要素一：茶會主題真的太重要
可以說，一個富有創意又貼合當下的茶會主題是大型戶外茶會成功舉辦的重要因素之一。主題，它關乎著會有多少人願意來參加你辛辛苦苦組織的茶會，甚至於可以預測出參加者的年齡層次、參加者的所屬領域、參加者的人數。主題確定好，才能更合理的規劃出所需茶品、茶會流程、舉辦時間、舉辦地點、所需物料、工作人員分配等。
要素二：散布活動消息很關鍵
之所以是戶外大型茶會，除了會場布置規模龐大，也意味著參與人數要多，細細一分，排除工作人員及外邀席主，茶會上至少得有百人參與吧。那麼，參與者哪裡來？
首先，你得挑選一個大部分人都有閒暇時間來參與此次活動機率最大的日子。與此同時，應儘量從參與者出行便利角度來決定活動地點及活動當天具體時間，此外，還要注意避開人們可能選擇外出旅行的法定節假日，提前看好天氣預報。
其次，你得通過如：發邀請函、票券、致電、粘貼海報等諸多方式讓儘可能多的人接收到茶會活動消息並得到接收者重視，從而達到增加他們積極來參與茶會的目的。
要素三：應該這樣吸引茶會受邀者
設計美觀獨特的邀請函、票券或海報是給接收者對茶會的第一印象，所以茶會宣傳通告設計一定要反覆斟酌，反覆修改才能博得眼球、博得好感。千萬別小看：茶會主題、所用茶品、茶點、節目流程、要求規定、舉辦時間地點等這些作為宣傳通告上必不可少的茶會說明，他們能使接收者在信息了解過程中產生無限關於此次茶會的聯想。所以，這些文字說明在簡潔明了的同時，要有產生美好聯想的作用。
要素四：如何決定茶會場地
一場茶會缺了音樂、茶點、燈光等這些非「必須」元素不免失色幾分，倒也不會嚴重影響茶會依流程順利結束。可一旦供水承接不方便、不給力，整場茶會除了尷尬，喝得不暢快，不過癮之外，導致茶會泡湯，難以繼續開展也是有極大可能的，因此，茶會地點不論選擇在風景雅致又寬敞的園林也好、城市廣場、學校禮堂等地也罷，一定實際勘察後優先考慮供水問題再根據交通情況、主題、預計人數最終一一對比篩選決定出最終活動場地。
要素五：不容忽視的茶會彩排
茶會邀請得到回應，及時統計出人數、設定好參與席主後，除工作人員任務分配，還得將茶會表演者、席主等這些重要外來參與者依照計劃流程統一安排到實際場地排練，以確保茶會當天穩定有序。
喜歡喝茶和懂茶是兩回事，喜歡並不代表一定懂，你愛喝茶，那麼請你也要懂得如何正確挑選茶買茶，正確泡茶喝茶。喝茶不是一種盲目的喜好，你懂茶，茶也會自然的懂你