十大提高工作效率的Outlook技巧集錦

工作之後，Outlook的使用頻率也非常高，今天由我的好基友雷哥帶大家領略使用Outlook提高工作效率的技巧。

對於Outlook來說，多數職場人士並沒有參加過系統培訓，因此只能憑感覺來操作。其實無法掌握其中的一些核心用法，以致於自己的工作效率低下，甚至在工作中會犯一些低級工作錯誤。

基於以上的情況，雷哥匯總了Outlook常用的十大錦囊，希望能夠提高你的職場效率。

註：本文以Outlook2013為例進行講解，可適用其他版本。

錦囊一：自動歸檔

自動歸檔可以定期將郵件歸檔到指定的文件夾，以減小郵箱佔用伺服器的大小。

Step1：點擊文件——選項——高級

Step2：點擊自動存檔設置

Step3：對自動存檔進行配置。

自動存檔時間間隔為7天；清除早於下列時間的項目為3月; 點擊瀏覽，將舊項目移至D:\Mail\201602.pst）；點擊立即將這些設置應用到所有文件夾。

實現的效果：每7天進行自動存檔，且3個月前的項目將被清除。

錦囊二：手動歸檔

Step1：點擊文件——清理工具——存檔

Step2：點擊將該文件及其子文件夾存檔，選擇一個文件夾進行歸檔。

如果想歸檔所有郵件，選擇你的郵件地址即可。

（例，點擊了郵件地址[e-mail]，如下圖所示，表示將2015/12/31之前的郵件，都歸檔到本地D:\Mail\201602.pst）

自動答覆主要用於外出助理，通過預設的回覆語言，告訴郵件發送者必要的信息。

Step1：文件——信息——自動答覆

Step2：支持提前啟用自動回復功能。

如下所示：設置自動答覆開始和結束時間；設置自動答覆公司內部員工郵件和公司外部用戶的郵件內容。

錦囊四：新建搜索文件夾

這一技巧是多數職場人士都不知道的，搜索文件夾是一個預設搜索方式的自定義文件夾，它與郵件的分類不同，搜索文件夾中的郵件，存放的地址仍然是收件箱，搜索文件夾中顯示的只是郵件的連結。

Step1：文件夾——新建搜索文件夾，選擇新建搜索文件夾的規則即可。

當收到的郵件滿足該規則時，郵件會自動在該文件夾顯示。

例如，選擇未讀或標有後續標誌的文件的規則時，outlook客戶端左側會出現這樣的文件夾。

當收到項目的郵件時，需要後續追蹤，只要點擊標記，郵件回自動出現在該文件夾中。

錦囊五：定時發送郵件

有時，郵件需要在A時刻才能發，可是A時刻，你卻在飛機上。這種情況該怎麼辦呢？

我們可以選擇定時發送郵件，即設定郵件的發送時間（比如，你可以設置為凌晨給老闆發郵件，老闆如果不知道有這個功能，以為你熬夜工作，這是分分鐘走向人生巔峰的節奏……）

Step：新建郵件——延遲傳遞——設置發送時間

Step：新建會議——選擇收件人（會議地點也要輸入）——調度助手——選擇大家空閒時間，安排會議

錦囊七：郵件籤名

每次發郵件，最後都要寫上自己的姓名，是不是感覺很麻煩？

其實我們可以直接設置籤名，這樣每次新建郵件都會有顯示。

Step1：郵件——籤名——新建

Step2：在籤名編輯界面寫下你嘚瑟的籤名吧。

Onenote也是office家族中的一員，它和Outlook是完美結合的。

當你收到一封乾貨或者重要郵件時，可以立馬保存到Onenote，便於查看。

為什麼要保存到Onenote呢，因為Onenote具有優良的知識管理能力，如果是一個複雜的項目，可以將成員來往的重要郵件發送到Onenote進行保存，分分鐘即可建立項目的小型知識庫。

Step：雙擊打開郵件，點擊OneNote

Step：視圖——待辦事項——日曆

這樣設置好以後，打開Outlook技能方便的看到自己的會議安排。

錦囊十：Outlook快捷鍵

—Ctrl+K 模糊查找—

—Ctrl+R  回覆郵件—

—Ctrl+N 新建郵件—

—Ctrl+shift+N 回復所有人—

—Alt+W 轉發—

這麼實用、高效的Outlook技能，還是第一次接觸，想想還有些小激動呢！！

本文轉載自雷哥Robin（ID：LEIGEPPT），作者雷哥，我的好基友，是我將要出版的書籍的合作者，一位才華與顏值並重的Office專家。

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