會博通檔案管理系統:文書類電子檔案有哪些質量要求

2020-12-10 紹林科技

會博通檔案管理系統資深產品經理指出：文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑑定等，應符合國家檔案局令第8號、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動化等業務系統形成並歸檔保存的電子公文，其質量還需滿足以下要求。

完整性

對於同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標題、文號、主送機關、正文、發文機關署名和成文日期6個要素齊全、完整。

版面格式要求

電子公文正本的公文格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》第三章要求，正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規則、公文的特定格式、式樣應分別符合《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

文件格式要求

電子公文的正本、定稿、公文處理單應以OFD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009），並支持向同級國家綜合檔案館採用的長期保存格式轉換；集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認可的格式歸檔保存。

元數據捕獲要求

應參照《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）設置、捕獲電子公文元數據，至少應包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號、檔號、年度、保管期限、內容描述、題名、日期、密級、形式特徵、存儲位置、脫機載體編號、權限管理、機構人員名稱、業務狀態、業務行為、行為時間、實體標識符20項。

封裝要求

若條件成熟，根據同級國家綜合檔案館要求，可以對文書類電子檔案與其元數據進行封裝。封裝可參照《基於XML的電子文件封裝規範》（DA/T 48-2009）執行。

原文摘自會博通官網

相關焦點

  • 會博通:幹部人事檔案管理系統功能詳解
    會博通幹部人事檔案管理模塊符合國家《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》。並且單位能夠根據自身的管理情況，設定符合單位的管理分類架構，繼而實現單位幹部人事檔案的高效化歸集和利用。1、自定義的管理分類架構 會博通為企業提供知識文檔全生命周期管理解決方案，凝聚組織增值的想法、信息和知識，從而增加組織的智力資本以及提升組織績效。
  • 博通數字檔案室管理系統之B/S網絡版解決方案
    一、產品概述「博通數字檔案室管理系統」是福建博通軟體有限公司根據國家檔案局加快檔案信息化建設步伐的精神，投入大量人力、物力和財力，歷時1年多研發的最新版檔案管理軟體。系統採用「組件式」的設計理念，面向對象的設計方法，能方便快速的研發成符合檔案管理工作的信息系統，並適應各級機關、企事業單位對檔案管理工作的不斷變化要求。
  • 會博通知識管理系統:城建檔案對國家對社會有什麼價值?
    會博通綜合知識管理系統資深產品經理指出，城建檔案對國家和社會具有保存價值，是歷史的記錄，和經驗的傳承，具有不可估量的再利用價值和創新參考價值！城建檔案是人們從事城建活動的產物，是一種社會現象。城建檔案來源於城鄉規劃、設計、施工、管理和科研等城鄉建設的具體實踐活動，產生於從事城鄉規劃、設計、施工、管理和科研等各個領域的組織和個人。這就是說，城建檔案的形成必須以人們的城建活動為前提，並且是由城建活動的具體內容所決定。城建檔案的價值，根據城建檔案保存範圍來確定，也是城建文件轉化為城建檔案的重要前提。總所周知，城建檔案與城建文件既有聯繫，又有區別。
  • 打造檔案管理流水線?厲害的企業,其實都有流程化思維!
    以萬寶集團、星群藥業等企業正在使用的會博通綜合檔案管理系統為例，藉助會博通的流程化歸檔功能，企業可分布式進行檔案錄入，即由各職能部門發起流程，把紙質文檔掃描錄入系統，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，再提交流程移交歸檔入庫；管理人員收到流程後，即可在系統對檔案進行集中統一管理。
  • 電子會計憑證檔案單套制時代來臨,檔案管理軟體將如何應對挑戰?
    而有挑戰的一面是，在只保存電子憑證的這種狀態下，對檔案信息化管理系統一定提出了更高的要求，信息化管理系統要隨之而變，與時俱進，那麼我們要改進哪些方面呢？這就要求檔案信息化管理系統要對接收過來的電子憑證及在後續的各個環節，可以隨時進行可靠的四性檢測，以保證其真實性、完整性、可用性及安全性，也即我們通常所說的四性檢測功能及要求（區塊鏈技術是天生適合解決四性檢測功能的、當前最好的技術，足可以值得再專門寫一篇文章來進行詳細的描述，即「如何利用區塊鏈技術實現電子文件的四性檢測需求」）；第三，檔案信息化管理系統的可配置化
  • 工程檔案管理系統如何布局?從中船北部灣的數位化實踐來探析
    工程檔案記錄了工程項目建設生產活動的全過程，是工程項目不可或缺的一部分。對於企業來說，該如何布局規範化的工程檔案管理系統呢?會博通從下面這幾個方面為大家分享一下。工程檔案有什麼特點?
  • 淺析法院電子檔案管理
