年會是一個很龐大的項目，具體工作會涉及到人力行政部所有的人，企業市場部、品牌部、法務部、財務部等多個部門也要深度參與其中，因此行政相關負責人想要辦好年會絕不是容易的事。
下面就如何辦好企業年會，分享一些個人的經驗。
作者介紹|七年行政工作經驗，愛空間高級行政經理
分享主題|《好創意，讓企業年會highqi起來》
一年會主題確定
01.我們為什麼要做辦年會？
主要答案是：傳統，年底都要辦年會，這是不可推卸的責任。
隨著科技進步，尤其是自媒體時代的到來，不同的老闆對於年會的定義，側重點都會不同，有些側重於利用年會進行品牌傳播，會花大手筆製造爆點、噱頭；有些則比較看重內部文化和戰略傳達；還有一些老闆關注員工參與的舒適度和興奮度，常用旅行、度假的方式來辦年會。
只有了解清楚了領導做年會的目的，我們才能知道年會要往什麼方向上辦。
02.年會創意如何衍生出來？
在這裡我總結了一個公式，
創意=活動主題 活動類型 活動場地
03.如何確定年會主題？
現實情況是，多數的企業老闆會給出年會主題的大方向，然後由行政人員進行主題延展和策劃。
也有一些些企業是行政人員結合公司情況，給出主題選項，讓老闆進行挑選。
總而言之，年會主題一定是需要徵求老闆的意見和建議的。
老闆給出了大方向後，如何擬定年會主題？
我把年會的主題分為了3類：a.願景型；b.業務型；c.組織型
a.願景型主題
指提出新的目標，澄清公司戰略意圖，以此協調組織人員的信念、行為和資源，達成目標。
例子：
1. 如2020年是很不平凡的一年，很多公司經歷了挑戰，希望能在明年打一場翻身仗，因此，類似「逆襲增長」「綻放」「跨越2020」「擁抱變化，領勢前行「等主題可能將受到青睞；
2. 有的公司則會把「夢想」和「未來」提到主題中。
b.業務型主題
一般會強調打造核心能力、制勝點、建立壁壘的行為和指導方針。
這類slogan數量雖然較少看到，但能夠很清晰地反映出組織明年的戰略重點是什麼。
例如：我們公司業務戰略主題「一縱一橫」，網際網路公司會有「集智體驗，共建未來「等。
c.組織型主題
例如：
1. 老闆多都希望在新的一年取得更好的成績，年會主題定位於「一句提氣、激勵的話」會非常適合。這類主題常常用到「燃」「進取」「高效」等概念，適合口頭化表達，配合很燃的設計主KV，很有視覺衝擊力。
2. 很多公司直接將凝聚作為年會主題。這類年會主題的關鍵詞是「齊」「聚」「一起」，熱熱鬧鬧，來年幹場大的。
3. 我們公司就很強調「初心」，後面往往搭配「夢想」，承接了過去和將來，顯示出公司一脈相承的願景、價值觀文化等，比如「不忘初心，砥礪前行」。
4. 還有一些發展較快的行業和公司，則強調擁抱變化、快速進化、適應挑戰，以實現業務突破，改變未來，比如「蛻變」「乘風破浪」等。
5. 有的年會主題，更突出員工的重要性，激勵同事們的自豪感，比如「此時此刻，非你莫屬「「夢想朝我看」等。
不管何種類型的主題，只有能夠站在業務視角，貼合業務問題的年會主題，才是最好的主題。
二年會類型確立
確定好了年會的主題方向，接下來我們就需要確定活動的舉辦類型了。
根據以往年會組織經驗，我對年會類型進行了如下分類
1. 傳統式年會
節目+晚宴的形式，並在年會上制定第二年的目標，為新的一年的工作奏響序曲。
2. 主題式年會
個性化定製年會，給員工帶來不一樣的年會體驗，例如：年會辦成美食街、遊園會、睡衣趴、夢回上海灘、匆匆那年、好聲音演唱會形式、夜店風等等。
3. 旅行式年會
忙忙碌碌一整年，一次放鬆身心的年會形式也是很不錯的，可以旅行、徒步、滑雪、露營、溫泉等，給員工帶來舒適放鬆的同時，也能促進員工之間的溝通交流。
4. 運動式年會
一些比較大型的公司會在年會期間舉行一場運動會，以提高團隊凝聚力，在這個充滿活力與光明的時代，有挑戰才有激情。
確定好了主題和活動類型，行政人接下來的任務就是確認年會場地。
年會場地有很多類型
首先是酒店和度假村。這兩種場地很常見，也是辦會人最普遍的選擇。
酒店的優勢在於它的專業性、年會接待流程化、餐飲水準高，是比較穩妥的選擇。
度假村最大的優勢在於遠離市區喧鬧、是個相對輕鬆獨立的環境。在這裡辦年會主要可以達到放鬆休閒的目的，如周邊徒步+溫泉，犒勞員工的同時，也能更好地進行團隊融合。
其次是展館劇場。有些超大規模的年會，普通的酒店或度假村無法容納，選擇展館、劇院或者是體育館等大型場館來舉辦是不錯的選擇。
然後是餐廳酒吧，追求精緻、創意的公司可以選擇咖啡廳、餐廳、酒吧、藝術館等新型創意場地。
