報價的前奏要對詢盤作初步觀察和判斷：
1、看國家/地區
歐美人在工作日中嚴謹，注重效率和質量，建議製作成報價單當天發出。
非洲人辦事墨跡拖沓，而且會多方面比較價格再來砍價。
印度人無論你怎麼報價他都會喊貴，阿拉伯地區的人也很喜歡砍價。如果詢盤內容不夠明確，適合郵件正文或在線報價。
俄羅斯/南美很多客戶英語不是母語，所以報價格式不要複雜，內容也儘量簡單。
2、看內容長短過濾垃圾詢盤
詢盤的內容，主要有以下幾類：
1 簡單直接問價格 Please give me the price for the power banks. 然後附上圖片甚至沒有。讓你一不知道數量，二不知道規格參數。
2 細節齊全數量明確問價格，這是最受歡迎沒有之一的詢盤。
3 細節繁雜，數量龐大，如果是新客戶，要仔細分辨，很多都是釣魚類詢盤。
3、看郵箱後綴/郵箱籤名和對你的稱謂
一般正規的集團/公司或者比較專業的買家他們的郵箱後綴都是公司名，即他們用的是企業郵箱。比方FNG公司，他們郵箱的後綴是fng.co.id 類似這樣的後綴。對於新客戶請戳：對他們公司獲取更多的了解。
還有很多客戶的後綴是gmail.com, msn.com, hotmail.com, 以及還有其他是根據其所在國家地區的免費郵箱後綴。但是，不能因為客戶用免費郵箱就質疑他的購買力。有些是怕被供應商騷擾，所以可能在確認下訂單前一直先用免費郵箱去詢價。
優質的買家的郵箱籤名一般很齊全，電話網址Facebook等都俱全。但是不排除有些客戶不願意透露自己信息太多，以免被騷擾。而在稱謂上，如果一個客戶是很專門寫郵件給你的，他會直呼你的英文名而不是疑似群發的詢盤中的Hello Sir/ Madam 之類。
針對以上分析，可以先過濾掉一些垃圾詢盤，比如以下幾種：
1 長篇大論，量特別大，但是不問細節直接要你報價的詢盤
2 在同一時間段不間歇地重複發郵件的詢盤
3 附帶不明連結/附件的詢盤
回復詢盤的行文技巧
1、針對簡短尋求單一產品而且你可以馬上核價報價的詢盤：
比如
Hello Sophie,
Please I need the price for 5000pcs wristbands.
Mike
類似這種詢盤，可以不製作報價單，直接在郵件裡報價。
請看以上報價，雖然也是簡短回復,但是細節一個沒落。
1. EXW 表示報價條款，例如這裡指出廠價
2. based on+數量：基於這個基礎的報價，表示數量對方如果改變，價格也會有所調整
3. logo printing is excluded：此類針對於做可以印刷logo產品的小夥伴們，必須講清楚價格不含logo印刷
4. delivery 註明貨期
所以雖然要簡短表達，但是該表達出去的意思要一樣都不落。
2針對詢問多款且需要定製並且採購意向很明確的詢盤，例如以下的郵件:
我們來觀察這樣的郵件。
他發郵件的時候順便發來設計稿和清單需要報價，品種不繁多，但是數量，印刷等要求各不同。這樣的郵件肯定要核價並且確認清楚細節了才能回復出去，此類郵件可以在你收到郵件的第一時間先回覆：
Dear **,
Well received your inquiry with thanks. 收到你的詢盤，謝謝。
We are working on it and will update you the offer very soon. 我們現在在處理中，會很快發你報價。
Sophie
這裡的very soon也是在掐字眼了。如果你沒有把握什麼時候報價出去，因為有些業務員是需要經過老闆確認才能報價的，那就別把回復時間說的太明確。除非十分把握今天明天發出，那麼可以說by later today or by tomorrow. 然後再製作報價單發出去。
3、針對信息不明確需要進一步核實信息的詢盤：
比如有些客戶會直接WhatsAp或者郵件發你個圖片或者品名告訴你，他想知道這個的價格。可是其他信息都不提。
那麼你就和他互動下來判斷他下單的可能性。 比如一個客戶James發了一臺繡花機的圖片給我，告訴我Please offer me your best price for the embroidery machine. 繡花機種類繁多，無從報價。 那麼我的回覆是： Dear James,
Thank you for your inquiry. Please advise the below details so we can recommend you a suitable model:
1) Home use or factory use? 2) Single Head or Double Heads? 3) What kind of products you will use it for? Sophie 直奔主題問他繡花機家用還是商用，單頭還是雙頭，要繡在什麼產品上。做其他產品的朋友，在處理產品報價的時候，要了解滿足什麼條件了，你才能準確報價或推薦款式。就相應去提問他，在詢問客戶細節的時候，建議用1,2,3,4等項目符號列清，顯得條理性，也好一一回應你。
和很多業務員詢價過，有2類業務員是真的需要改善下自己態度和方式的：
1 問題問不完，而且都是無關痛癢的問題，不影響報價的都問，比如請問你急不急要的，請問你要怎麼包裝的，請問你們付款方式是怎樣的？請問大概什麼時候下單？單子還沒談下來，為何要追問這些無關的問題呢？無疑會讓客戶反感，顯得你很急著拿單。 2 不懂得變通，比如問到的款式剛好沒貨，直接讓人吃閉門羹：沒，不做。如果聰明的業務員，就會變著法子推薦其他的款式過去。或者回答問題和擠牙膏一樣，問一個答一個。而不是一次性把細節都列述好。
請看以下例文：
Dear Ken,
Greetings.
