1 範圍
本標準規定了原始地質資料的歸檔範圍,卷內文件分類、編號、編目和立卷歸檔的一般原則。本標準適用於地質工作中形成的原始地質資料的立卷歸檔。
2 規範性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用面成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標準,然而,鼓勵根據標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用於本標準。
GB/T11821照片檔案管理規範
GB/T1822科學技術檔案案卷構成的一般要求
GB/T18894電子文件歸檔與管理規範。
3術語和定義
下列術語和定義適用於本標準。
3.1
原始地質資料。original geologicat data
在進行地質工作時直接形成或採集的,反映地質現象或地質體的,以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質工作成果原稿等
3.2
地質檔案 gealegical archives
地質工作中形成6國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的原始地質資料。
3.3
電子文件 electronic records
在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,並可在通信網絡上傳送的文件。
3.4
立卷歸檔 filing
根據原始地質資料形成規律和特點,有關要求收集齊全,系統整理,組成案卷,移交地質檔案部門統一管理的過程。
3.5
案卷file
由互有聯繫的若干文件組合而成的檔案保管單位。
3.6
件 piece
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,正文、表冊、附件、圖等一冊(本)文件為ー件:以能獨立有效使用的電子文件(夾)為一件,資料庫或軟體文件夾為一件。
4歸檔範圍與分類
4.1 歸檔範圍
地質工作中形成的具有保存價值的原始地質資料均屬歸檔範圍。
4.2 分類原則
4.2.1 根據原始地質資料的形成規律、形式特徵和內在聯繫,案卷內的原始地質資料劃分為10類。
4.2.2 每一件原始地質資料按有機聯繫只能歸入其中一類,不應增設類別。
4.3 類別
4.3.1 成果底稿、底圖類(代字/代號:底/D) 成果報告(包括正文、附圖、附表、附件、資料庫和軟體、審批文件等)的最終稿。
4.3.2 測繪資料類(代字/代號:測/C 測繪設計、觀測記錄、計算資料、測繪成果,相關驗收文據等。
4.3.3 野外地質觀察類(代字/代號:觀/G) 野外地質調査圖件、觀測記錄、照片及底片、工作總結(小結),相關質量檢査記錄等。
4.3.4 勘探工程及現場試驗類(代字/代號:探/T) 地質工作中的鈷探(井)、坑探、槽探等地質工程資料,各類野外試驗資料,相關質量檢査記錄等。
4.3.5 採樣測試鑑定類(代字/代號:樣/Y) 各類樣品的採樣記錄、測試成果及相應的總結報告、質量檢査記錄等。
4.3.6 試油、試採、採油類(代字/代號:試/S) 油氣勘探與開發中試油、試採、採油形成的各種資料。
4.3.7 儀器記錄及動態資料類(代字/代號:錄/L) 各種儀器記錄形成的,以圖紙、照像圖紙和底片、磁碟(帶)等介質保存的原始數據;各類地質長期監(觀)測點的位置圖、觀測記錄、動態曲線等材料;相關質量檢査記錄。
4.3.8 航遙影像類(代字/代號:像/X) 遙感、航空攝影測量過程中所形成的照片或像片資料。
4.3.9 中間性綜合資料類(代字/代號:綜/Z) 室內整理、數據處理形成的中間性成果及相關質量檢查記錄等。
4.3.10 技術管理文件類(代字/代號:文/W) 立項文件、設計書、指示性文件、重要技術措施材料、質量體系運行的相關文件、申報獎勵材料等。
5編號與編目
5.1 編號
案卷內的原始地質資料以件為單位編制檔號,類目編排順序見附錄A。檔號由案卷號、卷內類別代號、件號組成。案卷號:立卷歸檔時由地質檔案部門賦予案卷的代碼。類別代號:用4.3中的類別代號表示。件號:類內以件為單位,從1開始編流水號,一件一號,採用4位阿拉伯數字表示,不更的前面填充「0°」。檔號結構:案卷號+類別代號+件號。
示例:
檔號12345D003中,12345為案卷號;D為卷內類別代號,代表成果底稿底圖類0033為件號。
5.2 編目
每一案卷應建立卷內文件目錄及備考表。卷內文件目錄包括卷內目錄封面錄索引表、文件目錄和電子文件使用說明書等,格式參見附錄B。備考表格式參見附錄C。案卷內原始地質資料按附錄A的類目編排順序在目錄中登記。
6 立卷歸檔要求
6.1 立卷歸檔基本要求
6.1.1 歸檔的原始地質資料要齊全成套,每件內容要素構成應完整並符合地質工作規範要求,責任籤署完備,應反映一項地質工作的全過程。
6.1.2 中途停止或階段性完成的地質工作,也應按本標準要求立卷歸檔,並在備考表中註明工作中斷的原因和原始地質資料可供利用的程度。
