Office之Word排版技巧

0、引用

無論是在日常的工作中，還是在學習中，特別是對於要寫論文的人而言，對文章的排版是極為重要的一環，這決定了別人對我們文章的閱讀查看效率。同時良好的排版更能夠提高文章的條理性、清晰度和審美觀。筆者下面對編寫一篇文章的基本步驟順序做了簡要的闡述，可能有遺漏之處請見諒！希望能夠提高工作的效率。

1、設置頁面布局

1.1、基本設置

文檔的頁面布局是排版的第一步。設置文檔的頁面布局在office的word的【頁面布局】選項卡，可以分別設置頁邊距等信息，更多詳情的設置在點擊右下箭頭打開，在【頁面設置】對話框裡面。【頁邊距】選項卡裡面，可以設置上下左右的邊距以及裝訂線位置，【紙張】選項卡裡面設置頁面紙張類型，一般是「A4」，【版式】選項卡可以設置有關節的相關信息以及頁眉頁腳的布局。

@雲主宰蒼穹

1.2、文字編排設置清晰

在頁面設置中調整字與字、行與行之間的間距，使得內容看起來更加清晰，對文章更加有條理性，方便人們進行閱讀查看。

2、定義文檔所需的樣式

2.1、樣式設置

在【開始】選項卡中，在需要修改的樣式名上右鍵修改，進入修改對話框，可以對樣式的名稱、樣式的基準等等進行修改。單擊左下角的格式，可以定義該樣式的字體段落等格式，同時可以為該樣式設置快捷鍵。

注意：1、建議不要隨意修改「正文」樣式，會影響基於正文的所有樣式。2、建議使用Word的內置樣式，尤其是標題樣式，可以使相關後面的功能更加簡單一點。

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2.2、樣式的保存於載入使用

文章所需的常用樣式定義好了，為了避免重複工作，即就是常說的「重複製造車輪子」，將定義好的樣式保存起來，一般的方法是保存為模板，方法為【文件】|【另存為】|文件類型選擇「Word模板」，取一個見名知意的文檔名保存到合適位置。以後使用這個模板，只需要打開該模板文件，即可基於該模板快速建立一個文檔，同時可以使用定義好的樣式，這就是Word模板的作用。

3、製作各章標題與頁眉頁腳

3.1、帶編號的多級標題

一般在畢業論文等長篇文章中需要在各章前加入編號，形如文章的文檔結構，定義章節的編號的功能可以在【開始】|【段落】面板中按鈕|【定義新的多級列表】，打開定義新的多級列表對話框如下圖：

在1處點擊更多，展開右側面板；

在2處選擇級別1；

在3處設置級別的編號樣式；

在4處設置編號的對齊方式；

在5處設置級別1連結的樣式為標題1；

類似循環以上步驟，設置級別2，級別3等等，一般建議文章有3個級別就可以了。這樣就可以開始面板上看到定義好的帶編號的多級標題，在使用的只需要對相應文字應用相應的標題即可，就可以自動編號了。

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3.2、利用定義好的多級標題自動生成目錄

方法為【引用】|【目錄】|【自定義目錄】，打開目錄對話框，如下所示：

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在1處可以設置目錄中顯示的級別，一般選擇3。當標題有變化時，只需要點擊更新目錄即可。即就是在生成的目錄上右鍵，選擇更新目錄（即就是更新域，快捷鍵為F9）

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3.3、為各章分節

分節為也頁眉的基礎，相關對頁眉的要求都是通過對文章分節才能實現，例如奇偶頁不同，同時也是其他操作的基礎，如縱向版面與橫向版面混排。

3.4、插入頁眉頁腳

回到文檔的開始（快捷鍵Ctrl+Home），選擇【插入】|【頁眉】，出現【設計】選項卡，第一頁一般不需要頁眉，直接點擊下一節，先點擊【連結到上一條頁眉】，取消選擇避免與上一節頁眉跟著修改。

4、圖片與表格的編號與使用

在word中，圖片與表格的編號與引用主要利用題注，交叉引用即可。圖片與表格類似，只是圖片的題注在下方，而表格的題注在上方，在插入的時可以選擇。

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在需要引用圖片或者表格時，選擇【引用】|【交叉引用】，引用類型選擇圖或者表，引用內容選擇標籤與編號，插入既可以完成引用。

5、參考文獻的編號與引用

5.1、用尾注或者腳註

一般論文都需要引用參考文獻，標註草考文獻的方法有很多，筆者推薦使用尾注或者腳註的方法。方法【視圖】|【普通視圖】|【引用】|【顯示備註】|【查看腳註】，即可根據自己的需求進行修改。

採用腳註或者尾注的方法，其自動化程度較高，但是可定義性差，無法滿足文檔的需求。

5.2、利用交叉引用

1、新建一頁（快捷鍵Ctrl+Enter），並插入分節符，作為參考文獻的列表頁；

2、在【開始】|【定義新編號格式】，彈出定義新編號格式對話框，選擇編號樣式以及編號格式、對齊方式等等；

3、在編號後面輸入參考文獻的相關內容；

【小提示：在一般的資料庫中都有導入引用參考文獻的這個功能，可以直接導出格式複製到word中使用！】

4、在需要引用參考文獻編號的位置，【引用】|【交叉引用】，應用類型選擇編號項，引用內容選擇段落編號，即可插入。

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6、Word常用快捷鍵

6.1、快速插入當前日期和時間

方法：按Alt+Shift+D插入系統日期，按下Alt+Shift+T組合鍵插入系統時間。

6.2、快速多次使用格式刷

方法：在Word中提供快速多次複製格式的方法：雙擊格式刷，就可以將選擇的格式複製應用到多處，再次單擊格式刷就關閉格式刷。