檔案數位化加工服務外包系統

2020-12-11 IT168

一、系統概述

　　隨著 WTO 的加入，各行各業的競爭將日益激烈，業務流程處理是否準確、快速成為企事業核心競爭力的關鍵，與此同時還要預防相應的經營風險。逐漸的企業將一些重複性的非核心或核心業務流程外包給供應商，以降低成本，同時提高服務質量，這就是業務流程外包（Business Process Outsourcing，BPO）。BPO檔案數位化加工已成為近年來檔案電子化處理流程的發展方向。檔案電子化工作的目標是將紙質文書檔案通過專業掃描加工轉化為電子數據，對電子數據進行瀏覽查閱，同時對紙質檔案進行規範化管理，形成電子化庫房管理，電子化信息共享。

二、業務流程

1、檔案交接
甲乙雙方共同到現場完成檔案資料的逐卷或逐份清點裝箱工作，清點完畢後由雙方負責人在檔案清單上簽字後生效；清點交接工作必須認真仔細，逐筆核對，不允許出現任何差錯。

乙方提取資料後立即移交數據給加工中心庫房，並由乙方庫房管理人員按照檔案清單進行核對，籤字後完成檔案資料的入庫，將檔案資料分類上架、建立加工批次。

2、檔案整理
按照加工批次的順序從庫房調卷，同時對所領批次做資料清點，核對無誤後調卷出庫，對所調檔案進行整理。

3、檔案修復
調取需要恢復的檔案，並按照相關要求，將檔案整理環節中未修復的由於年代久遠導致破損的文件託裱修復，更換目錄報表及卷皮根據甲方實際要求更換。檔案恢復完畢後提交檔案交接處入庫。

4、檔案掃描
獲取待掃描檔案，按照原件紙質、清晰度、色調選擇使用不同速率的掃描儀（高速、低速、平板）和掃描方式（黑白、彩色、灰度）對原件加工掃描。完成原件掃描後將檔案交給掃描質檢一校，進入下一批次任務。掃描後的文件歸檔裝盒入庫。

5、掃描校對
校對的任務分成二部分，一是對掃描圖像質量處理；二是核對文件有漏掃、錯掃部分給補掃，對於錯誤的掃描文件順序及文件命名給與糾正。

6、錄入掛接
獲取掃描校對完畢後的檔案，通過程序將掃描文件建立索引信息，對掃描文件進行按類按件處理，錄入後的文件必須與案卷中的文件順序一致。它文件材料按照"遵循文件的形成規律，保持文件之間有機聯繫"的原則進行排列。

7、錄入校對
目的對著錄數據、掃描文件質量、錄入的正確率做最後一次檢查，要求必須對照檔案逐一排查，確保以上三項指標的質量與正確性。

8、檔案查詢
檔案掃描成電子檔案後即可對其進行查詢，輸入一些基本查詢條件，獲取到與之對應的影像文件，如果該批檔案已錄入完成，可以查詢出數據信息。

9、質量抽檢
由乙方項目主管與工位組長共同協作構成質量監控，監控並抽檢已經完成的工序質量。各組組長分別定期抽檢本組完成任務的質量情況，並協助項目主管對最終加工結果組織抽檢。甲乙雙方項目管理人員主要對最終加工結果進行抽檢。

10、數據統計及報表列印
統計已經完成的成果信息，並生成數據統計報表。統計內容為不同的檔案類別和全部類別檔案的著錄條目（案卷、卷內）、掃描頁數、圖像大小（MB）、圖像色度信息等。

列印加工完畢並質檢合格批次的檔案卷目錄、件目錄等所需報表。

11、數據光碟製作
將所有待進行批量上載的數據進行硬碟備份，光碟備份完畢後製作光碟備份清單，將光碟和光碟備份清單一併移交光碟備份檢查處進行刻錄質量檢查。

12、光碟檢查
檢查已經刻錄好的光碟可讀性及數據格式命名等是否達到標準要求。

13、檔案歸還及數據光碟提交
乙方將抽檢通過的檔案資料批次按要求裝箱，按照原始檔案清單進行核對，核對無誤後籤字確認，移交給甲方。

14、數位化驗收
數位化後由甲方整體驗收包括檔案整理、目錄錄入的準確率、文件掃描質量、掛接的正確率、破損文件的託裱修復、移交數據的完整性、檔案實體的完整性等內容。如驗收不合格則由乙方無條件返工重做。

關於滄田科技：

　　南京滄田科技有限公司是一家致力於「專業掃描儀及應用方案供應」的高科技技術企業。公司培養、凝聚了一批經過權威機構資格認證的市場營銷和應用方案服務方面的專業高科技人才。擁有專業的影像採集及處理、資料庫、網絡系統集成經驗。

　　自2000年籤約成為MICROTEK 中晶掃描儀總代理開始；滄田先後與KODAK （柯達）、FUJITSU（富士通）、PANASONIC（松下）、CANON （佳能）、EPSON （愛普生）、HP（惠普）、HANVON（漢王）、AVISION（虹光）、GRAPHTEC（日圖）、UNIS（清華紫光）、FOUNDER（北大方正）、BENQ（明基）、NIKON、CONTEX、ACTION、KONICA MINOLTA等眾多國內外知名企業，確立了緊密的戰略合作夥伴關係。多年來，滄田科技一直以同行業領先的銷售業績及終端客戶更高的滿意度贏得了廠商們的充分信賴和大力支持！

　　南京滄田科技將不斷追求和探索最新技術、最優產品和最佳解決方案，為用戶提供全方位、高品質、高效率的服務。

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