6.1.3 合作開展的地質工作,由主要承擔方(或合同約定一方)負責該地質工作原始地質資料的立卷歸檔。協作方應將需歸檔的原始地質資料送交歸檔責任方歸檔,以保持其完整性。
6.1.4 收集的地質資料已為地質工作所利用,並轉化為該地質工作原始地質資料的,應立卷歸檔。
6.1.5 原始地質資料的密級、保密期限由原始地質資料形成單位依據國家有關保密規定確定並標註。
6.1.6 原始地質資料的格式及規格大小應符合有關地質工作規範和歸檔保存要求。原始地質資料應字跡工整醒目,圖面清晰美觀。
6.1.7 每一案卷內地質檔案文件目錄放在首位,地質檔案文件目錄及備考表不編件號。
6.1.8 地質工作結束(包括中止)後3個月內完成立卷工作,並向地質檔案部門移交。地質檔案部門驗收合格後,辦理移交手續並發給原始地質資料歸檔合格憑證。
6.2 紙質文件材料立卷歸檔一般要求
6.2.1 報告正文、附件的幅面一般採用國際標準A4幅面紙,附圖冊和附表冊幅面可為A4、A3幅面 紙,大幅軟質圖件應按國際標準A4(297mm×210mm)或國家通用16開型(260mm×185mm)折成手風琴式,圖面朝裡,責任欄(圖籤)朝外。不宜摺疊的圖件應平放或卷放,並可加圖袋(筒)等檔案裝具。
6.2.2 成冊(本)的原始地質資料應有封面、扉頁、目錄頁及頁碼等,扉頁應包含題名、責任人及完成時間等。裝訂不應使用易鏽蝕及易老化的材料。單冊厚度一般不宜超過20mm。
6.2.3 圖件的右下角應有圖籤,圖籤內容包括題名、圖號、順序號、責任人、完成時間等。多拼的圖件,在最後一張圖的右下角應有圖籤,其餘各張圖可僅附圖名、圖號及順序號;順序號應按從左到右、從上到下的順序排列。
6.2.4 立卷歸檔的照片應有文字說明,每張底片的編號要與照片一致,應符合GB/T11821的規定。
6.2.5 野外記錄應使用適於野外記錄並利於長期保存的書寫材料。對點號、巖層產狀、地層代號、厚度、長度、面積、體積、坐標等重要數據,重要地質現象素描圖及其他主要圖件均應著墨。
6.2.6 原始地質資料應選用利於長期保存的優質載體(紙張、膠片等)。字跡材料要著墨牢固,不應使用原子筆、彩色筆等易褪筆跡的材料書寫。要求書寫工整,符號清晰,著色符合規範標準。
6.2.7 計算機輸出的文字材料和圖件在不受工程作業主要技術裝備軟、硬體環境限制的情況下,應首選雷射印表機輸出或印製效果比其更利於長期保存的設備輸出,不宜使用色帶式印表機、水性墨擴印機和熱敏印表機。
6.2.8 每一件原始地質資料應在右上角加蓋檔號章,圖件在責任欄(圖籤)附近加蓋檔號章。
6.2.9 案卷封面式樣、案卷管背式樣、檔號章式樣、裝具式樣及原始地質資料制可令 GB/T11822有關規定。
6.3 電子文件立卷歸檔一般要求
6.3.1 電子文件的數據組織形式,應根據資料類別、數據成果特點、成果單元成形式或參考利用方式而定,以方便地質檔案管理和利用。
6.3.2 參考附錄A中的歸檔類目組織文件,擬定名稱,建立文件將電子文件存入文件夾中。
a)每一項地質工作的電子文檔以一個獨立的子目錄(一級子目錄)置於根目錄下,子目錄名即為 該地質工作形成的地質檔案的案卷號,該份電子文檔的所有電子文件均置於此子目錄下。地質檔案文件目錄及備考表放在一級子目錄下；
b)在一級子目錄下按卷內類別建立二級子目錄,分別用於直接存放該份電子文檔相應類別所有的電子文件,二級子目錄名為案卷號十類別代號;
c)如果二級子目錄下需建三級子目錄,在二級子目錄下應按照每一文件一個子目錄的原則再建立若干個三級子目錄,每一個子目錄的名字與該件所對應的檔號相同,它們將分別用於存放該文件及其運行時所必須的相關文件(如二次開發軟體、系統庫、字庫和文件等),且這些相關文件應存放在一個獨立的文件夾中。如果各件電子文件是用同一工具軟體形成的,運行時所必須的相關文件相同,則可以將這些相關文件以一全獨立文件夾的形式直接放在該子目錄下,但此時應在電子文件使用說明書中給予說明;
d)如果三級子目錄下還需再建立其他的子日錄那麼創建後應在電子文件使用說明書中進行說明。
6.3.3 同一案卷(或類目念ッ存備在一張光碟(磁帶、磁碟等)內、若一張光碟(磁帶、磁碟等)空間不夠,可存儲在多張光碟ン、磁碟等上。
6.3.4 存儲電子文件成)利於長期保存的高質量體可參照GB/TN關規定。本標準推薦 採用的載體為只讀光、不應使用軟磁碟作為歸檔電子文件的載體。
6.3.5 歸檔的電子的載體應無劃痕、斑點、黴對、變形等損傷,應能在通用讀取設備上正確讀取且不攜帶病毒。
6.3.6 電子文件所提供的信息應齊全、完整、準確。電子文件一般不加密,如果加密應將密鑰同時歸檔。電子文件不宜壓縮存儲。
6.3.7 電子文件格式應採用通用標準格式,便於數據交換和共享,具體可參照成果地質資料電子文件匯交格式要求的相規定。
6.3.8 電子文件附有地質檔案文件目錄備考表,並列印紙質文件以備查閱。
6.3.9 存儲電子文件的載體上應有外標籤,標籤內應填寫地質檔案卷號、載體號、題名、寫入數據的日期等。