16款有助於提升工作效率的工具

2021-02-08 人力資源研究

創業者之間競爭的本質在於效率。好消息是，如今市面上已經有了好幾千種優秀的應用軟體，能令我們的生活變得更加輕鬆，但是你不可能有足夠的時間把這幾千種應用都試上一遍。那麼，哪些應用值得你花時間試用一下呢？

本文列舉了16種我本人幾乎每天都會使用的應用軟體，我還將在本文中討論為什麼你也應該使用它們。

項目管理類

1．Asana

你是個大忙人，經常會覺得事情多得忙不過來。而Asana是一款基於雲計算的項目管理軟體，它能夠幫你把各項工作統籌起來。（相信我，我試用過所有類似軟體。）靈活性是Asana軟體架構的一大特點，每個「任務」或「子任務」都可以與一個更大的「項目」和「部門」聯繫起來。另外，你還可以為自己或你的團隊設置周期性任務，從而使你的工作生活更加輕鬆。因為你不必再去記住所有要做的事，大可放心讓Asana安排你的生活。

2. 谷歌文檔

很多企業家已經有了Gmail郵箱地址，但並不是每個企業家都知道谷歌文檔(Google Docs)的強大用途。利用谷歌文檔，你可以即時創建可分享的文檔、工作表和演示文稿。更重要的是，團隊的每名成員都可以通過網絡更新這些文檔。好好使用它的「修訂」功能吧！

人事工作類

3. oDesk&Elance

oDesk和Elance（兩家公司正處於併購流程）是兩個自由職業者市場，你可以在上面迅速找到、聯繫並聘請到全球各地的自由職業者。需要一個網站開發員或內容寫手？不必僱傭一名全職員工，招募一名自由職業者就可搞定。活躍在這兩個市場上的自由職業者多達100餘萬人。

4. 外包就業服務

如果你的確需要招募很多自由職業者來為你打短工，那麼你或許考慮過，乾脆把服務外包流程也外包出去。市面上有好幾家不錯的公司從事這樣的服務，每家都有不同的業務模式。比如，Bolton Remote公司能為你組織起一支經過審查的離岸承包商隊伍。另一家提供商Hubstaff會評估你的項目，然後為你匹配合適的項目專家。使用就業外包服務可以節省你的時間，從而讓你不必自己從事招募這一套流程。這些公司一般提供免費的招聘和就業外包服務，但是會從計時工資中抽取一定提成。

銷售與市場類

5．谷歌網站管理員工具

差不多人人都知道谷歌的分析工具Google Analytics，但是你是否用過谷歌的網站管理員工具(Google Webmaster Tools)？作為一名營銷人員，我認為谷歌的網站管理工具是我用過的最重要的免費工具之一。你肯定想讓自己公司的名字出現在谷歌搜索結果之中，對吧？那麼為什麼不聽聽谷歌網站管理員工具教給你的訣竅呢？

6. 谷歌搜索廣告關鍵詞規劃工具

競爭對手在網上的表現如何？谷歌的搜索廣告關鍵詞規劃工具會幫助你解答這個問題。「搜索廣告」這個詞可能會令有些企業家望而卻步，因為它似乎會要求你買廣告位。但事實並非如此，只要有谷歌帳號，任何人都能使用這個關鍵詞規劃工具（不過你首先必須點擊Adwords的進入埠）。然後你可以使用關鍵詞規劃工具來看看在你從事的領域中，哪些關鍵詞會吸引最多的搜索量，然後找出吸引流量的機會。

7. WordPress CMS

的確，所有的託管公司都提供了一個基本的CMS系統（內容管理系統），但它們是否具有足夠的靈活性，確保你的顧客能在網絡上找到你？大概不能。WordPress是一個開源的CMS系統，你還可以選擇定製或持續優化。你可能需要某個有開發經驗的人幫你安裝，但一旦安裝完畢，你八成不需要任何幫助就能自己發布內容了。

8. 亞馬遜的自助出版工具

你是否一直有一個作家夢，但又不知道從何著手？那麼你是否考慮過自助出版呢？感謝亞馬遜，這種想法已經成為可能。亞馬遜的Kindle Direct Publishing工具可以讓你自行製作電子書，CreateSpace能夠幫助製作紙質書籍，而ACX則是有聲電子書的製作部門。我在出書時曾使用過這三款軟體。

9. HitTail

寫博客有時也很浪費時間。HitTail會分析你的谷歌網站管理員工具裡的數據，然後推薦你寫一些「熱門詞」。另外，HitTail還有一個熟練寫手組成的網絡，可以幫助創建博客內容。

10. Copyscape

如果你想把內容寫作工作的一部分或全部外包出去，那麼你首先要確保你獲得的內容是原創的。你可以把內容粘貼到CopyScape的分析工具，然後就能立刻知道這些內容是否為原創。

11. MailChimp

要實現有效的電子郵件營銷，可不只是偶爾發一封電子文宣郵件那麼簡單。要想構建一套有效的電子郵件營銷戰略，你需要一個功能齊全的工具。MailChimp似乎是市面上最佳的此類系統，它提供了各種典雅直觀的電郵廣告模板、先進的分段功能和營銷自動化功能。

12. Zoho CRM

如果你在尋找一個免費的客戶關係管理系統，Zoho或許正適合你。為什麼呢？因為它提供了集成的可能性。比如只需添加你的API密鑰，就可以輕鬆與JotForm和Unbounce集成。這意味著只需要幾秒鐘的時間，銷售線索就可以自動發送到你的CRM系統。對於一款免費軟體來說，這已經非常強大了。

時間管理類

13. iPhone 提醒

我以前曾有過一款安卓手機（儘管2009年以來我一直用的是MacBook筆記本電腦，這種搭配挺詭異的，我知道）。自從今年夏天換了iPhone以後，我馬上意識到了iPhone「提醒」的力量。每次有提醒事項時，iPhone就會振動起來，然後顯示一個彈出窗口，你可以暫停它，或者把它標記為已完成。另外你還可以設置重複提醒，用來提醒你郵寄每個季度的稅單、更新訂閱、領薪水等容易忘記的事再好不過了。

14. 谷歌日曆

你可能已經在使用谷歌日曆了，但你使用的方式是否正確呢？告訴你一個秘訣：只要把在那個日子和那個時候會真正發生的事情記錄在谷歌日曆上就行。同時利用iPhone提醒記住那些時間敏感性不太強的事情（即不是那些精確到小時和分鐘的事情）。遵循這一戰略有助於你保持更清醒的狀態。

其它

15. WeTransfer

需要快速發送大到2GB的大型文件？不妨試試WeTransfer.com。你甚至不需要建立帳戶，我幾乎每天都用它傳文件。

16. Zapier

每個企業家平均會使用十幾個雲軟體和應用。Zapier可以把你的網絡生活聯繫起來，幫助你構建新的功能。Zapier最好的一點就是，你甚至不需要懂API就可以使用它。

有了正確的工具，你就會發現自己的工作生活變得更加高效。

作者：Matt Keener 譯者：樸成奎

來源：財富中文網

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