數據錄入小能手,Excel記錄單高手才知道的隱藏功能哦

2021-02-15 亦心Excel

當我們向一個數據量已經很大的表格裡添加一條新數據時候，我們錄入的時間可能很少，但是花費在定位行切換列的時間佔用了太多，如果錄入的數據量很大，這些浪費的時間也不絕對會讓你心痛。

今天我和大家分享一個Excel隱藏功能——記錄單。記錄單可以完美的解決以上問題，不但操作界面簡單直觀，錄入完一條數據直接回車鍵可以直接繼續下一條數據，而且可以查找數據、核對數據、修改數據、刪除數據，真是錄入數據小能手。

下面我們就來詳細解釋記錄單的使用。


1、開啟

自從Excel2007以後記錄單默認並沒有反正數據功能區，需要我們自己手動添加。

我們可以通過點擊「文件」選項卡下的「選項」調出Excel選項對話框，或者

通過點擊「自定義快速訪問工具欄」下拉列表中的「其他命令」調出Excel選項對話框。

為了方便演示我們把記錄單添加到快速訪問工具欄。在Excel選項對話框中選中左側「快速訪問工具欄」，然後「從下列位置選擇命令」選擇「不在功能區中的命令」，並在下面找到記錄單並選中，然後點擊中間添加按鈕，並點擊確定按鈕完成添加。

這時我們可以看到快速訪問工具欄上已經有記錄單按鈕了。

其實除了添加菜單的方式，我們還可以直接使用快捷鍵，不過因為這個快捷鍵是老版本中的快捷鍵，因此我個人不是很對推薦大家使用，看個人選擇，這個快捷鍵是「Alt，D，O」即依次點擊這三個鍵可以達到同點擊記錄單按鈕同樣的效果。

2、錄入

如果是一個空白表格，我們首先需要錄入好表頭，然後選中任意一個表頭單元格或者表頭對應正下方一行任意一個單元格，點擊記錄單按鈕，這時會看到如下對話框，點擊確定即可調出記錄單界面。

如果已經有數據記錄了，則選中數據區域包括表頭或者其對應正下方一行任意一個單元格，點擊記錄單按鈕，調出記錄單界面，此時界面默認會展示第一條數據記錄只需要點擊新建按鈕即可開始錄入新數據。

當一個欄位錄入好以後可以按Tab鍵切換到下一個欄位錄入，當一條數據錄入完以後可以按回車鍵切換到下一條數據錄入。

對於已有數據記錄的表格，如果某一列是公式，那麼錄入的時候默認是不用錄入此列的。

3、查找

調出記錄單以後點擊條件按鈕可以切換至查找狀態，只需要在輸入框中輸入查找條件然後按上一條或下一條即可查找，如果有多條滿足條件的記錄按上一條或下一條即可切換查看。

查找條件既可以全匹配查找即輸入完整的數據，也可以模糊查找即輸入關鍵字；既支持通配符查找比如：小?，*明等等，也支持比較符查找比如：>10，<=50等等，功能很是強大。


4、修改與刪除

查找出記錄後還可以進行修改和刪除操作。對查詢出的數據記錄直接進行編輯然後按回車鍵即可完成修改，對查詢出的數據直接按刪除按鈕即可進行刪除操作。

我們來看看操作過程。

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