最近，一個項目經理朋友總和我抱怨，說項目上特別忙，但是領導不但對此視而不見，還給下了一個新任務——做階段性項目工作匯報。
朋友怎麼也想不明白，明明項目進展已經出現了延期，項目組成員天天加班，大家的時間和精力已經嚴重透支，為什麼還要做匯報呢？
一說要寫工作匯報，腦袋裡噼裡啪啦的浮現出了很多東西，但就是並不知道從何說起。總之，一提起「匯報」兩個字就頭疼。
其實工作匯報也曾經讓我手忙腳亂，焦頭爛額。但是當項目匯報做的多了，現在的我便逐漸理解了階段性工作匯報的重要性，也掌握了一些匯報方法。
一、為什麼要做階段性工作匯報？
令很多項目經理最頭疼的事可能就是做階段性工作匯報，因為工作匯報好像並不能起到什麼作用，做起來還很費時間，大家就會感覺，還不如用這個時間精力推進項目工作。
其實，無論對於項目組成員、項目經理還是公司高管，階段性工作匯報是非常有必要的。整理資料做工作匯報PPT的同時，項目經理可以對項目是否偏離計劃進行自查。
在工作匯報的過程中，還可以對組員進行項目系統的信息同步與對稱，更好的達成目標一致、整齊劃一。如果項目遇到難以解決的問題，還可以向高管解釋並尋求幫助。
現在，我們已經知道了階段性工作匯報的必要性，想必大家應該很想知道階段性工作匯報具體該怎麼做吧。
二、階段性工作匯報怎麼做？
1、工作匯報寫什麼？
工作匯報最終是要講給大家聽的，所以首先，我們要知道階段性工作匯報是給誰看的。再思考他想看什麼，我們想讓他了解什麼，應該達成什麼目的。
一般來說匯報對象有：組員與高管，如果你是甲方或者乙方，還要向合作夥伴一併做匯報。
對於項目組成員，因為平時大家都是悶頭做一些具體、細化的工作，大家一般都想通過匯報了解公司戰略布局的意圖，同時得到領導對自身工作的認可。
對於項目經理，他們則希望通過匯報讓大家明白項目遇到了哪些問題，需要大家如何協同解決。所以我們可以先從大方向介紹公司戰略，通過工作量及輸出成果物，表達對項目組成員的認可，之後總結項目問題與解決方案。
對於高管，他們想要看到項目的整體安排，現階段進度，都取得了哪些成就，存在哪些問題。項目經理主要是需要讓領導獲悉項目的難度與工作量，存在的問題，希望獲得的資源和支持。
所以應該清晰的列明項目總體規劃，本階段進度完成情況、達成哪些成就、有哪些需要高管協調解決的問題、方案如何等等。
如果是對甲方或乙方匯報，具體的展示內容應視項目情況而定，最重要的是要通過深度溝通進行責任劃分。
在對方出現嚴重延期問題時，應該立即進行匯報並指出對方的問題，最主要的目的還是儘快讓項目走回正軌，避免後期打麻煩，嚴重的話還可能影響雙方合作和自身口碑。
2、工作匯報怎麼寫？
首先，匯報內容的整體，應該遵循總分總的結構。開頭一定要概述，讓大家迅速知道你要說什麼，中間內容按邏輯順序對項目進行講解，結尾再次對項目進行總結，著重強調存在的問題以及對應的解決方案。
內容的邏輯順序可以分為三種：
金字塔結構：問題，成因，方法，效果。
PREP結構：觀點，理由，案例，觀點。
SCQA結構：背景，衝突，疑問，回答。
好的邏輯可以幫助聽眾更好的理解你想表達的內容和觀點。
項目匯報一般選取PPT的表現形式，在每頁PPT中，要根據你想表達的內容邏輯，選擇正確的頁面結構。
PPT頁面結構一般分為以下結構：
並列：左右，上下、圍繞。
遞進：金字塔，倒金字塔、時間線、階梯、發射、收斂、總分、分總、圈層。
PPT的優勢在於，可以通過圖形的結構，一目了然讓大家了解當前頁面的內容邏輯。
這也是一把雙刃劍，如果頁面結構有問題，反而會對大家的理解造成困擾，所以PPT的頁面一定要結構正確且清晰。
一份好的工作匯報，可以提高團隊的管理水平，獲得高管對項目的支持，十分有利於項目工作推進。你學會了嗎？趕快操練起來吧。
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