我的小小檔案經
作者：歸旭輝
作為一名檔案人，我不是個很好的案例，終其十餘年，不過一檔案搬運工。
但這似乎是一種宿命，既想仰望圍城之外的海闊天空，又捨不得這圍城之中的汗牛充棟。
也罷，日久生情，畢竟在這塊田地裡耕耘太久，雖不夠深愛，卻也很享受這片淨土帶給自己內心的淡泊與寧靜。
一些小小的心得和經驗分享給大家，以資借鑑，或批評指正。
第十六篇：檔案工作檢查
有了完整的檔案管理制度和體系，就意味著一個企業的檔案管理工作可以高枕無憂了嗎？
也不是的。第九篇《企業檔案管理制度》裡面提到：「指引+制度+檢驗，共同組成企業檔案管理體系，維護和推動企業檔案管理工作順利運行。」
如果沒有檢查、檢驗環節，隨著專/兼職檔案管理人員的流動，或對檔案管理工作的日漸鬆弛，這個制度體系也會陷於崩塌或空設。
那麼，如何進行檔案工作檢查呢？
檔案工作檢查一般有綜合檢查（定期巡檢）和專項檢查（不定期抽檢）兩種方式。下面我們從檔案工作檢查的目的、對象、標準、結果匯報等幾個方面一起來總結和分享。
一、檔案工作檢查目的
不管是綜合檢查還是專項抽檢，檔案工作檢查都是為了檢驗檔案管理制度體系的落實和執行情況，發現問題和不足並及時調整、改進，以達到規範企業檔案管理，保證檔案完整、安全的目的。
二、檔案工作檢查對象
檔案工作檢查對象有兩個方面：一是人，也就是專/兼職檔案管理員及其主管領導；二是事，也就是具體的檔案管理工作內容。
當然，檔案工作檢查要遵循「對事不對人」的原則，鎖定的目標是「檔案工作」本身。「人」是檔案工作的執行者，需配合檢查工作，並對檢查結果負責。
三、檔案工作檢查標準
檔案工作檢查，其標準的確定非常關鍵。主要包含檢查範圍、周期/頻次、執行標準等幾個方面的內容。
1、檢查範圍及頻次：
全面檢查，也可以是定期巡檢，也就是對所有部門的所有檔案進行檢查，其頻次可設置為每月/每季/每半年/每年一次。
專項檢查，也可以叫做不定期抽檢，可以是對某個部門、某個階段檔案管理工作情況的檢查，也可以是對某個專業（可以含多個部門）檔案管理狀況的抽查。其頻次可根據實際需要設置。
2、執行標準
執行標準可以從以下幾個方面制定：檢查依據、檢查項目/科目、檢查內容、檢查及扣分標準、扣分事項說明等。可藉助工具《檔案工作檢查表》（如下圖）進行。
其中「檢查及扣分標準」一定要明確，可根據企業檔案管理制度及操作指引等進行逐條羅列。如「檔案交接」中的「及時性」，其檢查及扣分標準可設定為：根據檔案管理制度第*條（或操作指引第*項）規定的移交期限進行移交，按時移交得分（前面確定的分值），超期限移交扣*分，期限外未移交扣**分。
「扣分事項說明」，若該項有扣分，需根據現場檢查情況做詳細說明，列出所扣分事項實例，以便檢查方和受檢方雙方確認檢查結果。若無扣分，則不需做說明。
如果執行標準較高，或實際工作中有更好的方法和建議，可在表格中設置加分項進行綜合加分。
四、檔案工作檢查結果匯報
檔案工作檢查結果匯報通常以報告的形式出現，主要內容可以包括：綜述（目的、依據、時間、參與人、方式等）、檢查結果排序、工作中的亮點、主要問題及分析、改進措施及下一步目標，等。
檢查結果報告可用於內部公告，或與績效掛鈎，以獎優懲劣，揚長避短，更好的促進和規範企業檔案管理工作。
檔案工作檢查是對檔案管理制度體系的落地、驗證和反饋，同時也是制度體系進一步改良和完善的一個重要依據。它是企業檔案工作中的一個管理工具，如何運用，取決於企業管理制度的嚴謹度，也有賴於企業主管領導的關注度和重視度。
以上只是個人工作經驗和觀點，僅為拋磚引玉，共享互學。
2021年1月30日晚於鄭州
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作者簡介：
歸旭輝，企業檔案人，出品【我的小小檔案經】系列篇。
業餘愛好詩歌與隨筆，有《狼》、《菊花》、《故鄉》等作品發表。系列篇【成長筆記】創作中。
腳踏實地，仰望星空！薪火相傳，花開人間！