邀請函是由接待單位向受邀單位、團體和個人正式發出的邀請文書,具有禮儀和告之雙重作用,主要用於重大慶典、比賽、活動、商務考察、學術交流等公務活動中。
根據《黨政機關國內公務接待管理規定》相關規定:「公務外出確需接待的,派出單位應當向接待單位發出公函,告知內容、行程和人員。」、「無公函的公務活動和來訪人員一律不予接待。」、「接待費報銷憑證應當包括財務票據、派出單位公函和接待清單。」
以上都明確了公務接待必須提供派出單位公函,明確內容、行程和人員。
「無公函不接待」是為約束規範公務接待,源頭上防止公務接待隨意任性,改變以前「一個電話就接待」,「打個招呼就接待」,假借學習交流、考察調研等名義,你來我往,公款吃喝遊玩,甚至只是因私活動享受公務接待的現象。現在公務接待要發出公函,已經成為接待管理的共識和基本準則,促進公務接待規範有序,提高接待效率。一條鐵律,已讓大吃大喝風剎住了車,公務接待費用呈斷崖式下降,所以「公函接待制」確實起到了震懾力和約束力。
「上有政策,下有對策」,也有的單位平時向其他同行索要空白接待函,發生違規餐費時,就填幾張進行衝銷;有的一張公函吃幾頓,把超支餐費掛到其他接待函下,化整為零隱入公帳;有的遇到公務活動,直接遞上一張空白接待函,任接待單位自由填寫報銷。這樣的變通確實也有一定的隱蔽性。
由接待單位發出的邀請函算不算公務接待公函呢?我們認為應該算。一是相關文件也並未統一規範公務接待公函的格式;二是邀請函也是一種正式文書,可以佐證接待行為的真實性;三是既然是邀請單位發出了邀請函,再讓對方提供公函也不合情理。有些地方將調研考察、檢查通知文件、電話通知記錄、電子郵件等也視同接待公函,這也是應對實際工作中,接待報銷無法提供公函的無奈之舉。
比如:
1.《內蒙古自治區本級黨政機關公務接待管理辦法》(內黨辦發[2014]5號)第七條明確特殊情況下可依據電話記錄安排。
2.《廈門市黨政機關國內公務接待管理實施辦法》(廈委辦發[2017]21號)第六條明確邀請函等同公函效力。
3.天津津南區財政局在《黨政機關厲行節約反對浪費相關制度有關問題解答》也明確了邀請函可以作為公務接待的依據。
4.漳平市人民政府辦公室關於市內公務接待工作補充規定的通知