杏仁產品經理，業餘美劇、設計、哲學愛好者。頭像是我偶像。
會議是工作中繞不開的一部分，許多人都聽說過，在一項研究中發現，語言在我們的溝通中只佔了 7% 的比例。雖然這個研究結果僅僅是面向單個字眼的溝通，在現實中比例不至於這麼誇張，但不可否認的是，冰山下的許多信息，都是依靠語調、身體語言來傳遞的。這也是為什麼，即使在線溝通如此多樣和便捷，會議依舊不可被取代。
然而，許多人卻會對會議有牴觸情緒。冗長的節奏，即興的跑題，敵對的氛圍，模糊的結論……這些都讓會議要不然變得漫長而無效，要不然變得沉悶而無趣。那麼，如果才能開一場高效的會議呢？一起來看看科技巨頭，如 Facebook、Google、Amazon 等這些公司，是如何高效開會的。
明確會議類型：在 Facebook，CEO Zuckerberg 要求所有人在開會前，都先想好一個最基礎的問題：本次會議的目標是什麼？在他看來，會議可以分為兩大類：決策型會議、討論型會議。前者必須輸出一個明確的決定，如項目評審會、預算審批會，而後者則可能是召集所有人一起討論問題，共享信息，如晨會、頭腦風暴、項目溝通會等。
為會議製作進度表：把會議議題製作成一張進度表，每討論完一個議題，就打一個勾，這是 Facebook 的 COO Sheryl Sandberg 的建議。一方面，確保每一個議題都已經有了一個明確的結果；另一方面，如果你提前勾完了這份進度表，就讓會議提前結束。
在中午 12 點開站會：Facebook 的研發經理 Mark Tonkelowitz 往往會在中午開一個 15 分鐘左右的站會，所有人一會都要去吃飯，自然不會願意花時間跑題。
保持會議精簡：Google 的歷任高管都曾強調會議精簡的重要性。想要讓會議精簡，首先必須控制人，然後是控制時間。2011 年 Larry Page 回歸 Google 重新出任 CEO 時，甚至要求全公司每個會議最多不超過 10 個人。而曾在雅虎、Google 擔任高管的 Marissa Mayer，她要求會議儘量保持在 5-10 分鐘之間，快速討論，快速結束。
提前制定會議議程：Google 曾經的 CEO Eric Schmidt 在《How Google Works》一書中提到過，一定要提前 24 小時，將會議議程發給所有的參會人。議程應該包含會議目標、參會人、待討論的事項等內容。
每個會議都有一個 Leader：每一個會議上都需要有一個 Leader 負責做決定，並且在會後 48 小時內，將所有的結論總結成郵件發送給參會人與相關方。
緊急決定不需要等待會議：在 Google，會議是為了得出結論的。不要讓決定等待會議，如果你馬上需要做一個緊急決定，要不就跳過會議直接做決定，要不就立即召集會議。
用數據替代爭論：在會議中難免會陷入分歧，不同的人持有不同的觀點，這時候會議往往會陷入無休止的爭吵和討論。Google 強調在這類問題上，儘可能拋棄主觀色彩，而使用數據說話。
準備一個計時器：Google Ventures 的合伙人 Jake Knapp 推薦任何會議都應該有一個計時器，而且是實體的計時器。他特別推薦 Time Timer的計時器，錶盤上紅色的區域會隨著時間的流逝而逐漸減少，更讓參會人有時間的緊迫感。
只準備兩份批薩：對於如何控制會議規模，Amazon 的 CEO Jeff Bezos 曾有一個非常有趣的衡量標準：一場會議的人數，訂兩份批薩就夠了。如果超出這個規模，說明這個會議有太多的人參加了。
永遠準備一張空椅子：Jeff Bezos 還做過一個有趣的提議：永遠在會議室準備一張空的椅子來代表顧客。Amazon 的核心文化理念之一，就是從各個方面不斷完善和提升顧問體驗。這張空椅子就是一個符號性的象徵，提醒每個人不要忘記這一點。
可以看到，無論是 Amazon、Facebook 還是 Google，這些公司對會議都有一些共同的要求，例如只邀請必要的人，控制會議時長，事先準備議程，事後有結論等等。你也可以為自己的工作環境制定一些會議準則，來更高效地開會。
參考文章：
http://www.businessinsider.com/googles-rules-for-a-great-meeting-2014-9
https://www.inc.com/larry-kim/jeff-bezos-surprising-meeting-strategy.html
http://www.businessinsider.com/this-is-how-larry-page-changed-meetings-at-google-after-taking-over-last-spring-2012-1
https://www.getminute.com/how-to-run-a-meeting-like-google-apple-amazon-and-facebook/
https://qz.com/94701/top-business-leaders-meeting-tips/
全文完
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