隨著辦公自動化的普及，越來越多的政府部門採用電子政務系統來優化政府組織結構和工作流程，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動，電子政務系統實質上是政府辦公自動化在範圍和功能方面的延伸。在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，很多地方檔案行政主管部門早已開展了電子文件歸檔的管理工作，但是帶電子籤章文件的歸檔，卻還是個新生事物，建鄴區檔案局近年來在電子籤章文件的歸檔管理上，做了很多積極的探索，並採取多種措施，確保電子文件的有效性、真實性、完整性和可識別性。
1．電子籤章的定義、用途及特點
電子籤章是電子籤名的一種表現形式，利用圖像處理技術將電子籤名操作轉化為與紙質文件蓋章操作相同的可視效果，同時利用電子籤名技術保障電子信息的真實性和完整性以及籤名人的不可否認性。它不是書面籤字蓋章的數字圖像化，而是以電子形式存在的，依附在電子文件(Word、Rtf、pdf等文件)上與其邏輯關聯，用於辨識電子文件籤名者的身份，以保證文件完整性，並表示籤名者同意電子文件所陳述的內容，解決了網絡傳輸中大量湧現的電子文件的籤字蓋章問題。當籤名者在電子文件上任意移動至需要的位置籤署印章後，效果就如同在紙質文件上加蓋印章，籤章後的電子文件再通過網絡直接發送給相關部門、人員等。收件人通過網絡傳輸文件輕鬆驗證發件人的身份和籤章，以及原文在傳輸過程中有無變動，並根據需要把籤章文件列印出來，以滿足傳統紙質文件的需求。這也符合當前檔案部門在歸檔工作中採取紙質文件和電子文件同時歸檔的「雙套制」做法。
可見，電子印章絕不是簡單的印章圖像加上電子籤名，關鍵在於其使用、管理方式是否符合實物印章的習慣和體驗，其加蓋的電子文件是否有與紙張文件相同的外觀，使用方式與紙張文件有多大程度的相似性。它具有以下幾個基本特點：
1.1在整個使用過程中不涉及證書、CA等新概念，將電子籤名技術完全隱藏在電子籤章的後面，使人們光靠日常經驗就能使用，無須額外學習理解這些艱深的技術和概念。
1.2確保印章成為籤名有效的表現形式。即只在使用電子籤名技術驗證某份電子文件真實有效時，才正常顯示印章。這樣我們不僅需要用電子籤名技術對正文數據進行保護，還要對印章進行保護，避免不法分子盜用後在非法的電子文件上顯示合法的印章，從而混淆是非。
1.3一般一個實物印章只能對應一個電子印章。一方面這樣才符合人們日常的使用習慣，另一方面也讓領導憑日常經驗就知道總共有幾個章需要管理，避免出現失控的印章滿天飛的情形。
1.4電子印章必須存儲在可移動介質上(如U盤)。這樣一個存儲了電子印章的可移動介質就相當於一個實物印章，可以像保管實物印章一樣保管。即使是一個對技術一竅不通的普通辦公室人員，也可以像以前那樣把章鎖在保險柜裡，見到領導審批籤字後再把相應的章從柜子裡拿出來使用，用完後再放回去。
1.5電子印章的使用應滿足《中華人民共和國電子籤名法》中對電子籤名本身及電子文書的各項規定和要求。
2．電子印章在電子文件歸檔中使用的必要性和可行性
隨著電子政務的發展，無紙化辦公成為必然趨勢，各地各級檔案行政主管部門已經逐步開展電子文件歸檔工作，並且所佔比例日益增加。由於網上傳輸的電子文件具有易改性和易逝性特點，電子文件的有效性、真實性和完整性得不到保障。2005年4月1日起施行的《中華人民共和國電子籤名法》，確定了電子籤名與手寫籤名或者蓋章具有同等的法律效力，從而保障了電子文件的可靠性，為實現電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力提供了依據和法律保障，加速了電子文件歸檔進程。
在使用電子籤章技術之前，檔案管理系統中掛接的電子文件全文，沒有被賦予法律效力的電子籤章的籤署，只能作為信息來瀏覽，不具備檔案的法律和憑據作用。還需要各部門檔案員將電子政務系統的電子文件列印下來，蓋上實體印章後，再進行歸檔，這極大地增加了檔案員的工作量，並沒有真正實現無紙化辦公和電子文件的歸檔。因此，電子文件必須要有電子印章為其證實自身的有效性、真實性和完整性。另一方面，由於電子印章所基於的數字籤名技術，採取了嚴格的安全措施，能夠保證電子文件不被非正常改動，具有重要憑證性、依據性的電子文件可以隨時備份存儲於能夠脫機保存的載體上；同時，電子文件的所有操作過程都會被記錄，從根本上保證了電子文件的法律和憑證作用。從某種意義上講,使用電子文件和電子籤章,甚至比使用傳統的經過籤字蓋章的書面文件安全得多,採用電子籤章技術,使其發揮憑證的作用，才能真正實現電子文件作為資訊時代產物給人們帶來的方便和快捷。
3．檔案部門電子籤章系統的構建
檔案部門應積極參與電子籤章系統構建的每一個環節，使電子印章發揮出比傳統印章更安全、高效的作用，推動電子文件歸檔工作進程。
3.1爭取領導重視，融入電子籤章系統構建工程
電子文件的歸檔工作，必須實行前端控制原則。傳統的檔案工作都是在紙質文件流轉周期結束後，才進行整理、歸檔工作，但是電子文件管理工作的介入必須要向前延伸，從文件生命周期的「前端」就開始控制文件的歸檔活動。也就是說，在政府OA系統的設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導，將檔案管理系統的設計、建立嵌入OA系統，在政府OA系統引入電子籤章技術時，檔案管理系統也必須積極融入其中，一同參與電子籤章系統構建工程。