1、國家稅務總局公告2015年第19號規定：一般納稅人開具增值稅專用發票或貨物運輸業增值稅專用發票後，發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止以及發票抵扣聯、發票聯均無法認證等情形但不符合作廢條件，或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓，需要開具紅字專用發票的，可以開具紅字發票。
按此條規定，開具紅字發票的前提是不符合「作廢條件」。
增值稅專用發票使用規定（國稅發〔2006〕156號）所稱的「作廢條件」是指： 一般納稅人在開具專用發票當月，發生銷貨退回、開票有誤等情形，收到退回的發票聯、抵扣聯符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發現有誤的，可即時作廢。
因此申請開具紅字發票時間一定是在開具藍字專用發票的次月起。
2、紅色發票申請需要在企業開具藍字發票次月，企業抄報稅之後進行，因為只有企業抄報說之後，稅務系統才能完整收集到購銷雙方增值稅發票的開具及認證使用情況，系統才會自動進行校驗，因此紅色發票申請時間一定是專用發票開具次月企業抄報稅之後。
注意二紅字發票申請人的規定紅字增值稅專用發票既可以由購貨方或勞務接受方申請也可以由銷貨方或勞務提供方提出申請。
1、紅字發票由購貨方或勞務接受方申請的規定
總局公告2015年第19號明確，銷貨方將專用發票交給購買方，應由收到發票的購買方申請，填寫紅字發票申請表並上傳稅務機關。
應由購買方申請紅字發票，又分為增值稅發票已認證和未認證兩種情況：
第一種情況，增值稅專用發票已認證相符且進行了抵扣之後發生銷貨退回或折讓。
第二種情況，增值稅專用發票無法認證抵扣：
①.專用發票抵扣聯、發票聯均無法認證；
②.認證結果為納稅人識別號、發票代碼、發票號碼不符；
③.所購項目不屬於增值稅抵扣項目範圍。
以上幾種情況均由購貨方或勞務接受方進行紅字發票申請。
2、紅字發票由銷貨方或勞務提供方申請的規定
當出現以下情況時，應由銷貨方申請開具紅字專用發票：
第一種情況，因開票有誤購買方或勞務接受方拒收；
第二種情況，因開票有誤等原因尚未交付。
由於在升級版上，企業申請開具紅字發票申請表，申請表上均有銷貨方和購貨方，已認證和未認證的選項，納稅人要按總局公告2015年第19號的規定，正確選擇紅字發票的申請人，否則無法完成紅字發票的申請。
注意三開具紅字發票的流程紅字發票由於申請人不同而開具紅字發票流程不同。
1、 紅字發票的申請人是購貨方或勞務接受方的步驟：
第一步：購買方或勞務接受方開具並提交紅字發票信息表；
第二步：購買方或勞務接受方稅務機關審核信息表；
第三步：購買方或勞務接受方將稅務機關審核信息表交於銷貨方或勞務提供方；
第四步：銷貨方或勞務提供方開具紅字專用發票。
2、紅字發票的申請人是銷貨方或勞務提供方的步驟：
第一步：銷貨方或勞務提供方開具並提交紅字發票信息表；
第二步：銷貨方或勞務提供方稅務機關審核信息表；
第三步：銷貨方或勞務提供方開具紅字專用發票。
從步驟上不難看出，在升級版中開具增值稅紅字發票較舊版節約了納稅人許多時間。
注意四紅字發票的填開紅字發票的填開要注意6個問題：
1、已認證抵扣的發票不需要填寫對應藍字發票的代碼和發票號，這是由於增值稅系統中已比對了購銷雙方對應的信息。
未認證抵扣的發票由於系統中尚未比對購銷雙方對應的信息，因此需要填寫對應藍字發票的代碼和發票的號碼。
2、申請單上的商品數量和金額必須填寫為負數；
3、申請單上的合計金額不能大於原發票的金額；
4、作廢發票、負數發票不能開具紅字發票；
5、對於帶折扣的藍字發票，升級版系統中有對應的藍字信息，系統會自動將折扣分攤反映到對應的商品行上；
6、帶有清單的藍字發票，紅字發票申請單的填開界面不顯示商品明細。
注意五紅字發票開具的稅額要按稅法及會計核算要求及時進行帳務處理帳務處理分銷貨方或勞務提供方和購貨方或勞務接受方
1、購貨方或勞務接受方
①、已認證抵扣增值稅進項稅額的，購買方或勞務接受方應暫依信息表所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉出；
②、購買方或勞務接受方未抵扣增值稅進項稅額的可列入當期進項稅額，待取得銷售方或勞務提供方開具的紅字專用發票後，與信息表一併作為記帳憑證，作進項稅額轉出；
③、經認證結果為「無法認證」、「納稅人識別號認證不符」、「專用發票代碼、號碼認證不符」，以及所購貨物或服務不屬於增值稅扣稅項目範圍的，購買方或勞務接受方不列入進項稅額，不作進項稅額轉出。
2、銷貨方或勞務提供方
①、銷售方或勞務提供方開具紅字發票後，納稅人應按會計核算的要求，紅字衝銷紅字發票開具的銷項稅額。
②如果發生銷售退回與折讓，應同時紅字衝減對應的銷售收入與銷售成本。
注意六簡化紅字發票開具手續，不等於放鬆稅務機關對紅字發票的管理是否開具增值稅紅字發票是納稅人經營的需要，如果以減少繳稅或通過開具紅字發票來人為地調節納稅時間，調節收入，稅務機關會通過系統的後臺數字分析，發現問題，實施重點檢查，對超過正常開票一定比例的紅字發票，稅務機關會重點監控，各地稅務機關會根據各地管理需要不同，制定紅字發票金額佔藍字發票金額的比例，用於加強對紅字發票的管理。
例如，某關聯企業之間頻繁互開發票，同時又頻繁用紅字發票衝抵，稅務機關就會質疑企業紅字發票業務的真實性。如果經查該企業實際沒有真實的銷售與退貨行為，這就屬於虛開增值稅專用發票，是嚴重的發票違法行為。
因此需要提醒納稅人的是：納稅人開具紅字發票一定是在業務真實需要的基礎上進行，不要以為簡化紅字發票開具手續，就是稅務機關對紅字發票不再管理。
對已開具的紅字發票納稅人要保留原始合同，購銷雙方的協議、出入庫單、退庫單、運費發票等證明開具紅字發票業務的真實性原始資料，以備稅務機關的檢查。