如何制定有效的項目管理計劃?

編者按：項目管理計劃是項目的主計劃或稱為總體計劃，它確定了執行、監控和結束項目的方式和方法，包括項目需要執行的過程、項目生命周期、裡程碑和階段劃分等全局性內容。在項目開始之前，如能制定清晰明確的計劃，並讓相關人員都了解項目的目標和自己的責任，風險和成本管控等， 會對項目的順利進展有很大的幫助。

如果已經和客戶商討過項目所有的細節了，就不需要做項目管理計劃了，對吧?

不對。

一個完善的項目管理計劃，會涵蓋項目發展過程中需要的所有細節。這個計劃就好比一張地圖，有了它，你就不會因為某個細節沒把握好而壞了整個計劃。

所說如此，不是所有團隊都會實實在在把計劃列明，他們也因此面臨著因小小細節而導致項目混亂，最終失敗的風險。

本文的宗旨，就是幫讀者理解制定詳細項目計劃的重要性。

一. 項目管理計劃是什麼？

在項目實際開展、任務分配之前，制定計劃能幫助你組織團隊的工作，這樣就能節省時間，減少工作中可能是出現的誤解，減少資源浪費導致的成本提高。

制定項目管理計劃在以下幾種情況有益處：

1. 決定項目的價值命題。計劃能讓利益相關者知道執行該項目的原因和目的，這個項目能解決什麼問題，為什麼利益相關者需要支持這個項目。只要目標清晰了，在選擇合適的方法、資源、任務和團隊成員的時候，就會比較自然。
2. 探討項目中涵蓋什麼任務。項目管理計劃應該詳細地說團隊要完成的所有任務，已經情況有變、出現風險時，可能需要執行的任務。計劃也能讓利益相關者知道最終計劃能完成什麼任務，達到何種質量標準。
3. 列出每項人物的具體負責人。計劃應當讓團隊的每個人知道，自己具體負責什麼，需要完成哪些任務，每個任務的時限，以及每個任務如何操作。也正因此，在制定計劃的過程中，從團隊成員那裡獲得信息是必需的。
4. 設定計劃時限。時間確定後，你就知道團隊中每個成員在哪個時間點需要完成哪項任務，計劃應該設幾個時間點，什麼時候能交付最終產品和服務。
5. 指導項目預算。一開始就做好項目大致的預算，有助於避免後續出現意想不到的花費。

二. 項目管理計劃應有的元素

不管是什麼樣的項目管理計劃，都應該包含必須以下必要元素，制定二級計劃，在項目管理的過程中方便參考。

注意：以下列出的元素都是最基本的，應根據自己的企業、團隊、客戶和項目的具體情況來決定。

1. 執行簡介

計劃的第一部分是項目的簡要介紹，項目的使命、目的和衡量項目成功的標準。你還可以在介紹部分列出項目最終的成果和產出，讓目標讀者知道項目具體會達到什麼效果。

2. 整合

在這個部分裡，應該列出整個項目詳細的流程和相應的管理措施，列出團隊成員的各自的任務和角色，企業組織和階層次序，還包括企業內外的有影響者。

將注意力聚焦在管理和控制項目的修改、任務的執行、團隊工作的管理以及項目收尾上。

注意，雖然有些內容和「項目有變時的管理計劃」中的內容是重合的，但項目管理計劃中也不妨列出這個部分。

3. 範圍

項目管理計劃的範圍可以和策劃書的範圍一致，最好詳細描述。將項目的期限、團隊能做到的，做不到的，還有應該避免的情況都列入其中。

這樣一來，有助於團隊成員了解項目的期限和範圍，還可以避免出現誤解。

4. 時間表

任何項目管理計劃，最重要的部分就是時間的規劃。

計劃中，應當列出項目中所有產品的時間節點，期限以及其他決定因素。最好將估計以上時間點的方法、負責人員、使用資源等等做出說明。

小貼士：時間表可以藉助軟體完成，列出每個任務預計的完成時間，讓團隊成員人手一份。你可以藉助Gantt圖表來做時間表，根據任務的先後順序和分工來做出更明晰的計劃。

5. 成本

成本部分應列出項目的預算控制計劃，包括控制預算的方法，負責人員和預算報告的做法。

6. 質量

這個部分應該把重點放在保證最終產品/服務的質量，滿足客戶的所有需求上。

說清楚項目的質量標準是什麼，負責質量保證和控制的人員是哪些，可以使用什麼工具和方法，以及項目的成果如何衡量。

7. 人力資源

人力資源部分可以提供關於在項目開發期間團隊任命、管理和培訓的信息。其中，應該包括控制成員表現和效率所需的資源、技術和方法等等。

8. 交流

在項目管理計劃中，列明如何管理好團隊和利益相關者之間的交流，提出相關的方法和工具，負責保證交流順暢的人員以及其他相關的元素。

在制定計劃的同時，應該注意哪些信息是可以分享的，應該由誰來負責，誰有能力負責，可以使用什麼方法，哪些信息什麼時候是不適合分享的等等。

9. 風險

在計劃中，應對風險的識別、分析、管理、控制、和報告機製做出清晰的描述。說清楚誰負責哪個環節、具體的責任範圍以及可以使用的方法。

小貼士：你也可以隨著項目的進行，持續更新風險識別機制，以減少意外風險導致整個項目擱淺的可能。

10. 結尾

在項目管理計劃的末尾，可以加上：

1. 批准部分，以便利益相關者籤字確認。
2. 文中使用的術語定義表。
3. 附件部分，將計劃中提及的相關文件附上，以便參考。
4. 修改歷史部分，隨著項目的進行，計劃可能有變動，屆時可以列入這個部分以便記錄。

三. 制定你的第一個項目管理計劃的步驟

1. 要保證團隊中所有人都明白客戶的要求和項目的目標、期限、交付的具體產品/服務和質量標準。

2. 在與客戶會面商討之後，開始列出計劃的大綱。

3. 將列出的粗略大綱整理一下，開始制定詳細的計劃。除了以上提到的元素之外，你還可以加入一些項目的具體細節（比如管理評價、採購管理計劃等等）。

4. 回顧計劃，和團隊成員商討細節的調整。

5. 徵求項目經理或者項目贊助人的同意（取決於具體公司架構）。小貼士：將所有徵求同意的文件都在郵箱裡保存好，一面未來出現爭議。

四. 重點

1. 計劃沒有列好，就先不要開始項目。

2. 別指望能一天完成項目管理計劃。

3. 隨著項目進展，你可能需要調整計劃。如果後備計劃有變，也應該在管理計劃裡相應的部分及時更新。

4. 項目管理計劃的制定應該讓團隊成員和客戶都參與進來，以免將來發生誤解。

5. 項目管理計劃沒有完美的模板可以依葫蘆畫瓢。你應該按照自己手頭具體項目的需要和關注點來制定計劃。但是，像團隊成員、成本、時間、資源和風險等都是必不可少的元素。

 

原文地址：Project management 101: How to create an effective plan

譯者：Cado，由36氪編譯組出品。編輯：郝鵬程

譯文地址：https://36kr.com/p/5153927.html

本文由 @郝鵬程 授權發布於人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。

題圖來自 Pexels，基於 CC0 協議

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