【獵雲網(微信號:ilieyun)】11月30日報導(編譯:堆堆)
編者註:有些上司在決策問題上猶豫不決,工作難以開展。有些上司則不斷改變主意。那你該怎麼做呢?
一些上司也許殺伐果斷。至於那些優柔寡斷的上司,他們面臨的問題卻不盡相同。下文描述了兩種不善於快速做出決策的經理類型並且給大家提供了巧妙的應對方案。
當你的上司不斷做出過多承諾時做出過多承諾的人當然品行不錯。這類人不會拒絕其他人的任何要求,但之後他們就會發現自己無力處理。如果你的上司是這樣的「老好人」,他們會同意員工的任何請求,原因在於他們厭惡和人爭論。
這也會帶來不少問題。為了避免爭論,老好人總是假裝表示同意,以至於承諾了太多他們實際上根本不認可的事情。這類上司因為做出過多承諾卻無力兌現,只得不斷暫緩採取行動,進而違背了自己的承諾。他們並不是有意如此,但是你會對這類人影響你時間安排的行為表示憤怒並且無法再恢復對他們的信任。
首先,以審慎的態度去考慮上司的想法。也許你內心的獨白是這樣的:「我的上司不斷違背諾言,最終使得我陷入了非常難堪的境地。這是因為我向員工保證老闆會在今天告訴我們關於假期日程時間安排調整的結果。但她總是讓我們失望。所有表現出來的親和力都是假的。我對她的尊重逐漸減少。更糟糕的是,我之後又該如何相信她做出的承諾呢?」
然後,請試圖換位思考,想想你的「老好人」上司內心在想些什麼:「我想同意這個團隊的請求,在假期前讓他們周五提早幾個小時下班。但是我也擔心他們無法按時提交季刊。也許我們會需要額外幾個小時的時間來完成季刊。我知道我今天答應給他們答案,但我也有更多的考量。我該怎麼做才能不讓團隊感到失望呢?」
你下一步的目標是要幫助你的上司做出決策,而無需讓他們感覺自己會被下屬厭惡。當做出過多承諾的上司分不清輕重緩急而過於在意讓所有人滿意的話,他就會讓自己陷入麻煩之中。你可以通過為其解決部分難題或是提供其他選擇來促使他們採取行動。
1. 將問題攬在自己身上。當你發現你的上司正進退兩難時(我是應當要讓公司滿意還是讓員工滿意呢?),你可以解決其中一個問題,這就使得她不必再面臨兩難的選擇。勇敢站出來,把解決這個問題當做是你的責任。
2. 集中關注那些亟待解決的事情。幫上司找到一些解決方案去正確處理問題。有可能你需要履行在企業中作為經理的責任,另一方面這還可以減少對其他下屬造成的負面影響。研究當下的情況,調查每個人的需求,之後為老闆提供可能的解決方案。你也可以協商出一個雙贏的折中做法。
你還可以採用下面這些措辭:
•我一直在想我們要求在周五提前幾個小時下班的請求是否會將您置於一個尷尬的境地。要不讓我簡單和員工談談合適的解決方案,然後繼續我們原來的日程安排時間表?
•我的員工提議他們可以加班在本周四完成季刊,然後用加班的時間換取周五下午提前下班。你覺得這樣可以嗎?
也許你的老闆並不屬於做出過多承諾的類型,而是會不斷改變主意——就像變色龍一樣。這類管理者總是優柔寡斷、變幻無常並對下決策這件事舉棋不定。
儘管為了公司的和諧,「老好人」上司會違背諾言,但「變色龍」上司則會由於自己缺乏信心而出爾反爾。有些時候,這樣的老闆根本就是能力不夠、無法勝任管理者的工作。他們的晉升也許並非是出於能力的考量。事實上,他們總是在不斷推遲做出決策,而不願直接承認自己對當下進行的項目一無所知。他們今天這樣說,明天卻又給出完全相反的方案。這完全是故意在搞亂整個計劃。
還有一種情況,那些不斷改變主意的老闆僅僅是在尋找最完美的決策。他們認為自己找到了,之後發現已選的方案存在問題,然後又決定改弦易轍。當那些做事井井有條的人(除個人特性以外,這些人會為所有突發事件都計劃好解決方案)認為老闆已經做好決策但最終發現其出爾反爾之後,這類員工會尤為感到憤怒。
你也許是這樣想的:「我本應當是老闆尋求幫助的對象,但我發現自己實在很難幫助他。他似乎不信任自己,因而在發布指令的問題上總是猶豫不決。之前的Fenton交易事件就是典例。上周他希望員工全力拿下這筆合同,但本周他又讓我取消和Fenton的會面並且終止談判。像這樣的話,公司是很難取得任何成果的。」
你的老闆也許會這樣想:「我以為自己擔任此職位時,工作上面的過渡會進行得非常容易。畢竟,所有人都知道管理技能是適用於很多部門的。問題是:在不了解該部門歷史和辦公室權勢之爭的情況下,我必須要非常謹慎以至於不會犯大錯。如今,我不知道自己到底可以信任哪一個員工。」
你的目標是要加快上司的決策,這樣遺留的問題最終都可以被解決。為此,你需要做出額外的努力來贏得上司的信任。
1.改進信息的內容。即便你的上司對此職位並不陌生,也請你為他提供一些重要的背景信息。但是針對他需要作出決策的內容,請不要提供過多的信息。分析然後總結。你需要提出解決方案,而不是將所有問題放在上司面前。
2.商定信息層次。你的上司是否必須要做出所有決策?她能否將一部分權力移交給你去批准一些方案?在你們的商定過程中,保持冷靜,這樣的話你將更具說服力。
3.監測信息流。密切關注任務截止日期。設定通知或是日程鬧鐘去提示你關注項目的進展狀態(在截止日期好幾天前)。如果你不是等到最後一分鐘才去檢查項目進展情況的話,那麼你往往就可以避免僵局。
下面一些措辭可供你使用:
•正如您了解到的那樣,我們目前有三種選擇(簡單對每一種選擇方案進行總結)。當下第二種方案可能會更適合我們(解釋你的理據)。您也是這麼想的嗎?
•正如您了解到的那樣,這段時間我一直在完成這個項目。如果由我來審批前兩階段的進展,最終階段由您來審批的話,這樣會不會幫您減少一些負擔呢?
通過獲取清晰、簡明扼要的相關信息,優柔寡斷的上司就可以得到一定的幫助,從而可以更快更好地作出決策。上司並非在所有事情上都是專家。發現哪些領域是上司需要額外幫助的,然後以可供其使用的方式為其提供重要信息,這樣你就可以很快獲得他們的信任。
你不是上司的監護人。上司如何採取行動那是他們的責任,所以千萬不要因他們造成的項目推遲而抱怨或是為其找藉口。你的目標是要儘自己最大的努力,讓團隊的工作順利開展。你的上司會被挑選出來負責領導你的項目,那是因為他/她一定有你沒注意到的才能。
當上司造成項目延誤時,你可以假定他們有可能是因為害怕失敗或是感覺受到威脅。某種程度上,你也許會擁有同樣的感受。所以試著換位思考,去理解他們的心理狀態吧。之後再試著為其提供他們需要的信息,供其作出可靠、出色的最終決策。當他們這樣做時,你們也會受益匪淺。