電子檔案：具有憑證、查考和保存價值並歸檔保存的電子文件。
元數據：描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。
業務系統：形成或管理機構活動數據的計算機信息系統，如辦公自動化系統、電子商務系統等。
電子檔案管理系統：對電子檔案進行採集、歸檔、編目、管理和處置的計算機信息系統。
電子文件歸檔：將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件及其元數據管理權限向檔案部門移交的過程。
電子文件管理原則：《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）
電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規律，堅持「統一管理、全程管理、規範標準、便於利用、安全保密」的原則。
統一管理。對電子文件管理工作實行統籌規劃，統一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理。
全程管理。對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處於受控狀態。
規範標準。制定統一標準和規範，對電子文件實行規範化管理。
便於利用。發揮電子文件高效、便捷的優勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用。
安全保密。按照國家有關法律法規和規範標準的要求，採取有效技術手段和管理措施，確保電子文件信息安全。
電子文件 「四性」保障原則是確保電子文件、電子檔案憑證價值、查考價值和保存價值的關鍵。
真實性原則：保障電子文件、電子檔案的內容、邏輯結構和形成背景與形成時的原始狀況相一致。
可靠性原則：保障電子文件、電子檔案的內容安全和正確地表達其所反映的事務、活動或事實。
完整性原則：保障電子文件、電子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失。
可用性原則：保障電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現或理解。