私密性較強的地點如轟趴館、電影院等，比較適合規模較小，人數較少，但對互動性要求較高的企業年會，可以拉近距離，營造活躍的團隊氛圍。
商業空間一般會選擇購物中心、創意園和主題樂園，這類年會較少見。
最後一種，山水景點，這是今年較熱門場地選項，如草坪、景區、歷史古蹟、遊輪等。能夠給員工帶來不一樣的年會體驗，也能夠給同事們帶來耳目一新的感覺。
三年會籌備工作
接下來根據我組織年會的實際案例，來給大家說說年會籌備是怎麼一步一步落地的，執行的基本工作框架是差不多的，基本分為：製作預算、選場地、籌備流程；內容策劃、各環節互動。
每家公司的側重點不同，花費心思的地方也不同。
比如：2016年我們公司就在傳統的酒店舉行，節目、晚餐、抽獎、評比。
2018年我們的年會在酒吧MIX舉行，主題是顛覆和創新的概念。
2019年我們是超級工廠，有點類似發布會形式的年會。
2020年我們是在自己的辦公樓裡舉行，因為不用花心思找場地，需要花更多心思在個性化創意策劃上面。
01.年會預算
年會預算分為以下3類（預算不能局限於數字，而應該充分考慮變動。）
固定成本（45%），包含策劃、場地、搭建和布置、文藝活動等
可變成本（45%），包含餐飲、住宿、旅行、禮品、停車等
應急成本（10%）
在我們公司預算總額是按照人均做的預算。
制定年會預算費用明細表，列出預算花費科目，把自己想到的費用都要添加進去，本次年會我們獎品是大頭費用，因為沒有場地費用的考慮，所以把更多費用放在了可變成本裡面。
製作好預算明細表後，就可以走審批，立項了。
02.年會流程
a. 年會整體的流程梳理
b. 年會現場流程表
c. 年會彩排時間表
d. 年會核心負責人跟蹤表
03.年會分工：
項目組還要制定一個年會籌備時間表，拆分年會籌備的各項任務並布置完成時間點，保證整個籌備工作有條不紊。年會籌備，總體可以分為5個周期。
啟動期（概念、主題、財務資源、人力資源、計劃）
計劃期（場地，其他各項資源和服務的標準制定）
籌備期（動員、收集、採購、對接、管控各項資源）
現場執行期（保證正確的資源，正確運轉）
總結期（總結優劣，形成文檔以備提升）
整個年會項目的策劃執行團隊，不需要太多部門和分工，主要有2個要求：
① 高效溝通，方便跨部門工作的開展；
②管理老闆與同事的預期。
籌委會的人員構成一定是有老闆和各部門的同事在裡面，如此一來，信息可以及時同步給公司上下，跨部門的支持工作開展起來也更順利（尤其是要各部門出節目）。
不管舉辦多大的活動，都需要調動公司人員。尤其是行政人手有限，調動公司人員一起完成年會的籌備是可取的方法，人員的調動越早越好，這樣可以給後期活動執行預留出足夠的時間。
為方便活動的順利開展和避免最後行政當「背鍋俠」，前期一定要對分工進行明確，可以在活動方案中梳理每個人需要負責的具體板塊。
年會正式開始前的分工也很重要，並且要明確到人。很多人往往會忽略掉這一點，所以年會現場常常會手忙腳亂……
04.年會預熱
進入狀態，提前知曉，進行劇透
倒計時海報
倒計時溫馨提示
如果你們公司還有其他要提前告知大家的事情，也可以早早告知
開場視頻，很多側重於做公司大事件記錄
我們公司有一個特別好的是我們每年年會會做一首年會主題曲
全是公司員工進行演唱和錄製
年會互動環節
調動員工參與度，預熱互動（剛開始問問大家想要什麼獎品、最想年會有什麼）、進場互動（入場籤到創意）、穿插互動（主持人帶動全員小遊戲、抽獎環節設計）、會後互動。
05.年會內容
如何做好年會內容？年會內容需要長期積累，多看。
看高級綜藝、品質電影、看展覽、懂當下最流行趨勢、懂經典，看了以後，要能轉化成符合公司企業文化氣質和表達方式。
有了一定的積累後，遇到能激發你的場景，如項目組頭腦風暴時，就會很快想到靈感。
05.年會復盤
回味年會的「點」，讓大家記住了什麼？
對年會目的和效果進行復盤，總結本次年會的優點和缺點，沉澱各類文檔，作為下一次項目的管理資產，同時也作為本次項目的締結，有頭有尾，才彰顯水平。
復盤可以包括以下內容
差距分析，對期望目標進行回顧
指標1，目標值，實際值，造成差距的原因
指標2，目標值，實際值，造成差距的原因
總結行動建議
行動建議1
行動建議2
行動建議3
寫在最後：
對於年會策劃人來說，你是什麼樣的人很重要；
但是平時的積累也非常重要，因為創意來源於生活。
讓我們一起做一位有趣、有品、有範、有態度的行政人。
行政菌為大家準備了
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