我國檔案正處於現代化科技飛升的起點，以物聯網、大數據、智能化、雲計算等為標誌的網絡充斥到社會生活、生產的各個角落。檔案館也經歷了由簡單到複雜的過程，智慧檔案館也就是在此背景下產生的。智慧檔案館的發展在檔案存放環境方面也做出了很大的提升，系統與設備聯動，解決檔案存儲中自然因素造成的問題，提升檔案資料的利用率。
眾所周知，檔案資源具有原始性特點，因此讓檔案資料 長時間完好保存是檔案管理的核心內容之一。都只知道智慧檔案館基於大數據功能讓智慧檔案館查找、盤點以及數據統計等都得到了很大的便利。但今天要說的是，智慧檔案館中的環境智慧。檔案館是保管檔案的基地，檔案庫房的溫度、溼度、光照、通風等環境參數是決定檔案壽命的重要因素。其中溫溼度對檔案的影響很大，例如高溫高溼會導致檔案材料滋生黴菌，紙張水解，老化加快甚至腐爛，帶來不可彌補的損失。
智慧檔案館中的環境系統包含了各種環境檢測模塊，主要由溫溼度傳感器、門禁系統、漏水傳感器、空調遠程控制器、煙感探測系統、視頻系統、報警系統等設備組成。其中溫溼度監控系統能夠對空調、除溼機、加溼機等設備控制，使檔案館的溫度溼度保持在一個良好的狀態，避免檔案因自然因素導致的壽命降低。門禁系統能夠對智慧卡門禁進行管理，系統自動記錄工作人員出入信息，避免盜竊等情況出現，為檔案資料的安全增加防護網。漏水檢測、煙感報警系統，當檔案庫房的檢測模塊檢測到漏水、煙霧等情況，會自動發送報警信號，幫助檔案工作人員及時進行處理。視頻系統，在檔案館庫房中安裝攝像裝置，對庫房實行24小時不間斷的視頻監控，隨時了解庫房狀態。