前 言
本規範根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規範》、《電子文件歸檔與管理規範》的有關規定製定，為《中國科學院檔案管理工作標準》的組成部分。
本規範為第一次制定。
本規範由中國科學院辦公廳提出並負責解釋。
本規範由中國科學院批准。
本規範起草部門：中國科學院辦公廳。
本規範主要起草人：靳桂榮、張崢、袁慧、黃麗榮。
ZKY/B002—7—2006
會計檔案建檔規範
1 總則
1.1 為加強我院會計檔案的建檔工作，確保會計檔案的完整、準確、系統，充分發揮會計檔案為經濟業務工作服務的作用，制定本規範。
1.2 本規範規定了會計建檔工作的基本要求和管理職責，明確了會計核算材料的歸檔範圍、整理立卷、保管與交接和利用的要求。
1.3 本規範適用範圍執行《中國科學院檔案管理工作標準》。
2規範性引用文件
下列標準所包含的條文，通過在本規範中引用而構成為本規範條文。
2.1 《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)
2.2 《會計電算化工作規範》(財會字[1996]17號
2.3 GB/Tl8894--2002((電子文件歸檔與管理規範)
3術語
3.1 財務部門(finance department)
指本單位的財務核算管理部門。
3.2 會計檔案(accounting archives)
指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
3.3 會計憑證(accounting voucher)
指用來記錄經濟業務，明確經濟責任、作為記帳依據的書面證明。
3.4 原始憑證(underlying document)
指在經濟業務發生時，由業務經辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況，並明確有關經濟責任的一種憑證。
3.5 記帳憑證(journal voucher)
指對經濟業務按其性質加以歸類，確定會計分錄，並據以登記會計帳薄的憑證。
3.6 匯總憑證(summarized voucher)
指將許多同類記帳憑證逐日或定期匯總後填制的憑證。
3.7 會計帳簿(accounting book)
指以會計憑證為依據，連續、系統、全面地記錄經濟業務的薄籍。
3.8 財務報告(rmancial report)
指根據日常會計核算材料定期編制的，綜合地反映一定時期的資產、負債和所有者權益狀況，以及某一特定時期的經營成果和現金流動情況的書面文件。
3.9 卷、冊(volume)
指按照會計核算材料形成的特點組成的基本保管單位。
4 基本要求和管理職責
4.1 基本要求
4.1.1 各單位應遵照中國科學院關於會計檔案建檔要求，明確主管領導，組織實施會計檔案建檔工作。
4.1.2 財務部門應設有兼職檔案管理人員，負責會計檔案的形成、積累、整理、立卷和歸檔與交接工作。
4.2 管理職責
4.2.1 單位主管領導管理職責
4.2.1.1 加強對本單位會計檔案工作的領導，把會計檔案工作納入工作議事日程。
4.2.1.2 重視會計檔案的管理工作，保證其所需的人、財、物、場所及安全等必要條件。
4.2.2 財務部門管理職責
4.2.2.1 負責制訂有關會計檔案的管理制度，確保會計檔案工作納入本部門目標管理和考核工作中。
4.2.2.2 明確會計檔案管理崗位職責，負責會計核算材料的收集、分類、整理、立卷等建檔工作。
4.2.2.3 負責向綜合檔案室交接會計檔案和對未交接會計檔案的保管、利用等工作。
4.2.3綜合檔案室管理職責
4.2.3.1 負責指導、檢查、監督和協助財務部門做好會計核算材料的歸檔工作。
4.2.3.2 負責定期對本單位會計檔案的接收、保管等工作。
4.2.3.3 配合財務部門做好會計檔案的提供利用工作。
5歸檔範圍和要求
5.1 會計核算材料歸檔範圍和要求
5.1.1 歸檔範圍
5.1.1.1 凡在單位會計核算活動中形成的，記錄和反映本單位經濟業務活動的重要材料和憑據均屬於歸檔範圍。
5.1.1.2 會計核算材料歸檔範圍詳見《會計材料歸檔範圍及保管期限》(見附錄A)。
5.1.1.3 財務部門形成的財務預決算(包含文字分析材料)、財務計劃、財務管理制度等文件材料，應執行《中國科學院文書檔案建檔規範》進行歸檔，不作為會計檔案管理範圍。但會計檔案中可留存一套財務預決算複印件，便於查閱利用。
