Report的主要功能是有兩個：一是提供資料，二是匯報情況。商務報告是公司經理、銀行家和持股人等獲取信息的重要渠道，也是管理者做出管理、投資和市場營銷戰略等決策的重要依據。寫作商
Report的主要功能是有兩個：一是提供資料，二是匯報情況。商務報告是公司經理、銀行家和持股人等獲取信息的重要渠道，也是管理者做出管理、投資和市場營銷戰略等決策的重要依據。寫作商務報告，是每一個商科留學生必須掌握的技能。我們常見的商務報告主要包括以下類型：事件調查報告(Investigative Reports)、意見調查報告(Survey Reports)、周報告(Weekly Reports)、月度報告(Monthly Reports)、進展報告(Progress Reports)、市場調查報告(Market Research Reports)、可行性研究報告(Feasibility Reports)等。儘管這些報告都有自身的特點,但它們都遵循商務報告總體寫作原則。
商務報告寫作的總體原則:
在撰寫商務報告時,應確保報告內容準確無誤(Accurate)、簡明扼要(Brief),結構清晰(Clear),建議明確果斷(Decisive),故簡稱ABCD原則。具體內容如下:
• 內容準確無誤:報告的正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫,更重要的是其內容要敘述的正確。報告的事實陳述部分既不能因譁眾取寵而誇大其詞,也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調陳述。實事求是、準確無誤是報告寫作的重要原則。
• 內容簡明扼要:報告的長短一般取決於報告的內容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長,而非正式報告則較短。不論何種報告,報告的語言必須簡潔、流暢,切忌陳詞濫調。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力,對方閱讀更浪費時間。撰寫商務報告時要儘量避免羅嗦,用儘可能較少的文字,完整、清楚地表達需要表達的意。
• 結構清晰明了:用數字、符號標明段落、層次、要點等,加強邏輯性,使讀者一目了然。• 建議明確果斷:多數報告都有結論和建議部分,是報告的核心。撰寫時,應確保報告的結論和建議是經過充分論證而得出的,而且應明確果斷,切忌模稜兩可。
一般來說,商務報告的常見構成部分有:
(一)摘要(Executive Summary)
一份正式且篇幅較長的報告通常在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁,是報告的導言、調查結果、結論和建議的內容總結。這部分一般是在整篇報告寫好以後再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫報告摘要。寫摘要時,應注意以下幾點:
• 儘量限制段落的數量,一般可用三段式:報告的目的、報告的調查結果和結論、報告的建議。
• 摘要寫作的時態用一般現在時,因為報告已經存在。如"This report shows..."屬於正確表達,而"This report will show..."則不妥。
• 報告摘要中無需引用具體數據。可用"by and large總的來說、the vast majority、only a few"等語言表達大概的數據或趨勢。
(二)標題(Title)
報告的標題應儘可能概括報告的內容,因為它是整篇報告的信息濃縮,而且標題應該準確、客觀,不應像報刊文章標題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外,標題應該是名詞短語或動名詞短語。如以下幾例:"Report on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems"。
(三)導言(Introduction/ Terms of Reference)
在導言部分,扼要地說明一下報告的寫作背景和主旨。此外,還應該註明報告提交給何人、何時提交的。如果是事件調查報告應首先說明事件的經過,包括事件發生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導言部分寫作的常見句型:
• The report examines / explains...
• The p urpose of this report is to... investigate / evaluate / study...
• The objective of this report is to... recommend / analyze / give...
• The aim of this report is to... feedback / estimate / assess...
• Enclosed is a report about...
(四)調查結果(Findings)
報告的調查結果部分是報告建議的依據,其內容應當準確無誤,結構清晰,語言流暢、銜接。這部分內容的每一個段落都應當有一個明確的主題句,一般放在段首,這樣便於讀者攝取這部分的信息。以下是這部分主題句寫作的常見句型:
• The findings of the investigation indicate that...
• It was proposed / found / felt / discovered that...
• It was generally the case that...
• Most peopl e thought / suggested that...
• A number of people mentioned that...
• Several changes were put forward.
• Several staff members expressed the view that...
若報告中需提供圖表統計數據或描述行情走勢,撰寫人應當熟悉這方面寫作的常用句型,以下就是該方面寫作的一些典型句子結構:
• The table / chart / graph / diagram / f igure / statistics shows / describes / illustrates that...
• As it can be seen from the table / chart / figure...
• It is clear / apparent from the table / chart / graph / diagram / figure / statistics that...
• The number of... increased / jumped / rose s uddenly / rapidly / dramatically from...to...
• The number of...decreased / dropped / fell greatly / significantly sharply from...to...
• The number of...fluctuated slowly / slightly between...to...
• The number of... remained steady / stable (stayed the s ame) between...to...
• There was a (very) sudden / rapid / dramatic / significant increase / jump / rise in the number of...from...to...
• There was a (very) sharp / steep / steady / gradual / slow / slight decrease / drop / fall in the number of...from...to...
• The monthly profit / figures peaked in December at 10%.
• The monthly profit / figures reached a peak / a high (point) in December at 10%.
• The monthly profit / figures bottomed out觸底in December at 10%.
• Sales witnessed a great rise / increase / drop / fall between...to...
(五)結論(Conclusions)
報告的結論部分是寫報告的人在報告調查結果的基礎上對調查結果進行總結和解釋。同一調查結果會因為撰寫者的不同而得出不同的結論,但這部分不應當包括報告前文中沒有提到的新的信息。
(六)建議(Recommendations)
建議往往是許多商務報告寫作的最重要部分。一份報告有效程度常常取決於報告中所提供的建議的質量高低。建議部分主要內容為報告撰寫人在經過充分的論證後認為應當採取的措施或行動。報告人有時也會描述採取措施後可能出現的後果或情形。
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