各縣（市）區外辦、本辦各處室、外服中心：
為貫徹落實好市委外事委第二次全體會議精神和要求，加強外事接待工作的規範化、標準化，我辦編制了《禮賓接待規範》。現印發給你們，請結合工作實際，認真遵照執行。
南通市人民政府外事辦公室
2020年3月6日
禮賓接待規範
禮賓工作是外事部門的一項重要職能。所謂「禮賓」，即是按照相應的規格、禮儀、程序接待外賓、組織外事活動，如迎送、會見、會談、宴請、籤約、參觀考察、開幕式等。禮賓工作服從並服務於中央外交方針和國家發展戰略，必須嚴格按照上級有關要求安排接待規格，具有高度的政治性和政策性。
一、接待流程
（一）前期準備
受理外賓來訪任務後，應及時向上級有關部門請示。同時與相關部門就禮賓接待等問題進行溝通磋商，準確掌握了解各類情況，如上級接待要求、陪同人員信息、外賓基本信息、抵離情況、飲食禁忌、所在國情況、所在國和地區與我國、我市交流情況、主要賓客過去訪問我國和我市情況等。
制定方案
接到任務後應綜合各項信息，儘快制定接待計劃。
1、做好整體日程安排以及各專項外事活動的具體安排。涉及市領導出席的活動需經報市領導審批後組織實施。
2、制定翻譯、媒體宣傳、禮品饋贈、外賓食宿行、文字材料等相關工作方案。
3、根據確定的接待計劃和財務管理規定，編制經費預算。
組織實施
成立禮賓接待工作組，明確分工，責任到人。
聯絡各接待相關方，明確外賓食宿行安排，以及各類費用結算方式。
3、布置外事活動現場，包括背景板、音響、桌次和座位安排、席卡、手邊卡、茶水、鮮花綠植等。
4、落實外事活動內容，準備所需的各類圖文資料，包括演講稿和PPT、擬籤署的協議文本、宣傳資料、參加單位名錄等。
5、落實出席活動的中外方人員，明確禮賓次序，就有關具體問題進行對接。根據需要製作外文訪通手冊發給外賓。
6、落實新聞媒體記者、翻譯、攝影人員。
7、選擇並包裝好禮品，了解禮品的文化背景和寓意，與外方確認贈禮方式和時機。
8、根據需要製作出席外事活動的各類證件、證章、請柬等。
9、製作接待工作手冊，以便工作人員了解外賓來訪安排。
（四）後續工作
接待結束後，應審核新聞報導稿件，整理外事活動談話記錄，總結接待經驗，完成影像資料的歸檔及費用核銷工作。根據需要提出表彰建議，向相關單位或個人發感謝信。跟蹤了解和推進外事活動成果。
二、禮賓次序
按身份與職務高低排列
一般的官方活動，按身份與職務高低安排禮賓次序。外賓禮賓次序以外方提供的名單為準。在接待不再擔任現職的外賓時，一般可按照其所擔任的最高或最後的行政職務作為排序依據。若既有現職又有離職外賓，原則上按「現任高於原任」進行排序。
按字母順序排列
多邊活動中的禮賓次序有時按參加國國名起始字母順序排列，一般以英文字母排列居多，少數情況按其他語種的字母順序排列。如果兩個或兩個以上的國家起始字母相同，則應以其第二字母作為排序依據，若第二字母也相同，應以其第三個字母作為排序依據，依此類推。
按時間先後排列
在一些特定的場合，也按照「先來後到」進行排序。如按照派遣國通知代表團組成的日期排序，或按照代表團抵達活動地點的時間先後排序，或按照派遣國決定應邀派團的答覆時間先後排序，或按照正式報名決定參加某項活動的時間先後排序。
三、迎送
（一）確定迎送規格
確定迎送規格，主要依據來訪者的身份和訪問目的，適當考慮兩國、兩地區關係，同時注意國際慣例，綜合平衡。
主要迎送人員通常要同來賓的身份相對應。遇有特殊情況不能完全對等時，可由職位相當的人士或副職出面。
偶有從發展兩國、兩地區關係或當前政治需要出發，可破格接待。
（二）掌握抵離時間
1、準確掌握來賓乘坐的航班（車次）信息，及早通知迎送人員和有關單位。
2、迎送人員應在來賓抵離時間之前到達機場（車站），為迎送工作預留時間提前量。
（三）獻花
迎接普通外賓，一般不需要獻花。獻花適用於級別較高的外賓，如國家元首、政府首腦。
（四）介紹
客人與迎接人員互相介紹時，通常由禮賓人員或歡迎人員中身份最高者先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓，然後由外方介紹來訪主要人員。
（五）陪車
客人抵達後，從機場（車站）到住地，訪問結束後，由住地到機場（車站），根據需要決定是否安排主人陪同乘車。
（六）迎送工作中的幾項具體事務
