辦公室及行政管理工作效能提升

想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優秀？看著上司每日繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知如何下手？面對上司，卻不知自己在他心目中的價值是多少？輔助上司的工作，很多時候不知道如何去行使「權力」？遇到跨部門的溝通、協調問題，總是困難重重？整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，卻苦於沒有專項的培訓課程？為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓練，全方位提升辦公室及行政管理人員的認知水平和實操能力。

第一章：行政統籌管理的定位

1.什麼是行政？

2.行政的5大職能

3.行政管理工作的特點 — 協與調的藝術

4.重新認識行政管理工作內容

5.基層、中層、高層行政管理工作的重點

第二章：行政統籌綜合管理

1.辦公室管理制度的建立與推行

A.大型企業和中小型企業辦公室管理制度的區別

B.如何制定具體的管理制度：5大要素

案例：《固定資產管理制度》

2.辦公室環境管理

A.辦公環境要素：綠化、空氣、光線、安全、設備、聲音、色調

B.5S管理

互動：《現場5S管理》

C.辦公室布置原則：規範與美觀的平衡

案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》

3.辦公文檔、辦公設施與日常用品的管理

A.不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等

B.辦公設備和公共設施的日常管理

C.文具等辦公用品的採購和預算

D.固定資產管理

4. 後勤崗位員工管理

難有亮點卻容易有紕漏的工作節點：前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫務、雜誌

5.公共關係管理

A.如何與媒體共舞：自媒體、網絡媒體下的新變化

B.如何與政府溝通：八項規定和六項禁令後

C.面對突發公關事件的軟處理與硬處理

第三章：專業秘書/助理人際溝通技巧

1、DISC溝通風格及其優勢和局限

診斷測試：《我是哪種溝通風格？》

A.DISC之D型：駕馭型/老虎型

B.DISC之I型：表達型/孔雀型

C.DISC之S型：親和型/考拉型

D.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型

案例：《在期限內發送重要文件》

小組討論：《如何與不同風格的人溝通》

E.分析及總結四種風格溝通策略

2、如何與上司溝通

A. 只有懂領導才能幫領導

案例：《部長的杯子》，《郭總的工作計劃》，《氣頭上的郵件》

B. 如何取得上司的信任

a. 保持主動和良好的溝通

案例：《視覺型、聽覺型、感覺型的領導》

b. 對主管的地位和能力表示敬意

情景演練：《請假》

C. 如何領會上司的意圖

D. 如何提建設性意見：站在領導的位置想問題

情景練習：《新的北方大區總經理》，《誰該去德國？》

E. 多領導溝通技巧

3、如何與同事溝通

A. 發展「人際聯盟」

案例：《新寧的推薦信》，《欠我的人越多，幫我的人越多》

B. 避免政治性錯誤

案例：《姚明的退役演講》

C. 實力是最堅固的權力基礎

a. 忠誠比能力更重要

b. 累積專業實力，創造自身價值

案例：《沒有上下級關係，如何讓各部門配合》

情景演練：《跨部門溝通之質檢部與研發部》

4、如何與下屬溝通

A. BEST STEP反饋法

B. 正面反饋：讚美法

C. 負面反饋：建設性批評

案例：《遙控開車》，《傑克韋爾奇的紙條》

5、如何與客戶溝通

A. 記住客戶的名字

B. 關鍵時刻的關心

C. 站在客戶的角度

情景正反演練：《我需要那個配件》

第四章：企業實用公文寫作

1.公文寫作概述

A.公文的類別和行文關係

B.公文寫作四大原則

C.公文寫作六大步驟

a. 制定行動目標：主動目標與被動目標

b. 決定正式程度：公文正式程度由什麼來體現？

c. 設定總體風格：公文的遊說矩陣

d. 選擇層次結構：連貫式、並列式、分析問題式等

e. 列出大綱：提綱法和輻射法

f. 撰寫初稿

D.公文寫作的規範：格式、時間、空間、職務、數字、層次及計量單位等

案例：《常見錯誤解析》

2.企業常用公文的寫作

8類不同公文的性質和作用

A.通知：《國務院通知》

B.請示與報告：

a)相同之處 b)不同之處

C.批覆：具體的答覆意見

D.函：

a)邀請函 b)感謝函 c)復函等

E.會議紀要：

a)摘要記錄 b)詳細記錄

F.工作總結：《外商協會工作總結》的巧妙之處

G.工作計劃：

a)目標 b)措施 c)步驟

H.演講稿：開頭、主體和結尾

3.簡潔有效地使用電子郵件

A.書寫原則：KISS

B.書寫技巧：發送對象、標題、內容、籤名欄

C.電子郵件溝通禮儀

4.製作專業的工作簡報（PPT）

A.明確目標、分析聽眾

B.設定邏輯：金字塔寫作原則

C.如何選用文字、圖表和動畫讓PPT更精彩

D.演示PPT：開場白和結束語

E.巧妙幫助上司熟悉PPT

第五章：有效的會議/活動管理

1.導致會議低效的原因

A.長期以來我們都是怎麼開會的？

案例：「開會比較煩」的小王

B.企業會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果

C.原因如下：認識不到，重視不夠，準備不足，組織不好，技巧不佳，落實不力

2.高效會議前的準備工作

A.是否需要開會？

a. 不需要開的「五種會」

b. 必須要開的「五種會」

案例：生產車間著火了要開什麼會？

B.準備工作的重要性

a.會議準備的5W1H

b.會議準備內容核對單

c.會場布置的準備

d.主持人4個準備工作

3. 成功會議中的五大策略

A.如何做開場白

情景模擬：主持人的開場白

B.如何分配發言時間

C.如何掌握議事進度

D.如何達成會議決策

a.彼德·德魯克決策法

b.4種群體決策：權威、少數服從多數、共識、無異議

c.4種團隊決策法

案例分析：《工藝重組的討論會》

E.如何圓滿結束會議

4、如何成為優秀的會議主持人

A.把控好會議的三個階段

a.開始階段 – 熱身、b.進行階段 – 熱炒、c.收尾階段 – 熱心

B.如何應對會議中發生的意外

C.如何對付與會群體中的「刺兒頭」

情景模擬：《公司活動籌備會議》

5、會議記錄與會後跟進

A.會議記錄者的功能和勝任條件

B.對會議記錄的建議

C.如何進行會後跟進

D.自我評定

E.如何提高下次會議質量

6、項目性活動的管理

A.項目管理內容

B.大型活動的關鍵節點控制

C.常規活動如何推陳出新

討論：《那些年我們組織過的活動》

第六章：情緒與壓力管理

1、情商是什麼？

2、工作情商的18項能力

心理測試：《你的情商高不高？》

3、如何提高自我情緒覺察力

A. 辨識情緒：情緒來自於想法

案例分析：《開會遲到了》

B. 情商高手的溝通黃金法則：先處理心情，再處理事情

討論：《你遇到過的情商高手》

4、 如何處理工作上的負面情緒

A. 憤怒管理的秘訣

情景練習：《SCC法則》

B．如何管理壓力

心理測試：《你的壓力指數》

情景練習：《大腦SPA》

5、遇到挫折，如何自我激勵

A. 如何建立樂觀思維

情景練習：《樂觀三部曲》

B. 心情愉快的行政人員帶來高效團隊業績

第七章：結束語

1. 分享與回顧

2. 行動計劃