ),亦即對客戶來說最重要的屬性。
怎樣才算夠好?
六西格瑪是每百萬次謹慎操作中的錯誤率評量標準,適用於一切程序,製造過程錯誤次數愈少品質愈高。
六西格瑪其實是一種統計概念,就是以不良率來衡量整個流程的良窳。如果你的公司只有一標準差,那表示每一百萬次會有大約七十萬次瑕庛,一標準差表示你每次做對的機率只有30%;如果你是屬於二標準差,那麼表示每百萬次大約有三十多萬次瑕疵。一般公司運作大概都是介於三和四標準差之間,也就是每一百萬次分別會有66,000次失誤或瑕疵產生。
不同標準標準差水平的不良率
標準差水平(流程能量) 每百萬次機會的不良次數
2 308,537
3 66,807
4 6,210
5 233
6 3.4
六西格瑪管理哲學的重點就是:99%的成功率是不夠的。大多數的人大概都以為這已經幾近完美,不過事實上,99%的成功率相當於每小時會有兩萬封郵件遺失,每個禮拜有五千個手術程序出錯,或是主要機場每天有四場意外;這樣的失誤機率是一般大眾絕對不可能接受的。六西格瑪管理哲學的重點就是:99%的成功率是不夠的。六西格瑪表示每一百萬次只有3.4次瑕疵,也就是說,成功率要達到99.99966%。
大多數企業認為改善品質需要耗費成本,因此把品質和獲利的平衡視為一種取捨,一種顧客和會計人員之間的拉鋸戰。企業會考慮這個問題:「我們能給顧客多少品質,而且自己還能獲利?」不過六西格瑪的公司卻徹底顛覆這樣的想法。這類公司已經了解到:品質其實可以節省成本,因為業者必須丟掉的瑕疵品減少,顧客退貨的損失下降,而且更能夠留住顧客的心;這種重成果都有助於業者的利潤提高。
就如同防守對於打擊的重要性,留住顧客以及讓顧客滿意對於行銷也是不可忽視的環節,而且能夠讓你在競爭對手中脫穎而出。六西格瑪的重心在於消除錯誤、浪費、以及重做的情況。大多數的管理計劃著重在「攻」,也就是生產更多的產品、增加產量、開發出令人驚豔的行銷方法;但是六西格瑪卻是側重於「守」,所做的都是我們已經在做的事情,只是要做得更好,減少犯錯的機率。因為任何潛藏在流程中的浪費環節,都會剝奪最終獲利。
DMAIC的思維方法
六西格瑪流程改善方法論有五個步驟,為DMAIC:
界定(Define)
界定組織中那些是長久以來的最大問題,並界定出哪些關鍵少數因子必須被加以衡量、分析、改進與控制,以得出最終的結果。
2. 測量(Measure)
研究與評估流程中所有步驟,並衡量某個會影響到關鍵品質因子的重要流程缺失。
3. 分析(Analyze)
用衡量階段中所搜集到的所有資訊分析變數及造成不良的原因。
4. 改進(Improve)
改善流程排除不良情勢,採取修正行動來降低或排除關鍵少數因子的負面效應。
5. 控制(Control)
專注並維持已經做到的流程改善。
六西格瑪是一套有系統性的方法論,DMAIC的過程是把實際問題變成統計的問題,利用統計的結果,推論出合適的方法,當中涉及很多數據收集和分析,所用的資源和成本不少。
因此,六西格瑪的原則,是先要尋找對公司最為關鍵的問題(成本效益最高),而當中的一些問題狀態或根本原因不明顯、不明確的,就很大機會成為較理想的六西格瑪項目了(如果根本原因明確,就不用數據分析,直接討論解決方法就好了)。
通常,公司可以通過效果/付出矩陣分析,作為六西格瑪項目選擇的方法:
六西格瑪的概念繁多,都是很有效的思維模式,只要習得其中十多招,已經可以一生受用,特別是對職業發展,幫助很大。
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結論
六西格瑪中的關鍵品質概念,讓企業得以將焦點放在從顧客的觀點來改進品質。企業所面臨的壓力就是如何能夠更快、更好、更便宜地運作,產出與配送。
事實上,在每一個流程、產品或服務中,皆存在著顧客更滿意的潛力,而這些潛力將可以轉化為實質的金錢,拜網際網路之賜,顧客不但知道更多的資訊,而且擁有更大的選擇自由,可以在不同的產品服務與企業間做選擇,因此顧客傾向於選擇並且支持那些能在最短時間,以最低價格提供最佳品質的公司。
六西格瑪可以協助找出流程中的「突破點」,掃除浪費與縮短製程,如此一來即可直接將其轉化為改進關鍵品質因子的力量,達成顧客認為重要的改善之處,進而提升顧客滿意度。