接待國家元首、政府首腦，應事先在外賓住地賓館懸掛國旗，在主車前端懸掛車旗。
迎送身份較高的客人，事先在機場（車站）安排貴賓休息室。
派專人協助辦理入出境手續及行李提取或託運等事宜。
客人抵達住處後一般不要馬上安排活動，應稍作休息，給對方留下更衣時間。
四、會見
（一）前期籌備
1、了解會見主題。了解主賓身份、背景和來訪團組人員構成，掌握來訪目的和會見主題。
2、確認會見人員及禮賓次序。提前向外方確認參加會見的人員名單及禮賓次序。根據會見主題及外方人員情況，制定中方參加會見的陪同人員建議方案。
3、選擇會見場所和時間。根據來訪團組規模和日程，結合我方情況，選擇適合的場所和時間。
4、制定會見計劃和流程。包括中方參會人員建議、談話參考要點、與所在國家或城市往來情況和客情資料等，報上級領導審批確定。
5、通知賓主雙方會見時間和地點。通常主人應提前10分鐘抵達會見現場。同時做好主賓先到場的準備，預備一間休息室。
6、通知新聞媒體。市領導的會見，一般應通知指定媒體單位到場。
7、確定翻譯和禮品。翻譯確定後，要及時與翻譯進行溝通，提供相關背景資料。贈禮內容和時機等要事先與外方溝通確認。
8、明確著裝。正式會見應為正裝，男士著深色系西裝、系領帶，女士以套裙為宜。
9、製作席卡和手邊卡。席卡形式為上排中文、下排外文，視情在外方姓名前加尊稱。手邊卡用中文列印外方出席人員名單和職務，用外文列印中方出席人員名單和職務。
（二）座位安排
會見通常安排在會客室或辦公室，如果會見後安排宴請，一般安排在酒店（多為客人下榻酒店）的會見廳。慣例為賓主各坐一邊，禮賓原則為「右手為上」，主賓坐在主人右邊，雙方翻譯各自坐在主人和主賓後方。如只有一名翻譯，則安排坐在主人後方。其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，中方陪見人員在主人一側就座，座位不夠可在後排加座。
（三）現場布置
1、工作人員應提前到達現場，檢查會見地點的背景、燈光、裝飾物、綠植、座椅和音響設備。
2、賓主雙方座位中間的茶几上可擺放鮮花，但事先要了解賓主雙方對鮮花是否過敏及外方所在國的鮮花禁忌。
3、席卡和手邊卡按禮賓順序擺放在茶几上或沙發扶手上。
4、茶几上除席卡和手邊卡外，視情可擺放茶水、溼毛巾。
5、為賓主和雙方翻譯準備4支話筒，擺放在賓主座位中間的茶几上。如其他人員需要發言，需提前備好無線話筒。如會見廳較小，也可不放置話筒。
6、地方一般性外事活動通常不置放雙方國旗。
（四）會見流程
1、中方參加會見的陪同人員提前15分鐘抵達會見廳。
2、主人提前10分鐘抵達會見廳，聽取有關工作匯報。
3、主賓一行抵達會見廳，主人在會見廳門口迎候。中方禮賓工作人員主動介紹主人身份，翻譯同步介紹。賓主握手時，可安排攝影。
4、為突出主人和主賓，通常中方參加會見的陪同人員在各自座位前站立等候，不在門口列隊迎候。
5、賓主雙方入座，會見開始。通常不專門安排禮賓工作人員介紹雙方人員，主人直接開始講話。如安排介紹，由中方禮賓工作人員先介紹中方人員，再由外方禮賓工作人員介紹外方人員。介紹完畢後，主人開始講話。
6、會見時，所有人員不隨意進出會見廳。一般不續斟茶水。
7、禮節性會見一般安排半小時左右。結束後視情由主人向主賓贈送禮品，併合影。禮品由中方禮賓工作人員呈送主人，再由主人送給主賓。合影時一般為賓主雙方共同手持禮品合影。
8、合影結束後，主人與主賓一同步出會見廳，握手道別。如果會見之後安排宴請，則由主人陪同主賓一同步入宴會廳。
9、若安排集體合影，一般是主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主賓之間間隔排列，但有時也採取賓主各站一邊的排列方式。
（五）注意事項
不談政治敏感話題，不洩露國家機密，談話內容注意內外有別；按照預定程序交流，一般不臨時增減內容；會見期間手機關機或靜音，嚴禁開小差、玩手機；注意涉外形象，端正坐姿，精神飽滿。
五、會談
會談的前期準備、現場布置與會見類似，以下列出會談與會見不同之處。
（一）席卡
會談席卡為一面中文，一面外文。放置時，中文面對中方，外文面對外方。
（二）會場布置
會談桌上應為每位人員準備紙、筆，視情擺放話筒、茶水、溼毛巾等。
（三）座位安排
雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人在背門一側，客人面向正門。主談人居中，翻譯安排在主談人右側，有時也坐在後面，其他人按禮賓順序左右排列。如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。多邊會談，座位可擺成圓形、方形、多邊形等。地方一般性外事會談桌上通常不置放國旗。
六、宴請
（一）常見的幾種宴請形式
宴請是國際交往中最常見的交際活動之一。國際上通用的宴請形式有宴會、招待會、茶會、早餐會等。
（二）前期籌備
確定宴請目的、名義、對象、範圍、形式、時間和地點，然後發出邀請，對菜餚進行把關。宴請的酒菜在規定的預算標準以內安排，選菜主要考慮主賓的喜好和禁忌。事先開列中外文菜單，菜單一桌兩至三份，至少一份，也可每人一份。
（三）席位安排
正式宴會一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。入席前通知到每一個出席者，現場安排引導人員。大型宴會可在宴會廳門口公布宴會桌次圖。
桌次高低以離主桌遠近而定，右高左低。桌數較多時，要擺桌次牌。同一桌上，席位高低以離主人遠近而定。
正式宴請需擺放席卡，便宴可以不放，但對客人座位也要有大致安排。正式宴會時一般需為主客雙方準備手邊卡。
（四）注意事項
主人提前10分鐘入場，不遲到、早退，無特殊情況中途不退席；敬酒不勸酒、不酗酒、不醉酒，防止因醉酒發生涉外事件；講究文明、衛生，注重禮遇，按規範要求禮待嘉賓，不過分熱情，也不冷落客人；交流內容友好為上，不涉及政治敏感話題，不追問個人隱私，不洩露內部情況、國家機密。
七、參觀遊覽
（一）項目選定
參觀遊覽項目的選擇及線路的設計，主要考慮幾個因素：
來訪的目的和性質。安排的項目應回應客人關切，有一定的針對性。
外賓的意願和興趣。儘量滿足客人要求，如不能，應如實告知並解釋。
條件允許並實際可行。安排旅遊景點要儘量避免節假日和周末；安排宗教場所，應事先與宗教部門溝通聯繫，徵求意見。
（二）安排布置
提前聯繫參觀遊覽單位，制定參觀計劃和路線，落實相關細節，並在接待手冊中添加參觀點簡介。
（三）陪同
外賓參觀考察時，一般都需要有相應人員陪同。
（四）介紹
參觀項目，應安排專業講解人員，翻譯做好翻譯服務。
八、籤字儀式
（一）籤字文本
事先準備好籤字文本，同時準備好籤字用的文具、國旗等物品，雙方商定助籤人員，並事先進行彩排。
（二）參加人員
雙方參加會談的人員一般均參加籤字儀式。如一方要求讓未參加會談的人員出席，另一方應予同意，但雙方人數應大體相等。有時為了表示重視，也會請更高或更多的領導人出席籤字儀式。
（三）現場布置
籤字現場應有背景板或橫幅，備一張長方桌，桌後放兩張椅子，主左客右。桌上擺放待籤文本、籤字文具，中間置放國旗。準備音響、話筒等。
（四）籤字流程
1、雙方參加人員進入籤字廳。雙方籤署人站在籤字桌兩側。見證籤約的領導可站在籤字桌後，出席籤字儀式的觀禮嘉賓站在或坐在指定區域。
2、宣布籤約儀式開始，雙方籤署人就座。雙方助籤人員站在各自籤署人的外側，協助翻揭文本，指明籤字處。
3、籤署人在各自保存的文本上籤畢後，助籤人傳遞文本，再在對方文本上簽字，然後兩位籤署人起立、互換文本、握手致賀。視情準備紅酒、香檳等進行祝賀。
（五）注意事項
1、在實際操作中，如果籤約較多，也可請雙方籤署人事先在本方文本上簽字，並將其交由對方助籤人保管。籤字儀式上，雙方籤署人只需在對方文本上簽字，只交換一次文本。
2、準備備份籤字頁、備用籤字筆。
九、禮品饋贈
（一）選擇禮品
在選擇禮品時，需考慮禮品的象徵性和紀念性、民族性和特色性、時效性和便攜性以及對方的興趣和禁忌等要素。
（二）贈送禮品
贈送禮品，要注意以下問題：
1、事前向相關領導請示匯報，告知禮品內容、寓意及贈送時間。
2、重視禮品包裝。包裝材料的顏色、圖案要適宜，包裝要精美、齊整。
3、把握贈禮時機。會見、會談和正式的宴會，通常在結束時贈禮。在歡慶、祝賀時，一般會提前或在開始時贈禮。
4、講究贈禮方式。應由中方身份最高的人向外方贈送禮品，按照身份高低順序依次贈送，贈禮時向對方介紹禮品。通過禮賓渠道贈禮時，要將贈送者的名片或寫有名字的卡片放於禮品中的顯著位置，並向對方說明禮品的寓意。