無論是SEO優化、內容從業人員或想要宣傳自己的企業，撰寫一篇好的新聞稿往往是令人頭痛的難題。今天我們想跟大家分享有關新聞稿撰寫的技巧與注意事項。
新聞稿，或稱作通訊稿，是一種具有新聞屬性和型態的宣傳文稿，大多是由公司、機構、政府、學校等單位發送給傳播媒體的通訊文件，藉此公布有新聞價值的消息。很多人曾經問過我，究竟新聞稿、廣編稿以及商品文案有何差別？
我想，主要的差別就在於新聞稿的內容必須具有新聞價值，而廣編稿或一般的商品文案可能只承擔了營銷、宣傳的使命。
掌握5W1H原則
一般來說，我們在撰寫新聞稿的時候，必須掌握「5W1H」的原則，也就是透過這篇新聞稿必須讓讀者清楚地知道：這是由哪個單位所發出的稿件？有什麼事情要在何時發生？為什麼要跟大家說明？具體想要說明的事由是哪些？這個事件或活動會在哪裡發生？以及可以如何參與或是到哪裡購買商品？
由於新聞稿的任務就是要為廣大讀者們提供事件的完整資訊與脈絡，所以請你在撰寫的時候儘量避免咬文嚼字、贅字過多，或是大量使用專業術語的現象，應以詞句通順、簡單明了做為最高指導原則。
倒金字塔式結構
新聞稿的屬性不同於一般的商品文案，所以寫作方式也略有不同，比較少採用「起承轉合」的傳統方式。一般而言，業界人士在撰寫新聞稿的時候，通常使用「倒金字塔式結構」的寫作方式。所謂的「倒金字塔結構」是絕大多數客觀報導的寫作規則，也可說是目前常見的新聞寫作敘事結構。換言之，也就是把最重要的資訊寫在前面，一段文句只寫一個事實；而且，整篇文稿以陳述事實為主，但不發表議論。
當然，之所以採用「倒金字塔式結構」來寫新聞稿，必然有其優點。舉例來說，像是：可以快速寫作、方便快速編輯和刪減以及有利於閱聽大眾快速閱讀與掌握重點等等。
在撰寫新聞稿的時候習慣直接切入重點，無須過於在意修辭或鋪陳，所以自然可以加快寫作的速度。另外，也因為大家都把事件重點放在新聞稿的前面幾段，所以當媒體編輯有需要並稿處理或調整稿件篇幅的時候，也很方便直接動手編修和刪減。
新聞稿該如何撰寫？
談完採用「倒金字塔式結構」寫作的優點，接下來就讓我來分享新聞稿該如何撰寫？我們覺得，撰寫新聞稿的時候首重一下筆就切入重點，也需要思考能夠帶給讀者的利益與價值是什麼？當然，我們也可針對個別媒體提供不同角度的內容，同時也要謹記發布新聞稿的目的是為了傳達有用的資訊，而非只是推廣促銷。切忌過於自我宣傳，以免稿件被拒絕刊登而白忙一場。
在這邊簡單幫大家做個小整理，如果想要透過媒體傳達重要訊息給社會大眾，你必須掌握以下這幾個關鍵因素：
第一點，是內容力求簡單明了，讓讀者吸收資訊不費力。
第二點，是內容要有獨到的觀點或特別的利益。
第三點，是可以滿足讀者的需求或協助解決問題。
第四點，撰稿的時候請謹記文筆通順，力求邏輯清晰。
第五點，是可以結合時事熱潮，易於被轉發、分享或渲染。
第六點，不過度迷信主流媒體，鎖定屬性合適的媒體或新聞管道來投放。
先理清整個事件的脈絡和始末因果
要知道，與媒體溝通是一門藝術，無論你想透過新聞稿來推銷商品、發布公司重大的人事消息或是宣布達到某些裡程碑，都必須先理清整個事件的脈絡和始末因果，才能讓人「秒懂」。
我們每天都會收到不同公司所寄來的新聞稿，時常發現某些企業所發出的新聞稿標題過於冗長，讓人難以理解想要表達的重點是什麼？撰寫新聞稿的時候，我們建議你不妨在標題之中適當地置入某些關鍵詞或可量化的數據，讓讀者可以儘快掌握到關鍵資訊與重點。
舉例來說，今年六月下旬我曾收到某軟體公司所發布的一篇新聞稿，但標題僅僅提到「2021年XXX盛大登場」，但並未具體地提及這場年度發表會有哪些重點項目？或是推出哪些令人期待的新服務？
