Excel排序有兩個選擇，分別為「以當前選定區域排序」和以「擴展選定區域」排序，其中前者只排列所選擇的列，後者則排列所有列。另外，Excel排序方式有三種，即「升序、降序和自定義排序」，其中「自定義排序」可自由組合出不同的排序方式，例如一列按升序另一列按降序、一列按字體顏色另一列按單元格背景顏色等。排名次看上去也是排序，但它既可以對已排序的列排名次，也可以對未排序的列排名次。以下是Excel排序和排名次的具體操作方法，操作中所用版本為 Excel 2016。
一、Excel排序方法
(一）以當前選定區域排序
1、假如要對服裝表中「1月銷量」排序。單擊 E 選中該列，單擊「開始」選項下的右上角的「排序和篩選」圖標，在彈出的菜單中選擇「升序」，彈出「排序提醒」窗口，選擇「以當前選定區域排序」，單擊「排序」，則「1月銷量」按「升序」，操作過程步驟，如圖1所示：
2、單擊「排序」時，只有第五列的數據有移動，其它列無變動，說明「以當前選定區域排序」僅對當前選中列排序，未選中列則不參與排序。例如表格中第五行「紅色T恤」的「1月銷量」是 508，按「升序」排序後，508上升到第四行變了「粉紅短袖襯衫」的銷量。
（二）以「擴展選定區域」排序
1、同樣以對服裝表中「1月銷量」排序為例。選中 E 列，單擊屏幕右上角的「排序和篩選」圖標，在彈出的菜單中選擇「升序」，如圖2所示：
2、打開「排序提醒」窗口，選擇以「擴展選定區域」排序，如圖3所示：
3、單擊「排序」，則除選中的 E 列按「升序」外，其它列也跟隨 E 列的值移到了同一行。再拿 508 來說，508 由第五行上升到第四行，它的名稱「紅色T恤」也隨之上升到第四行，如圖4所示：
提示：選擇以「擴展選定區域」排序後，下次再選擇「排序和篩選」下的「升序或降序」，不會再彈出「排序提醒」窗口，Excel會自動選擇以「擴展選定區域」按排序。
（三）自定義排序（按字體顏色和單元格背景顏色排序）
1、以對服裝表的「編號」排序為例。選中 A 列，依次選擇「排序和篩選」圖標 → 自定義排序，如圖5所示：
2、打開「排序提醒」窗口，選擇以「擴展選定區域」排序，打開「排序」窗口，同時由選中 A 列自動變為選中整個表格，如圖6所示：
3、在打開的「排序」窗口中，「主要關鍵字」默認選擇「1月銷量（件）」，單擊「主要關鍵字」右邊的下拉列表框，選擇「(列 A）」，「排序依據」選擇「字體顏色」，「次序」保持默認的「自動」；單擊左上角的「添加條件」，則添加了一個條件，「次要關鍵字」選擇「名稱」，「排序依據」選擇「單元格顏色」，其它的保持默認，設置好後，如圖7所示：
4、單擊「確定」窗口，A 列按字體顏色排序，排在第一位的是黑色，第二位是紅色，第三位是藍色，它們都是 Excel 默認的顏色排序（順序可以修改）；B 列排在第一位是未填充單元格顏色的單元格，第二位是粉紅色，第三位是綠色，它們同樣是 Excel 默認的排序，也可以修改；排序後的效果，如圖8所示：
提示：如果要求一列按升序，另一列按降序排序，同樣可以用自定義排序的方法，主要關鍵詞按升序排，添加一個次要關鍵詞按降序排；當然還可以添加第三個關鍵詞，這可根據需要而定。
二、Excel排序用快捷鍵
1、選中 A 列，按住 Alt，按一次 H，按一次 S，按一次 O，打開「排序提醒」窗口，選擇以「擴展選定區域」排序，按回車或單擊「排序」，則表格所有行按降序排序，操作過程步驟，如圖9所示：
2、排序快捷鍵說明：升序快捷鍵為 Alt + H + S + S；降序快捷鍵為 Alt + H + S + S；自定義排序快捷鍵為 Alt + H + S + U。
三、Excel排名次的方法
（一）先排序後排名次
1、先把要排名次的列排序。選中 G 列，按住 Alt，按一次 H，按兩次 S，在打開的「排序」窗口中選擇以「擴展選定區域」排序，單擊「確定」，則 G 列「總銷量」按升序排列。
2、把公式 =RANK(G2,G$2:G$9,1) 複製到 H2，按回車，則得到結果 1，按住單元格填充柄並往下拖，所有行的名次都變為 1，按 Ctrl + S 組合鍵保存，則所有行的名次變為相應行的值，也就完成了排名，如圖10所示：
（二）不排序直接排名次
操作方法與「先排序後排名次」的第二步一樣，只是名次沒有按順序排列；操作過程步驟，如圖11所示：
（三）=RANK(G2,G$2:G$9,1) 解析
G2 是要排序的第一個數字單元格；G$2:G$9 是排序的範圍，其中 G$2 表示不引用 G 列，只引用第二行，G$9 是同一意思；1 表示按「升序」排列。