01 一場好年會是怎樣的？
想要辦好一場年會，有的人認為高大上的環境是最重要的，有的人認為氛圍熱鬧、有參與感比較重要，也有的人認為，獎品豐富比較重要；實際落地執行的小夥伴們則會關心在預算的限制範圍內，是否能夠達到老闆想要的效果。
對於年會籌辦人來說，要保障年會推進順利，最重要的就是回答老闆心中的問題。
首先，你有沒有懂公司今年的戰略，以及需要通過年會傳遞給員工什麼樣的信息；其次，舉辦這場年會的時候，是否有相關的一些風險。例如，在選擇場地的時候是否有認真地篩選、認真地對比各家場地的優劣、拿到的價格是否合理以及如何保障場地提供的落地服務。
02 年會效果萬能公式
效果=f（目的，創意，資源限制）
年會最終的效果，取決於三個重要因素：目的、創意和資源限制之間的一個權衡效果。
年會的目的，大多數可以分為以下5種：
1.認同戰略型
即戰略型年會，傳遞公司的一些重要的戰略和計劃。
2.認同公司型
即品牌型年會，每家公司都要做出自己的特點。
3.認同同事型
即氛圍型年會，營造年會熱鬧、活躍的感覺。
4.認同自我型
即獎勵型年會，主要是對優秀員工的表彰。
5.提升能力型
即培訓型年會，很多公司會選擇在年會季的時候做一個比較重要的培訓，以提升員工知識和職業技能的儲備。
年會創意等於活動類型和活動場地的創意組合。不同活動類型和場地組合在一起會產生不同的感覺。
年會的形式可以分為以下五種類型：
1.傳統型年會
常見的節目+晚宴的年會形式。
2.學習型年會
在節目晚宴之前，會有一個重要的培訓/會議，以傳遞公司的戰略重點。
3.旅行型年會
在公司所在城市的周邊旅行或者徒步，有一些公司還會選擇露營的方式，也非常有創意。
4.嘉年華年會
把年會辦成美食街/遊園會形式的活動，從而提升員工在年會過程當中的參與感和體驗感。
5.創新型年會
有一些偏年輕化的公司會選擇舉辦演唱會形式、甚至夜店風形式的年會，給員工帶來不一樣的體驗。
6.運動型會年會
一些超大型的公司會在年會期間舉行一場運動會以提升團隊之間的凝聚力。
結合5大活動類型，可以提供約7個方向的場地類型：
首先是酒店和度假村。這兩種場地很常見，也是辦會人最普遍的選擇。
其次是展館或劇場。有些超大規模的年會，普通的酒店或度假村無法容納，於是轉而選擇展館、劇院或者是體育館等大型場館來舉辦。
然後是餐廳酒吧，追求精緻、創意的公司一般會選擇咖啡廳、餐廳、酒吧、藝術館等新型創意場地。
私密小院更適合規模較小的公司，轟趴館、電影院等場地能夠強化有互動感的氛圍。
商業空間一般會選擇購物中心、創意園和主題樂園，這類年會較少見。
最後一種，山河湖海型，這是今年的熱門場地選項，如草坪、景區、歷史古蹟、遊輪等。這些場景能夠給員工帶來不一樣的年會體驗。
03 七類場地的特點
1.酒店
酒店的優勢在於它的專業性、年會接待流程化、餐飲水準高，是較穩妥的選擇。
1月的23、29、30這三天，是目前多家企業會選擇的火爆檔期。酒店的價格根據各地的消費水平不同，會有一定起伏。這裡建議大家在做選擇之前，先做大概了解，有助於拿到一個合適的價格。
在酒店辦年會怎麼出新？小編介紹一個酒店+國潮風的主題年會，視覺衝擊感非常強，也很有特色，可以激發員工的認同感，從而達到讓員工主動傳播公司年會的目的。
2.度假村
度假村最大的優勢在於遠離市區喧鬧、輕鬆獨立的環境。在這裡辦年會主要是達到放鬆休閒的目的，例如如周邊徒步+溫泉，犒勞員工的同時，也能更好地進行團隊融合。
房間的標準會在較大程度上影響度假村選擇的檔次。因此，想要選擇一個相對優質的度假村酒店，最好優先確認一下房間預算，有利於快速篩選到匹配場地。
這個年會案例是在酒店的草坪上做了一個遊園會形式的搭建，能夠帶動員工互動和娛樂，享受自然環境的清新美好，距離市區也不遠，交通上較為便利。
3.展館劇院
這樣的場地適合超大規模的年會，如水立方等，但這類場地較為稀缺，一個城市可能最多不超過3、4家，一般需要提前6個月，甚至提前一年把這個場地敲定下來。在價格上，這類場地有相對獨立的價格體系，建議大家選擇場地時，與我們的會議顧問做好定點溝通，獲取大致的價格體系，以便做整體的預算。
體育館×運動會，該年會通過運動會比賽促進員工之間的交流、協同。這種類型的年會活動，不僅能提升團隊凝聚力，還能好好放鬆同事們久坐不動的身體。
在藝術中心舉行非洲鼓團建也是一種運動形式，它有助於讓大家從平常繁忙的工作中跳脫出來，提高參與的積極性，讓同事們有更好的年會體驗感。
4.餐廳酒吧
如今舉辦年會，很多年輕人需要環境的帶動以更好地融入集體活動，此類場地很有助於提升同事們的參與感。
需要注意的是，酒吧一般是在晚上8:30-9:00清場，並且晚場價格會相對貴一些。
