【職場】郵件的學問:你會用To,Cc,Bcc,Fwd嗎?

2021-02-15 安格英語每日資訊

安格英語導讀：許多白領都夢想著進入福利好、工資高的外企，但是想進入外企，你的基本功過關了嗎？今天要說的不是英語口語，而是你的筆頭交流功底：蔽日發電子郵件。E-mail中的To，Cc，Bcc，Fwd如何使用，你真的知道嗎？

To
如果您的名字在地址欄To裡，那麼對方期待您對郵件做出回復。比較專業的做法是在48小時內回復。您拖延的時間越長，對方越期待一個完美的答覆。所以，如果立即回復和兩天後回復的內容一樣，那麼建議您立即回復。
如果您在發一封向若干人求助的郵件，請不要將他們一併放入To地址欄。根據Diffusion of Responsibility(責任擴散)原則，這樣會大大降低他們回覆郵件的可能。您應該一個一個分別發。
Cc (carbon/courtesy copy)
如果您的名字出現在地址欄Cc裡，那麼對方沒有期待您對郵件做出回復。
現在很多白領過度使用Cc功能，記住，只Cc與郵件內容相關的人。
被Cc的人很少仔細讀郵件，因為他們大多知道，發信人可能並不是真正需要自己讀郵件，而是需要讓這封郵件在更多的人那裡「留蹤跡」，以防萬一的時候「無跡可尋」。如果發信人需要某個被Cc的人格外關注這封郵件，可以在郵件正文提一下:「Mr. **, you have been cc'ed here. It is for your reference.」 或者乾脆用To功能發給他。
Bcc (blind carbon/courtesy copy)
這是一個極有誘惑力又極危險的功能。
可以用Bcc的情境是：在群發郵件時，收信人彼此不認識，為了保護收信人的隱私，可以在地址欄To中填上自己，然後將所有收信人都填在Bcc中。除此之外，請慎用。
Tip:
如果您不想讓人知道您暗送過誰，那最好根本就別送。如果萬一被Bcc的人，覺得有話要說，按了」Reply to All」, 那麼您的「陰謀」就戳穿了，您會被同事看做是一個backstabber(背後捅刀子的人).
Fwd (foward)
只有必要的時候才轉發，並簡要說明一下為什麼轉發。不要轉發不應該轉發的郵件，否則您會成為辦公室裡的不良信息傳播者，失去同事間最起碼的信任。
在轉發時注意清潔一下頁面，對方可能並不需要看到原郵件中長達好幾頁的來往對話，也不需要看到原郵件中一群陌生人的郵件地址，您只需要將相關信息轉發，其他內容都可以刪掉。

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