2019年12月10日，湖南鐵道職業技術學院召開館藏檔案數位化加工項目驗收會。湖南省檔案館科技信息部主任仇壯麗，湖南第一師範學院檔案館館長、教授劉立勇，中南大學檔案技術研究所研究館員、教授向禹，湖南省委辦公廳檔案宣傳教育處一級主任科員吳珮嘉出席驗收會，對湖南鐵道職業技術學院館藏檔案數位化加工項目進行檢查驗收。湖南鐵道職業技術學院副校長首珩主持會議，學院黨政辦副主任魏俊晴、外包公司項目負責人等參加驗收會。
驗收會議現場
會上，驗收組聽取了湖南鐵道職業技術學院關於館藏檔案數位化加工項目概況、任務完成情況的匯報，並嚴格按照紙質檔案數位化加工項目驗收管理相關規範和技術要求進行現場檢查驗收。驗收組現場查看了檔案室基礎設施建設和卷宗整理存放情況，並通過隨機抽樣、對照檢查等方式對檔案數位化建設標準、規範管理、錄入信息準確性等進行了全面檢查驗收，同時對檔案館外包服務提出建議，要求不斷加強外包服務加工過程中的現場管理、安全管理和加工過程資料的收集歸檔，確保檔案數位化的質量和檔案實體、信息的安全。
驗收組現場檢查
仇壯麗表示，湖南鐵道職業技術學院館藏案數位化加工項目建設達到了預期效果，希望湖南鐵道職業技術學院持續加強人、財、物等資源的配置，整合檔案資源，充分發揮網際網路的作用，提高服務質量，儘早建成數字檔案館。同時，他還要求外包技術服務公司繼續做好後續服務工作，對使用過程中出現的問題及時跟進並整改。
首珩表示，湖南鐵道職業技術學院將針對驗收組提出的建議，進一步改進方法，確保各項指標全面達標，並在思想上重視、措施上強化、人員上加強，順利啟動二期項目，爭取圓滿完成湖南鐵道職業技術學院館藏檔案數位化加工項目建設，早日實現為社會及師生提供快捷高效服務的目的。
為貫徹落實中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神，湖南鐵道職業技術學院借鑑高校數位化檔案館建設經驗，結合學院實際，採取外包的方式將湖南鐵道職業技術學院檔案館數位化加工項目分三期實施。截至目前，湖南鐵道職業技術學院館藏檔案數位化已達219 673頁，實現了「秒查」檔案的質的飛躍，有效提高了檔案保管的安全性和查閱利用服務效率，為早日建成數字檔案館打下了堅實的基礎。
(作者單位：湖南鐵道職業技術學院)
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