對於壓力較大的從業人群來說，在酒吧舉辦一場蹦迪式的年會是比較解壓、放鬆、釋放自我的形式。
5.商業空間
在創意園區舉辦傳統年會，遊覽性會更強一些，拍照效果也更好。如果想換個場地，不用酒店辦年會，創意園是個不錯的選擇。
6.私密小院
這一類場地私密性非常好，適合互動比較多的小團隊，但人均消費稍高。在這類場地裡辦年會能夠營造活躍的團隊氛圍，但場地適配度低，可選擇的空間較為有限，建議早一些預訂，以便搶佔合適的場地和檔期。
7.山河湖海
在山河湖海邊舉辦年會，更偏向於會獎旅遊性質，能夠給同事們帶來耳目一新的感覺。但這種資源的特殊性決定了它的可代替資源非常少，如果選擇舉辦這種年會，我們推薦在全國篩選合適的場地。這類場地本身的價格不是特別貴，但是前期的搭建、配套服務、住宿等相關花費，在預算中的佔比較大，這一塊建議和會議顧問做一些詳細地溝通。
這個活動採用的是酒店+郵輪的形式。在酒店的宴會廳舉行會議，在遊輪上搭配迷人江景享用晚宴，住宿再回到酒店，這種「混搭」的方式能給員工帶來不一樣的新鮮感。
就如何利用創意公式而言，首先需要確定活動的目的，根據活動的目的確定活動類型，再明確預算，找會小二幫您落定活動場地，最後再結合具體的情況對方案進行修改。
04 年會選擇場地需要考察哪些維度？
一、物理維度的採購評估
第一點，交通檢查項。確認附近地鐵站名稱、運營時間等信息，及時同步員工。如果是在目的地辦年會，還需要考慮高鐵、飛機等公共運輸的動線安排，給同事們做一個明確的標識。
第二點，酒店位置、經營和報批檢查項。酒店周邊的商圈、在建項目、交通限行等情況需要提前了解清楚。酒店如果同期在舉行政府活動，也要考慮該活動對自身活動的影響，如周邊限行等。另外在今年的情況下，尤其需要注意跟酒店交涉清楚報批報備的事宜。
第三點，嘉賓入場環節檢查項。在這個檢查項裡，需要考察停車場的數量和收費情況、在戶外做搭建的條件、酒店入口的搭建條件、籤到處位置以及客梯的位置和使用等。
第四點，房間、餐廳、娛樂設施的檢查項。除了這種度假村類型明確需要住宿之外，也建議辦會人考察一下酒店房間，一方面可能會有員工在參與年會的過程中情緒高漲，飲酒過度，需要使用房間，另一方面如果有客戶參加年會，也會涉及到房間的使用。有一些年會可能同時需要自助餐和晚宴，這就需要另外了解餐廳的位置、營業時間、可容納人數以及菜單的品類等。
第五點，會議場地檢查項。前廳的面積和搭建的條件決定了公司的籤到、合影牆等互動怎麼設計；會場的面積和可容納的人數是關鍵性決定因素；入口的數量和尺寸等決定了會場中可以放多少東西以及如何放進去；場租的時長、費用以及會場設備的配置則對年會現場的搭建影響很大。
第六點，籌備區域檢查項。根據需要，我們要檢查場地是否有化妝間、VIP室、物料間、卸貨通道和貨梯等，這些因素會影響整個進程的順利程度。
第七點，酒店周邊場地檢查項。有一些年會在白天會先進行培訓會，中午可能要四散用餐，那麼周邊的餐飲情況就需要關注一下。另外圖文列印社、超市商場、鮮花店、照片衝印店，甚至醫院和派出所也都推薦辦會人納入年會的考察清單，這將是一個加分項。
二、非物理維度的採購評估
第一點，價格。年會季的價格浮動比較大，找場地的時候需要和酒店確認不同檔期的價格，以及是否適配預算。年會找場地可以通過我們會小二平臺，在您的預算範圍內，我們會為您爭取到最好的酒店。
需要注意選址所帶來的額外費用，比如前往場地的車費等。此外部分酒店宴會廳還需要考慮最低消費的問題，如果人數不是特別多，如何協調餐標也是一個關注點，力求花最少的錢，達到最好的效果。
關於菜單價格，非常內行的人才看得出來其中的學問。這裡也建議和我們的會議顧問做一個溝通，了解一下菜單內容、軟飲酒水的計算方式、是否有開瓶費、是否有清潔費等細節。
第二點，檔期。越火爆的檔期，越需要提前開始搶訂。如果同期周邊還有一些其他的重大活動，就要考慮限行的問題，確定好酒店和檔期之後要考慮活動報備的問題。如果發現心儀的酒店價格有些超預算了，我們可以通過調整檔期來進行議價。
第三點，酒店的品牌和風格。一般而言，品牌酒店的服務是比較能夠得到保障的。部分老闆會對某一品牌會有忠誠度，那麼在選址的時候就需要重點考慮這個品牌的優勢在哪？為什麼老闆會喜歡它？以及這個品牌定位的調性是偏輕鬆的、偏度假的還是偏商務的？此外，還有菜品的口味，以及宗教偏好，例如清真餐等。
第四點，服務。不同的價位的酒店提供的服務會有相應的區別，要考慮房間、餐廳、康體娛樂、合影區域甚至一些風水的講究等多個維度的影響。
找好場地對辦好年會來說是一個事半功倍的過程，在這裡也預祝大家2021年年會的籌辦工作以及年會的舉辦能夠圓滿成功，謝謝大家！