用PPT和SmartArt製作精美業務流程圖

2021-02-13 PPT技巧精選

SmartArt是Office2007具有的功能組件，它可以設計出精美的圖形。比如人力資源部門人員可以利用SmartArt，在Powerpoint2007中非常輕鬆地插入組織結構、業務流程等圖示，加上增強的動畫設計工具，還可以讓死板的培訓課程變得活潑起來！

下面我們就以在PPT幻燈片文稿中插入公司銷售業務流程圖為例，介紹具體的實現過程。

PowerPoint2003：只能夠插入簡單的組織結構圖等圖形，圖形樣式單一；僅僅能夠為單一對象或者組合後的多個對象添加簡單的動畫效果，不能夠即時預覽。

PowerPoint2007：新增的SmartArt圖形工具具有80餘套圖形模板，利用這些圖形模板可以設計出各式各樣的專業圖形，並且能夠快速為幻燈片的特定對象或者所有對象設置多種動畫效果，而且能夠即時預覽。

一、妙用SmartArt設計流程圖

啟動PowerPoint2007，新建一個「新員工培訓」的演示文稿，然後單擊「插入」菜單，在彈出的工具面板中，單擊「添加幻燈片」按鈕，新建一個幻燈片，用來存放公司業務流程圖，並在其中輸入幻燈片標題：公司銷售業務流程圖。

由於這次需要在幻燈片中編輯一張關於公司銷售業務流程的圖示，因此單擊「插入」工具面板中的「SmartArt」按鈕，在彈出的SmartArt圖形列表框中，選擇「流程」類別中的「水平流程 4」圖形，然後單擊「確定」按鈕(圖1)。


圖1

這樣就在幻燈片中插入一個業務流程圖模板，同時在流程圖的右側會顯示一個名為「在此處鍵入文字」的文本窗格，在其中可以輸入流程圖中各個環節形狀的標題以及相關說明文字。當然也可以直接在環節形狀中直接輸入相應的文字，而且也能夠顯示在這個文本窗格中。

小提示：在編輯流程圖過程中，如果覺得文本窗格影響操作，可以單擊其右上角的關閉按鈕，從而取消這個窗格的顯示。需要顯示這個窗格時，右擊流程圖，在彈出的快捷菜單中選擇「顯示文本窗格」命令即可，而且在播放幻燈片時，這個文本窗格不會顯示。

在默認的情況下，業務流程圖中只存在3個環節形狀，但本公司的業務流程包括6個環節形狀，即：業務洽談→籤訂合同→客戶付款→發貨→客戶收貨→信息反饋，因此還需要添加3個環節。添加新形狀時，單擊「設計」工具面板中的「添加形狀」按鈕，選擇「在後面添加形狀」命令，即可在現有業務流程圖的後面新增一個形狀，重複此操作，添加其餘的形狀，然後在流程圖中的各個環節形狀或者文本窗格中輸入業務流程的各個環節名稱。

雖然在每個環節形狀中輸入了標題，但是這樣介紹公司的銷售業務流程圖，有點太簡單了，這時候就必須對每個業務環節作進一步的說明，比如對於「業務洽談」環節需要添加「需作詳細的文字記錄、部門經理需同意」等說明文字，可以在流程圖中文本窗格中「業務洽談」環節下面的次級文本框輸入上述文字(圖2)。


圖2

小提示：通常每個流程圖的環節形狀都附帶一個說明形狀框，並可以在其中輸入文字，但是新增的形狀，並不能夠在說明形狀框中輸入文字，這時候可以在右側的文本編輯框單擊需要添加說明文字的環節，比如：客戶收貨，然後單擊工具欄上的「添加形狀」按鈕，選擇「在下方添加形狀」命令即可(圖3)。

圖3

二、美化和修飾業務流程圖

銷售業務流程圖製作基本完成後，還應該修飾一下。

單擊「SmartArt工具」菜單下面的「設計」子菜單，在彈出的工具面板中，單擊「更改顏色」按鈕，從彈出的顏色列表框中，為流程圖選擇一種顏色方案，如：強調文字顏色6-3，然後從「快速樣式」列表框中選擇一種樣式，如：簡單樣式4。

為了進一步修飾業務流程圖，還可以添加一種主題方案，單擊「設計」菜單，在彈出的工具面板中，從「主題」列表框中選擇一種幻燈片主題方案，如：solstice，這樣就會發現所作的銷售業務流程圖立刻亮麗起來了(圖4)。


圖4

需要注意的是，在幻燈片中選定某個SmartArt圖示後，會在在菜單欄中顯示一個「SmartArt工具」菜單，在其下面具有「設計」、「格式」兩個子菜單，但是這個「設計」菜單與菜單欄中的「設計」菜單功能是有區別的。


三、用動畫功能讓流程圖動起來

作為一套專業的培訓幻燈片，僅僅能夠以靜態的方式來表達培訓內容是遠遠不夠的，當然需要通過PowerPoint2007強大的動畫功能，讓培訓幻燈片給新員工耳目一新的感覺，從而使培訓課程達到事半功倍的效果。

當需要給銷售流程圖添加動畫效果時，選定插入的流程圖，單擊「動畫」菜單，在彈出的控制面板中，單擊「動畫」效果列表框，即可彈出一系列動畫內置效果，更為重要的是，在每類動畫效果的下面，PowerPoint2007還針對幻燈片中每個對象的顯示方式，分為「作為一個對象」、「整批發送」、「逐個」、「一次按級別」、「逐個按級別」5種方式，以便於更加方便地設置個性動畫效果(圖5)。


圖5

從其中選擇一種比較不錯的動畫方案，如 「飛入」類別下面的「逐個」動畫方案，這樣在播放時，此幻燈片中的每個對象都會逐一飛入，而且可以立刻看到預覽效果。

在預覽過程中發現幻燈片中的對象飛入的速度太快，不利於新員工掌握，這時候我們可以調整一下幻燈片中的每個對象的飛入速度，比如將「業務洽談」圖示的速度由「非常快」調整為「中速」。調整時，單擊「自定義動畫效果」按鈕，在右側彈出的「自定義動畫」任務窗格的列表框中，單擊「1 圖示3 業務諮詢」選項，然後從上面的「速度」選項列表框中選擇「中速」選項即可。

小提示：PowerPoint2007不僅僅提供了多樣的動畫效果，還內置了大量的幻燈片切換效果方案，為幻燈片設置切換效果時，只須單擊「動畫」工具面板中的「切換效果」列表框中的某一方案即可。

來自：天極網

連結：http://soft.yesky.com/office/371/8148871all.shtml#p8148871

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