直到看完新聞稿的第一段，我才理解到它宣布名年的主題定調為「Life on XXX」，致力打破線上線下分界、跨越時間及空間，為用戶打造全方位的數位生活基礎建設，將聚焦線下場景、金融科技、人工智慧三大策略事業發展，具體落實「Life on XXX」。
優先揭露想要帶給讀者的重點與利益
在這個碎片化的時代，因為大家普遍工作忙碌，也缺乏耐性，所以在撰寫新聞稿的時候，請務必在標題和第一段多下功夫，儘量優先揭露想要帶給讀者的重點與利益。最好還可以舉出實際案例，或是以數據、專家證言來凸顯新聞稿的論述亮點，進而讓人信服。
此外，為了讓新聞稿的內容更加豐富，並且能夠讓讀者迅速掌握重點，有時我們必須額外提供給媒體一些數據、圖表或樣品。如果你在新聞稿中也有提供照片的話，請記得要附上圖說，以增進讀者對於訊息的理解。
以美國蘋果公司為例，他們每年都會推出很多劃時代的高科技產品，像是Apple Watch、iPad或MacBook Pro等。倘若你仔細端詳該公司的新聞稿，不難發現他們會用淺顯易懂的方式進行解說，字裡行間並未充斥太多的專業術語。同時，他們每年還會舉辦多次的產品發表會，並提供新品給媒體記者以及意見領袖們試用，希冀透過實際體驗來強化品牌認知與增進銷售。
有人曾經好奇地把蘋果公司的新聞稿送去做可讀性檢測，赫然發現只要具有小學四年級學生的語文程度就能輕鬆理解。這是因為當年賈伯斯還在世的時候，曾經嚴格要求蘋果公司的公關部門要把新聞稿寫得淺顯易懂，必須讓十歲的小朋友都能夠理解。他不但會親自閱讀每篇新聞稿，甚至還曾說過：「如果連一個單純的普通人都不能夠理解我們的語言，就算是我們的失敗。」
因此，我們在蘋果公司的新聞稿中看不到太過艱深的專業術語、陳腔爛調或是讓人疑惑的行話。這一切，也都要歸功賈伯斯當年的堅持。這是一個不錯的參考準則，建議大家在撰寫新聞稿的時候，也可減少不必要的行話或專業術語，儘可能運用直白的話語來向目標受眾進行溝通與解說。
常被乎略的重點環節
在新聞稿的架構中，除了本文之外，還有兩個環節很重要，那就是公司簡介與聯絡人資訊。道理很簡單，因為這是一般社會大眾認識貴公司的起點。所以，想要寫好新聞稿，也不能忽略這兩個部分唷！
此外，要留下貴公司相關部門的聯絡方式，讓媒體記者或讀者想要進一步了解相關資訊的時候，可以儘快找到聯絡窗口。所以，除了要載明聯絡人的姓名、職稱之外，最好也能順帶提供該聯絡人的手機號碼和電子郵件。
聯絡人資訊的部分比較容易理解，也很好處理。但是公司簡介的部分，其實並不好寫！這是因為一般人很難用短短幾百字交代貴公司的來龍去脈、產品線、企業文化以及獨特的價值主張，所以往往會有不知從何下筆的感覺？
如何介紹公司
正常來說，我們應該舉出很多實例跟大家分享可以如何介紹貴公司。大家可以藉由觀摩其他企業的案例，來學習新聞稿寫作的技巧。在這邊，我們建議你在開始撰寫公司簡介之前，不妨先盤點一下自家公司的特色、文化與各種資產。
打個比方，你可以先思考一下：貴公司是在何時創立？主要的產品有哪些？有多少位員工？在哪些城市設有分公司或辦事處？曾經得過什麼獎項？達成哪些裡程碑？是否曾經在何時、什麼情境下創造過哪些非凡的紀錄？而貴公司的願景、價值主張，又分別是什麼呢？如果以上這幾個問題你都能夠回答得出來，我們相信就有足夠的素材可以著手撰寫公司簡介了。
如何跟媒體打交道
除了寫好新聞稿，我們還想跟你分享與媒體互動的方式。很多人不知道該如何跟媒體打交道，我們覺得真誠很重要。再來，你必須了解不同媒體的屬性以及需求，掌握相關行業記者的情報，並以同理心、公平心和平常心來對待媒體記者。請謹記新聞價值凌駕一切，千萬不要為了宣傳，做出有違職場倫理的事情，或是厚此薄彼，失信於記者哦！