酸甜苦辣一枝香
~ 國際秘書節起源 ~
石詠琦
1983年9月11日, 我在《工商時報》上發表過一篇文章, 題為《酸甜苦辣一枝香》. 那是我在擔任中時報系總經理秘書的同時, 利用閒暇時光, 採訪了當時的秘書行業相關人物, 所寫的特稿. 當時並不知道, 過了兩年我就被選上臺北市秘書協會會長. 更沒想到後來會擔任臺灣秘書協會總會長, 之後還主辦了第八屆亞太秘書大會, 成為亞太秘書協會理事長.
也就是在那一段長達17年的秘書工作期間, 我才知道擔任秘書, 絕對不是外人看到的那樣, 是個光鮮亮麗、口若懸河、能左右逢源的職務. 甚至於, 在擔任十年秘書工作之後, 我曾經倦勤辭職, 而後又改到基金會擔任秘書, 換湯不換藥, 還一直做下去, 最後擔任集團行政總監, 其實也是個高級幕僚而已. 本質上, 我這一生與行政秘書工作, 脫不了干係.
那段時間, 我最忙的工作, 除了辦公室內外, 還有就是在每年秘書節前後要舉辦的各種活動, 這是全世界秘書們最快的時光, 卻也是秘書協會的幹事們最累的時刻. 因為秘書協會的成員多半是攜家帶眷的義工, 大家承擔這些工作, 常常要忍飢受餓, 還要被人怨聲載道.
或許在看這篇文章以前, 你還不知道世界上還有一個秘書節? 或許有聽過, 但也不知道秘書節的由來. 大致說明一下. 每年四月的最後一個禮拜是國際秘書周；當周的禮拜三是國際秘書節. 秘書節起源於1952年，美國的Harry Klemfuss 先生有感於秘書在組織中的角色和地位應該提升，從而促成了世界第一個國際秘書節(National Secretaries Day)。年輕的時候， 因為Harry Klemfuss 先生在 Young and Rubicam 廣告公司工作, 被派任到 The Dictaphone Corporation 擔任審計, 很快他發現美國在二戰後秘書大量短缺, 認為秘書應該受到賞識, 特別是她們當中有許多是二戰及韓戰後退下來的婦女。他本身也參加過太平洋戰爭, 所以說服美國商務部的 Charles Sawyer 把秘書周和秘書日訂下來。他的倡議經過當時美國的國際秘書協會(現改名為國際行政專業協會)會長 Mary Barrett 的支援，以及 The Dictaphone Corporation 總裁C. K. Woodbridge的協助, 促成了第一屆的國際秘書周活動。Charles Sawyer 曾親自蒞臨當時的慶典, 並且盛讚此項活動的歷史意義。
世界上的秘書工作, 在過去近40年間，歷經三次革命性的華麗大轉身。第一次是在辦公室自動化（OA）開始的。大約在1975年美國率先提出辦公室自動化的概念；在1978年以後，日本的辦公室啟動了以計算機來替代人工處理辦公室一些事務性工作，自此全世界逐漸走向無紙辦公室，秘書工作也由原來的紙面作業，逐漸成為電子化作業。第二次是在網際網路的運行開始。網際網路（Internet）起始於1969年的美國軍方，是一個相互交流、相互參與的平臺，1991年以後被學術界以外的企業大量使用，自此全世界逐漸走向信息公路時代，秘書工作也由原來的人際溝通時代，逐漸成為信息溝通時代。第三次是在雲計算技術（Cloud Computing）開始的。2006年美國提出雲計算之後，自此全世界的網絡儲存快速進入雲處理階段，秘書工作也由原來的定點定時服務，逐漸成為及時跨界的全方位服務。
美國是最早成立秘書協會的國家. 1942年美國的一群優秀秘書奔走呼籲，成立了「國際秘書協會」(National Secretaries Association)。後來隨著時代的變遷, 改名為「國際專業秘書協會」（Professional Secretaries International）. 1998年8月, 該會改稱「國際行政專業協會」(International Association of Administrative Professionals簡稱IAAP)，是目前全世界組織規模最大, 人員最多，最具有影響力的秘書協會。據統計，美國現有410萬秘書及辦公室行政人員；另有890萬是負責在辦公室幕僚性的行政工作人員。在加拿大，這個數字是47萬5,000人。該會認為，當今辦公室行政工作人員每天把科技、財務、客戶關係、物流、合同、法律、健康管理、人力資源、稅務和法規各種事務完全整合, 並完成任務於彈指之間，故須對行政人員的工作特別重視。
歐洲秘書協會原名EAPS – European Association of Professional Secretaries，創立於1974年，創會會長是Sonia Vanular，當時由九個歐洲國家的16個秘書所組織而成。總部原設在巴黎的一所古堡裡面。歐協在1996年以後更名為 EUMA – European Management Assistants。目前有26個會員國。並且還有愛沙尼亞、克羅埃西亞、埃及、葡萄牙、羅馬尼亞和俄國加入為個人會員。該會秘書處位於奧地利。
1974年的馬尼拉, 一位叫做維基尼亞‧阿巴尼雅(Virginia P. Elbinias)的秘書, 在菲律賓秘書協會倡議組織亞洲的秘書協會。自此之後的40多年間, 亞太行政專業秘書大會 (The Association of Secretaries and Administrative Professionals in Asia-Pacific, 簡稱 ASA)連續不斷的在亞洲太平洋地區, 依照各會員國入會的順序輪流舉辦，成為亞洲太平洋區兩年一度最大的秘書盛會。
該會目前有 12個會員國, 依照入會順序分別是菲律賓、泰國、新加坡、印度、馬來西亞、臺灣、巴基斯坦、斯裡蘭卡、汶萊、孟加拉、韓國、巴布亞紐幾內亞、。2014年，該會慶祝40周年，大會由巴基斯坦秘書協會(Distinguished Secretaries『 Society of Pakistan，簡稱DSSP)承辦。主題為Standing High in Challenging Times（挑戰時代下，加油）. 時間是2014年9月13-17日，地點在喀拉蚩的Karachi Avari Tower Hotel. 2016年9月25-29日, 第23屆亞太秘書行政管理大會 (ASA Congress)在馬尼拉萬豪酒店隆重召開 (Manila Marriott Hotel), 主題為《今天的夢想,明天會實現》Today's Vision, Tomorrow's Reality. 大會除了有精採的演講, 還有精彩的晚會與旅遊活動.
