考勤軟體的打卡數據與工時系統(Timecard)相互校驗的最佳實踐方案

2020-12-27 騰訊網

隨著信息技術的發展，企業採用「信息化方式」進行「考勤管理」成為了現代企業運作必不可少的一部分。主要原因是傳統手工方式不僅浪費人力與物力，而且無法保證其數據的準確性。

如果有異常情況出現，則需要依次與員工核對，過程非常繁瑣。為了實現複雜的考勤和薪資計算，提升人力工作效率，節省人力成本，企業則會考慮選用專業的「考勤管理系統」進行考勤管理。

目前，「考勤管理系統」被大部分公司用於工資結算。核心功能一般包含：用戶信息、考勤打卡、考勤修正、休假申請、出差申請、外出申請、加班申請、查看考勤記錄，考勤表等信息。

針對設計公司、諮詢公司、產品研發公司、會計/律師事務所等高人力成本行業，用於員工工資結算的還有「工時管理系統」。此外，「工時系統」還可以用於記錄和統計員工在項目及非項目上的各項工作任務內容及所花費的時間、採集項目標準工時、核算項目人力成本、考核員工績效等。

工時系統核心功能一般包含：工作日曆管理、項目信息維護、項目計劃、工時填報，工時審批、工時查詢、工時預警及人工成本核算等功能。

那麼問題就來了，在企業內部，經常會存在多個系統各自單獨存在的情況，而引發的問題是：系統多個入口，數據不關聯，資源無法共享，導致數據打架，造成管理者負擔大等問題。尤其是考勤系統的打卡異常數據無法實時判斷和及時處理，由此可能會導致工資計算壓力大，考勤數據驗證耗時費力等問題。

如何才能有效的解決上述問題？其實，可以通過「AceTeamwork工時管理系統」進行及時的警示考勤異常數據。

1、「AceTeamwork工時系統」採用內置的移動端考勤打卡方案，也可以採用從第三方系統 (指紋、面部識別考勤機/企業微信/釘釘) 等集成方案，實現考勤打卡數據信息的自動同步。

2、工時系統可以與休假申請、加班申請、外出申請、出差申請等數據實現聯動，解決「員工的休假、加班及工時填報分布在不同的系統中，員工使用軟體的牴觸情緒」等問題。

3、工時系統可以與考勤系統的打卡信息實現整合。工時填報按天或周進行提交，並利用考勤打卡數據生成考勤工時數據。

4、工時提交時通過校驗考勤工時數據，可以獲取「考勤打卡是否發生異常」。

5、異常情況一般有「忘打卡，休假，出差/外出「等異常考勤情況。

由此可見，通過工時填報可以反向驗證考勤數據是否異常和缺失，不僅可以節省管理者的時間，提高管理效率，還可以即時更新考勤數據，異常考勤也能即時提醒。

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