檔案是人們在社會活動中直接形成的各種具有保存價值的原始記錄，在社會化進程中承擔著獨特的使命，隨著高新技術產業的發展，大部分領域通過網際網路技術融為一體，形成資源共享的發展模式。檔案信息集成管理的發展也成為趨勢，檔案館通過信息化技術實現檔案管理智慧化、信息技術現代化、智能管理規範化。
智慧檔案館中基於物聯網、雲計算等新技術構建的智能管理多元化檔案資源，具有感知與處置檔案信息能力，並提供檔案信息泛在服務。智慧檔案館建設主要包含了智慧檔案管理平臺、檔案庫房以及智能密集架等方面。
智慧檔案館管理平臺包括檔案的收集、管理、服務、保護及監督等多個子系統，檔案的智慧化管理是基於物聯網RFID技術智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理，智慧檔案管理平臺的建立，能夠讓檔案管理人員輕鬆查詢、跟蹤、提取檔案，感受智慧帶來的便捷。
為了使檔案能夠更加長久的保存使用，智慧檔案館建設針對檔案的存放環境也有嚴格的要求。檔案庫房管理應實現防火、防盜、防潮、防塵、防黴、防光、防高溫、防有害氣體、防鼠、防蟲等「十防」。要求檔案庫房管理實現檔案文件智慧查詢、追蹤、提取的同時，藉助空調、恆溼淨化器、消毒器等設備，保證檔案處於良好適宜的環境。
要實現檔案的智慧化管理，智慧檔案館建設中，檔案裝具不再僅僅是一個存儲工具，還應當具有對檔案信息感知、識別、處理的能力。智能密集架具有運行方便、控制靈活等特點，通過RFID技術能夠實時對檔案架上的檔案信息進行監控，便於查找管理。搭載大數據、雲計算等技術，結合虛擬化存儲利用平臺，讓智能密集架管理系統具有計算存儲能力、數據傳輸能力和應用擴展能，滿足業務工作需求和用戶利用需求。