5.1.2 歸檔要求
5.I.2.1 歸檔的會計核算材料應確保真實、完整、準確。
5.1.2.2 各單位每年形成的會計核算材料，應當由財務部門在第二年度的6月底前完成立卷歸檔工作。
5.2 電算化會計核算材料的歸檔範圍和要求
5.2.1 歸檔範圍
5.2.1.1 存儲在磁性介質或光碟上的會計核算數據及列印輸出的紙質載體的會計核算材料。
5.2.1.2 會計軟體的全套文檔資料以及會計軟體程序。
5.2.2 歸檔要求
電算化會計核算材料歸檔的相關要求按照GB/Tl8894—2002《電子文件歸檔與管理規範》的有關內容執行。
6 分類與整理立卷
6.1 分類
會計核算材料的分類方法一般採用類別——年度分類法。
6.2 整理立卷
會計核算材料整理要區分類別，按照歸檔範圍和要求分別組卷。裝具式樣(見附錄B)。裝具的尺寸大小也可以根據本單位會計核算材料實際情況選定。
6.2.1 會計憑證的整理立卷
6.2.1.1 會計憑證按記帳憑證的編號順序排列。
6.2.1.2 記帳憑證所附的各種原始憑證摺疊粘貼要整齊規範，並去除金屬物，採用線繩裝訂或會計檔案專用裝訂機裝訂。
6.2.1.3 裝訂後要進行籤封處理，在籤封騎縫處加蓋經手人印章或財務專用章。
6.2.1.4 憑證封面的各項內容要填寫齊全、規範、清楚。
6.2.2 會計帳簿的整理立卷
6.2.2.1 不同種類的帳簿分別組卷。
6.2.2.2 扉頁上單位名稱、帳簿名稱及編號、啟用日期、起止頁數、經管人員、交接記錄、會計主管人員等項目要填寫齊全。
6.2.2.3 卷內備考表填寫規範(式樣見附錄Cl)。
6.2.2.4 訂本式帳簿整理時，不得拆除空白頁，帳內要編有連續頁碼，封面加貼不乾膠標籤(式樣見附錄c2)，並按規範填寫單位名稱、案卷題名、保管期限、案卷號。
6.2.2.5 活頁式帳簿整理時，要撤出空白帳頁，編制頁碼，進行籤封裝訂，在籤封騎縫處加蓋經手人印章或財務專用章。
6.2.3 財務報告的整理立卷
財務報告按照《中國科學院文書檔案建檔規範》組卷。但各類財務報告應加蓋單位公章，單位負責人、財務負責人及填報或編制人應在報告上簽字或蓋章。
6.2.4 電算化會計核算材料的整理立卷
6.2.4.1 電算化會計核算材料，應當保存列印出的紙質會計核算材料同磁碟、光碟等磁性介質一併分類整理。
6.2.4.2 列印出的紙質會計核算材料，封面要規範填寫，須有經手人員和會計主管人員的籤字或蓋章。
6.2.5 裝盒
將裝訂好的會計憑證、帳簿等由兼職檔案人員負責以卷、冊為單位填裝會計檔案盒，並對會計憑證、帳簿等分別進行排列編號。6.3編號
一般採用類別一會計年度一案卷號。案卷號編制方法，按年度編寫順序號。
6.4 案卷目錄的編制
每類會計檔案應逐卷冊分別填寫案卷目錄一式兩份，一份留財務部門備查，另一份隨會計檔案一同交綜合檔案室作為交接清冊(式樣見附錄c3)。案卷目錄要逐項填寫準確、清楚、完整(式樣見附錄C4、C5)。
7 保管與交接
7.1 保管
7.1.1 當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部門保管1年後，移交本單位綜合檔案室統一保管。出納人員不得兼管會計檔案。
7.1.2 妥善保管會計檔案，做好防盜、防黴、防鼠、防蛀等工作，對電算化會計檔案的磁碟、光碟，還要防磁、防折等。
7.2 交接
7.2.1 財務部門保管期滿後的會計檔案，應在每年第二季度前交接到綜合檔案室保管，交接的會計檔案應當保持原卷冊的封裝。如個別需要拆封重新整理的會計檔案，綜合檔案室應當會同財務部門和經辦人員共同拆封整理。
7.2.2 交接會計檔案時，雙方應當按照會計檔案交接清冊所列的內容逐項清點。交接雙方部門負責人和經辦人員在交接清冊及交接表上簽字或蓋章(式樣見附錄c6)。
7.2.3 單位因故撤銷、解散、破產或因其他原因而終止的，在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案應向院檔案館移交。
8 利用
8.1 會計檔案為本單位提供利用，必須辦理完備的借閱登記手續。會計檔案原則上不得外借，有特殊情況需經本單位領導和財務部門主管批准。
8.2 借閱檔案的人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換，攜帶外出或複製原件，特殊情況須經領導批准。在利用完畢後，必須及時歸還，並辦理註銷借閱手續。