Outlook│五個技巧,提高工作效率!

在工作中，Outlook的使用頻率也非常高，今天帶大家領略使用Outlook提高工作效率的技巧。

對於Outlook來說，多數職場人士並沒有參加過系統培訓，因此只能憑感覺來操作。其實無法掌握其中的一些核心用法，以致於自己的工作效率低下，甚至在工作中會犯一些低級工作錯誤。

基於以上的情況，首先給大家匯總了Outlook常用的五大錦囊，希望能夠提高你的職場效率。

註：本文以Outlook2013為例進行講解，可適用其他版本。

錦囊一：自動歸檔

自動歸檔可以定期將郵件歸檔到指定的文件夾，以減小郵箱佔用伺服器的大小。

Step1：點擊文件——選項——高級

Step2：點擊自動存檔設置

Step3：對自動存檔進行配置。

自動存檔時間間隔為7天；清除早於下列時間的項目為3月; 點擊瀏覽，將舊項目移至D:\Mail\201602.pst）；點擊立即將這些設置應用到所有文件夾。

實現的效果：每7天進行自動存檔，且3個月前的項目將被清除。

錦囊二：手動歸檔

Step1：點擊文件——清理工具——存檔

Step2：點擊將該文件及其子文件夾存檔，選擇一個文件夾進行歸檔。

如果想歸檔所有郵件，選擇你的郵件地址即可。

（例，點擊了郵件地址[e-mail]，如下圖所示，表示將2015/12/31之前的郵件，都歸檔到本地D:\Mail\201602.pst）

自動答覆主要用於外出助理，通過預設的回覆語言，告訴郵件發送者必要的信息。

Step1：文件——信息——自動答覆

Step2：支持提前啟用自動回復功能。

如下所示：設置自動答覆開始和結束時間；設置自動答覆公司內部員工郵件和公司外部用戶的郵件內容。

錦囊四：新建搜索文件夾

這一技巧是多數職場人士都不知道的，搜索文件夾是一個預設搜索方式的自定義文件夾，它與郵件的分類不同，搜索文件夾中的郵件，存放的地址仍然是收件箱，搜索文件夾中顯示的只是郵件的連結。

Step1：文件夾——新建搜索文件夾，選擇新建搜索文件夾的規則即可。

當收到的郵件滿足該規則時，郵件會自動在該文件夾顯示。

例如，選擇未讀或標有後續標誌的文件的規則時，outlook客戶端左側會出現這樣的文件夾。

當收到項目的郵件時，需要後續追蹤，只要點擊標記，郵件回自動出現在該文件夾中。

錦囊五：定時發送郵件

有時，郵件需要在A時刻才能發，可是A時刻，你卻在飛機上。這種情況該怎麼辦呢？

我們可以選擇定時發送郵件，即設定郵件的發送時間（比如，你可以設置為凌晨給老闆發郵件，老闆如果不知道有這個功能，以為你熬夜工作，這是分分鐘走向人生巔峰的節奏……）

Step：新建郵件——延遲傳遞——設置發送時間

趕緊動手試試吧

一起提高工作效率

下一期還會有五大錦囊放送~~

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