Thanks for your inquiry dated on 1st June,2017.
Kindly see attached our best offer for your required items and further advise.
Thank you. Sophie
根據此例文大致總結如下：
①如果知道對方的名字就不要再Dear Sir 或Dear Madam了
②不要太多寒暄，商人沒空。比如教材上說的It has been long since we chatted, how are you或how it's going recently甚至曾經收到一句Do you feel well today? Greetings from+公司這些請統統拋掉，但是禮貌性，簡短的寒暄是有必要的。比如 Greetings. 或Good day. 老客戶除了這兩個還可以用Trust you are well. 簡單 寒暄下。
③請查收報價有多種表達，通常是以上那句Kindly see attached/ find enclosed the offer for +產品 或者I am attaching herewith our best offer for+產品。 ④請進一步告知進展。Please further advise. 或 Look forward to hearing from you soon.
除了上面提及到，郵件正文直接報價，在外貿的往來中，報價單表格還是比較規範的回覆方式。
現在通過舉例來了解下報價單的格式。針對不同產品，其實報價單的格式各不相同，而且每個公司基本都會有自己的模板。
我按照這些年處理過的報價單，分以下兩大類：
第一：小禮品/文具/箱包/衣帽/家具/電子產品/展示類產品/雨具類等
請看以上的例子來總結下這類報價單的注意事項：
①公司logo/抬頭
②公司信息及業務員的聯繫方式
③報價日期，並且相應要註明報價有效期
④產品的圖片Photo for Reference
⑤規格 Specification-不同的產品不同的產品參數。比方原子筆，最主要的參數是長度和克重，筆芯的顏色，就可以進行報價了。
⑥QTY / MOQ 當客戶沒明確表示定量，一律按照MOQ最小起訂量報價
⑦報價貿易術語 EXW FOB 等+價格 -幣種通常是美金
⑧產品的優點或與眾不同的性能，比如塑料是回料還是新料，比如充氣材料是環保還是非環保
⑨如果是勞保產品等以件算的產品，比如一次性手套，一次性頭罩等，很多工廠喜歡按照整件報，這樣會顯得單價很高，客人還得按照一箱的數量去算下單價，建議直接按照最小單位報
除了以上，報價單的條款還要加上以下3點，這個報價單才稱齊全：
1、報價的有效期 比如The offer is valid for 30 days. 或Price is valid by+日期 以防因材料變動等因素價格上漲
2、報價會因數量，顏色，尺寸變動而調整。之類的條例以防客戶更改尺寸等規格來砍價。比如我用的Remark: Unit price will be adjusted when QTY is less than MOQ pcs/item, and when color & sizes changes. 放在報價單最後紅色加粗。
3、註明大貨貨期，比如Lead time: Within 20 working days upon confirmation of order 或PP samples 確認訂單或產前樣的20個工作日
此外根據實際情況，例如有些客戶會詢問樣板費，樣板準備期限等都可以一併在表格中體現。
以上通常都是WORD/EXCEL來製作並轉換成PDF. PDF的好處是可以設置不可編輯不可複製，以防客戶用你一模一樣的報價信息去多方面詢價。
另外一種報價單，是用於需要涉及到多方面的規格，材質等，單純的表格已經無法闡述的時候，建議用word文檔來做。通常不叫offer. 叫proposal方案。
這是我製作過的紙杯機方案。
在第一頁註明機械名稱，以目錄形式概況整個方案的明細，再根據明細來一一圖文闡述。
我會在明確的表格highlight價格和突出一些重要性能的地方。
會指出哪些部分的優勢 區別出和別的機型不同的地方。
在此還要提醒各位報價需要設計到版費，模具費的小夥伴，一定要在報價單仔細明確獨立地體現出來。