    電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的複合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
  • 文書檔案信件管理
    文書檔案資料管理一、文書管理工作知識準備（二）公文的一般格式
  • 永久保存數字資源 江西出臺電子檔案移交與接收管理辦法
    《辦法》分總則、電子檔案的收集、電子檔案的數據要求、電子檔案的移交與接收、附則等5章共21條，對確保有保存價值電子文件及其元數據及時歸檔、規範、可信、安全並按時移交和有效利用具有較強的指導性和可操作性。
  • 檔案數位化加工服務外包系統
    逐漸的企業將一些重複性的非核心或核心業務流程外包給供應商，以降低成本，同時提高服務質量，這就是業務流程外包（Business Process Outsourcing，BPO）。BPO檔案數位化加工已成為近年來檔案電子化處理流程的發展方向。檔案電子化工作的目標是將紙質文書檔案通過專業掃描加工轉化為電子數據，對電子數據進行瀏覽查閱，同時對紙質檔案進行規範化管理，形成電子化庫房管理，電子化信息共享。
  • 6·9國際檔案日|電子文件歸檔與電子檔案管理
    電子檔案：具有憑證、查考和保存價值並歸檔保存的電子文件。元數據：描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。業務系統：形成或管理機構活動數據的計算機信息系統，如辦公自動化系統、電子商務系統等。
  • 我國文件檔案管理數字轉型的路徑與對策
    就好比在中國，打火機是不允許被帯上飛機的，理由是維護飛行安全，但是我們具體探究，打火機到底在哪些層面、有多大可能性危害飛機安全時，我們是否做過詳細而有說服力的論證?其實，美歐很多航空公司就沒有禁止攜帶打火機上飛機的規定。」這段論述同樣適用於檔案行業，電子文件管理系統、數字檔案館系統是否存在安全風險隱患?答案必然是肯定的。但同樣，若我們問的是，紙質文件是否會面臨安全風險?
  • 【每月一規】數字檔案室建設指南
    如有需要，可以在件號 子件號之後編制 下位代碼，比如頁（張）號等。5.3文書類電子檔案質量要求文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑑定等，應符合國家 檔案局令第8號、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）等要求，此外， 在辦公自動化等業務系統形成並歸檔保存的電子公文，其質量還需 滿足以下要求。
  • 2020年高考:圖書情報與檔案管理類專業全息解讀
    檔案學專業簡介：檔案學專業培養具備系統的檔案學基礎知識與文書知識，掌握現代信息技術的基本技能，能在國家機關、企事業單位的檔案機構、信息部門從事檔案信息服務、檔案信息管理工作及研究工作的應用型、複合型檔案學高級專門人才。
  • 長安汽車(集團)有限責任公司檔案管理系統
    一、立項背景　　長安汽車（集團）有限公司電子檔案管理系統全面整合項目是在2001年提出來的，它的提出既有歷史的背景又有現實的原因。從歷史的原因來分析主要有三個方面的因素： 　　其一：由於管理的原因，技術的原因和人員素質的原因，原用的東大阿爾派和清華紫光兩套系統僅停留在初級運用上，沒有完全發揮出設計功能。
  • 學術新知|業務系統與檔案管理系統歸檔集成框架:構建與內涵解析
    為了達到電子文件歸檔的基本要求，框架構建應以電子文件生命周期理論、全程管理與前端控制為指導。首先，電子文件生命周期理論要求框架構建應統籌考慮並實現業務系統和檔案管理系統的歸檔要求。歸檔是電子文件生命周期的一個轉折性節點，代表著電子文件向電子檔案的轉化，涉及電子文件在業務系統與檔案管理系統之間的交換與傳輸。
  • 民間文書檔案的歸戶性
    其他如合同、合約、鬮書、遺囑、繼書、借約、稅票等，都與切身利益有關，都是十分「有用」的，因此都要留存好。在已發現的民間檔案文書中，也正是此類文書遺存最多。其二是記憶上的有用，如日記、備忘、便記、類抄等，它們間接地是「功利性有用」的延續和補充。其三是情感上的有用，多是曾經有用的東西，留作了紀念。
  • 圖書情報與檔案管理類錄取數據來了丨專業錄取分析
    小編繼續以專業類為單位，系統整理了學校投檔錄取數據。今天我們來分析1205圖書情報與檔案管理類的常規批錄取情況。1205圖書情報與檔案管理類是12管理學中的專業類，包含以下專業。首先我們來看山東省2020年圖書情報與檔案管理類專業高考招生錄取中各院校的計劃、選科、最低錄取分數和最低位次情況。
  • 高等學校檔案管理辦法
    (五)科研類：按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發〔1987〕6號)執行。　　(六)基本建設類：按國家檔案局、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發〔1988〕4號)執行。
  • #檔案管理 都是乾貨！關於檔案分類整理的三大原則 可以收藏
    檔案分類的結果是形成一個具有一定從屬關係和平行關係的不同等級的邏輯系統。檔案分類要求在縱向上具有從屬關係，在橫向上具有平行關係，做到各類之間、各類相同級位之間的劃分標準一致，從縱向的從屬關係來說，它表示大類和它所展開的各級屬類之間的關係，即上位類和下位類的關係。上位類要能包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分，兩者之間是總體和部分的關係。