公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據的事實現象、統計數字、政策法規、上級精神等等。公文材料不同於文學作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實用文章不同，它的範圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的範圍主要包括兩個方面：精神依據和事實情況。
精神依據是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規，上級領導機關所頒布的相關政策、規定以及其他有關的文件精神。
事實情況包括直接發生的和間接轉引的。公文中所反映的情況主要指直接發生的、發現的、總結概括的事實情況，即本地區、本部門、本單位遇到的問題、發生的事情（過程、動向）、工作的進程（作法、經驗）種種。它在公文裡表現為具體事例、現象概括、數字統計等形式。這種直接發生的事實情況，是第一手材料。此外，公文的事實情況裡也包括間接轉引來的事例、概述、數字、經驗、成果等。
無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠。「情況確實」，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實，我們在材料準備上一般要抓好四個環節的工作：佔有、篩選、核實、加工。
（一）詳盡佔有材料
寫好公文必須詳盡地佔有材料。材料是形成觀點的基礎，事實、數字，這都是公文表達出來的「乾貨」，當然十分重要。「譬如大匠操斤，無土木材料，縱有成風盡堊手段，何處設施？」（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。
所謂詳盡地佔有材料，一是要「盡」，就是儘可能廣泛地佔有材料，「貪多務得」、「竭澤而漁」、「韓信將兵，多多益善」；二是要「詳」，就是詳細具體。一件事情的起因、過程、結果、多種因素的幹擾、正反影響效果；一件工作的動因、背景；一個問題的正反觀點、來龍去脈，都要儘可能詳細具體地佔有，寫出來的才有說服力。
佔有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：
1．平時積累，就是積學儲材。
平素注意學習、觀察積累，用時才能厚積薄發。古人所謂「積學」，指的就是這個道理。「得之在俄頃，積之在平日」（清·袁守定：《佔畢叢談》；「佔」，看；「畢」，簡冊），說的是一個道理。平時學習、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優而用，妙緒泉湧。
2．受領任務後，查閱文件，搜集資料。
這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時應注意與撰寫任務、與公文主旨的相關性，也就是說，要有一定的方向、範圍。操作方法是首先學習相關的中央文件，進一步領會精神實質，然後查閱上級領導機關所頒布的相關政策、規定，最後翻閱手冊、年鑑等工具書及報刊、雜誌上相關的情況報導和國內外研究成果。這一過程中，始終應注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項統計數字以及信息、簡報、總結、報告、會議紀要等相關資料，做到：上下通達，全局瞭然於胸，命筆瞻前顧後。
3．構思之前，實地調查，掌握第一手情況。這是最重要的一步。一般情況，也要調查了解，不僅可以核實已掌握的材料，而且可以發現新問題、新經驗、新動向；重點情況，尤其要進行深入的調查研究。實踐證明，組織召開座談會、調查會是一種快捷而有效的方法。如果發現實際調查的情況與撰寫者已經掌握的情況有出入，可以修正；出入較大，要尊重實際。即使發現實際情況與領導意圖相牴觸，也要尊重客觀實際，採用恰當的方法，妥善協調。這是唯物主義者應有的態度，也是黨性的表現。
（二）嚴格篩選材料調查、搜集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字檯上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩選。篩選材料，貴在一個「嚴」字，重在一個「新」字。主要是根據以下三個標準： 1．材料的相關性 這是以寫作要表現的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據來區別對待不同材料的。與公文主旨有關聯的材料，取；無關的材料，舍。在已經選取的材料中進一步篩選：與表現主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料，要詳，要具體、充分；與表現主旨、說明觀點雖有關係、必不可少，但是關係又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出「實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，一般略」；或主張「重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略」。這些來自實踐經驗的認識，是頗有見地的。材料的取捨、詳略，對於公文構思十分重要。不經過這一步，就很難搭起架子。 2．材料的典型性 這是要求篩選出最有代表性的材料來表現主旨，說明觀點。典型一詞，在不同領域裡有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現該類事物的總體本質特徵，並且預示著該類事物總體的發展方向，那麼這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對於構思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質量的較高起點。所謂「七分材料三分寫」，指的就是材料的質量對於整篇公文質量的重要作用和影響。3．材料的新穎性 這是要求篩選材料時應先注重選用那些在現實發展中出現的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷發展的新形勢下出現的新情況、新問題、新矛盾，也可以是亟待重視的新典型、新經驗或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是一切新事物，特別是那種代表了新的發展方向、具有強大生命力的事物。對於已知的材料，採用新視點來「燭照」，也可能會發現它具有現實啟發意義，這也是新穎的；「熟知未必真知」（列寧），從新的角度對常見的事物進行觀察思考，也可能會有新的發現。這同樣是新穎的。應當注意到一個時期領導和群眾所關心的「熱點」、「難點」、「敏感點」，也往往是行政領導研究工作的「興奮點」、「新鮮點」，作為負責公文起草的秘書人員、公務員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構思之初，就要考慮到這種「收視率」。