Excel文件太大如何變小?

2021-02-13 IT特攻隊

在日常工作中，有時會遇到這樣的Excel文件，可能就幾千條數據，但它有十幾兆。文件大了，運行起來就慢，給大家帶來困擾。小編第一次解決這個問題是在2015年，直到現在，還會經常遇到這樣的文件。

最近遇到一個固定資產文件，有十多個Sheet表，總共不到1000多條數據，文件大小卻有14M，如下圖所示，其實經過處理後，這個文件實際大小只有881K。

Excel文件太大原因有很多，最常見的莫過於"多餘的行多餘的列"。比如這個文件，橫向滾動條特別短，說明這個表格列特別多。

拖動到最後一列，可以看到該表格最後一列是XFD，也就是說表格已經啟用了全部的列。事實證明，即便這些列沒有數據，也會顯著增大Excel體積。

原因找到了，接下來，可刪除這些"多餘的列"，如下圖所示，選中要刪除的第一列，按快捷鍵ctrl+shift+右箭頭→，選中全部的空白列，右鍵刪除。

最後一步，刪除選中的列後，一定要及時保存Excel文件。很多人都能想到刪除多餘的列，但沒有解決問題，因為如果不及時保存，就看不到多餘的列被刪除了，以為方法不對就放棄了。其實方法是對的，就差最後一步。

Excel文件最多有16384列，1048573行，全部啟用的話，即便沒有數據也會增大文件體積。

上面演示了如何刪除多餘的列。刪除多餘的行，步驟相似，選中要刪除的第一行，按ctrl+shift+向下箭頭↓選中全部的行，右鍵刪除，保存Excel。

小編將這種類型的Excel問題稱為"多餘的行多餘的列"。一般情況下，正常操作很難啟用全部的行全部的列，可能的原因是從財務系統、訂單系統導出數據時導致的。

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