日本秘書協會（Japan Secretaries and Administrative Professionals Association）資深會長石川愛於2013年因胰臟癌辭世。Yuji Mizuno 於2013年6月1日接任為新會長。日本秘書協會創立於1968年，是健康福利勞動部所許可，日本唯一的秘書協會。Yuji Mizuno 是日本Asahi Kasei Corporation 的執行長，也是該機構分公司的總裁。他自1975年起就任職該公司，曾經擔任總管理處秘書處的資深執行經理。該會目前有450個個人會員與150個團體會員。團體會員是指任何在集團公司工作的秘書都可以參加，所以該會的人數眾多。該會發行的雜誌每年出版十期。每月舉辦例會活動，以及數量眾多的培訓項目。並且該會有CBS（雙語秘書認證考試），1979年至今有500位秘書取得證書。該會也是亞協（ASA）與國際秘協（IAAP）的會員國。
新加坡行政專業協會（Singapore Association of Administrative Professionals）創立於1971年5月15日，原名為新加坡私人與執行秘書協會，由原史丹福學院院長Mr. Elias Pereira創辦。有鑑於秘書工作在新加坡有很大的改變，秘書均轉型在行政管理的領域，因此在2005年更名為行政專業協會。新加坡秘書協會在亞洲也是首屈一指的. 2016年慶祝秘書節, 該會將在希爾頓飯店舉辦一天的培訓, 主題是禮儀與生活技巧 (Etiquette Essentials and Life Skills for Success).
亞洲最活耀的還有四個秘書組織. 除亞太秘書協會的創始國菲律賓秘書協會之外,馬來西亞專業秘書與行政管理人員協會原名馬來西亞秘書協會，1968年5月7日成立。內含四個協會，包括沙巴、沙撈越、約翰巴魯、以及大馬婦女協會. 他們是美國國際行政專業協會(IAAP)和亞太行政專業秘書協會（ASA）的會員國。組織龐大、會員眾多、活動盛大、有雄厚的實力與影響力。泰國秘書協會的全名是The Women Secretaries & Administrative Professionals Association of Thailand (泰國婦女秘書與行政專業協會)。也是目前亞洲數一數二最有貢獻度的秘書協會之一。2014年在亞太大會上，他們獲得項目比賽的冠軍。原因是過去多年來，該會對於泰國各級學校教師的培訓，碩果纍纍。印度秘書與行政專業協會（Indian Association of Secretaries and Administrative Professionals）可能是世界上秘書會員最多的協會。這個協會是在1970年10月15日，由孟買的聖約翰學院院長Homai Mehta所創辦的。自此，印度有了秘書選拔大賽。目前印協有七個分會，大約1，600個會員。會員分為四個等級：一般會員、團體會員、終身會員和集團會員。該會有專屬雜誌《秘書講義》（Secretary’s Digest）。每年活動頻繁，除了有秘書大賽以外，還有秘書老闆餐會、秘書節活動、年度大會等。
其他地區的國際秘書組織也有的非常活躍，以下可以參考：
1）澳大利亞辦公室行政人員協會（AIOP）http://www.aiop.com.au
2）南非秘書與專業助理人協會（SASPA）http://www.saspa.co.za
3）英國行政經理人協會（IAM）http://www.instam.org
4）加勒比海秘書協會（CASAP）http://www.casap-online.org
5) 巴西秘書協會（FENASSEC）http://fenassec.com.br
6) 斯裡蘭卡秘書協會（SLAAPS）http://www.slaapsonline.com
7) 巴基斯坦秘書協會（DSSP）http://www.dssp.org
無論是叫做「行政秘書日」或者「秘書節」，其本質都是要為辛苦耕耘的辦公室行政人員鼓掌加油。在過去這個世紀裡面，世界各地的辦公室工作變化太大。二十年前桌上型計算機才逐漸普及；十年前手機才能智慧化。然而現今多數辦公室的工作，都已經快速的由傳統的行政文書改為電子文書，檔案管理也全數雲端處理。並且，許多工作藉助各種應用軟體，可以輕而易舉的完成以前幾天或者幾周的工作進度。未來, 秘書可能會有機器人為助手.
隨著工具的快速進步，秘書的能力也在突飛猛進。以往那個時代，老闆對秘書的要求只是貌美懂交際；現在則是得體應對、有智慧的處理人際。所以，除了熟練運用各種高科技的工具與與日俱增的軟體之外，秘書必須德智體群，樣樣兼備，實在是非常不容易。在秘書節即將到來的這個日子，可以知道世界各地的行政工作都有那些進展和趨勢，或許也能讓自己的工作和願景更能切合實際，提早實現。
~ 作者為亞太行政管理與秘書專業榮譽會長~