前 言
本規範根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》、《建設工程文件歸檔整理規範》的有關規定製定，為《中國科學院檔案管理工作標準》的組成部分。
本規範為第一次制定。
本規範由中國科學院辦公廳提出並負責解釋。
本規範由中國科學院批准。
本規範起草部門：中國科學院辦公廳。
本規範主要起草人：夏玉棉、潘亞男、尹明、朱伍華、袁朝蓮。
ZKY/B002-2-2006
基本建設項目檔案建檔規範
1 總則
1.1 為加強中國科學院基本建設項目(以下簡稱項目)建檔工作，確保項目檔案的完整、準確、系統，發揮項目檔案在運行、維修、管理和改擴建等工作中的作用，制定本規範。
1.2 本規範提出了項目建檔工作的基本要求及管理職責，規定了項目文件歸檔範圍、收集、整理及竣工後檔案驗收，適用於中國科學院基本建設項目。
1.3 項目建檔工作除執行本規範外，應符合國家和政府部門的有關標準、規範、規定。
2 規範性引用文件
下列標準所包含的條文，通過在本規範中引用而構成為本規範的條文。
GB/Tl l822--2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》
DA/T28--2002《<國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》
GB/T50328—2001《建設工程文件歸檔整理規範》
3 術語
3.1 基本建設項目(construction project)
經批准按照一個總體設計進行施工，經濟上實行統一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統一管理的工程基本建設單位。它由一個或若干個具有內在聯繫的工程所組成。
3.1.1 大中型工程項目(Large and Medium-sized Project)
建設投資規模在3000萬元以上(含3000萬元)的基本建設工程項目。
3.2 單項工程(unit of project)
具有獨立的設計文件，竣工後可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程，並構成建設工程項目的組成部分。
3.3 單位工程(subunit of project)
單項工程中可以獨立組織施工的工程，但竣工後不能獨立發揮生產能力或工程效益的工程。
3.4 項目文件(records of project)
基本建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收、項目驗收全過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式的全部文件。
3.5 項目前期文件(prophase records of project)
項目建設前，在立項、審批、徵地、工程諮詢服務、勘察和設計、招投標以及項目前期建設準備過程中形成的文件。
3.6 監理文件(project management document)
監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的文件。
3.7 施工文件(constructing document)
施工單位在工程施工過程中形成的文件。
3.8 竣工圖(as-build drawing)
工程竣工後，真實反映項目施工結果的圖紙或圖樣。
3.9 竣工驗收文件(handing over document)
建設工程項目竣工投入使用前驗收活動中形成的文件。
3.10 項目驗收文件(records of test on completion)
指項目竣工投入使用後試運行中以及項目驗收時形成的文件。
3.11 項目檔案(archives of project)
指經過鑑定、整理並歸檔的項目文件。
3.12 立卷(filing)
按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。
3.13 歸檔(putting into record)
文件形成單位完成其工作任務後，將形成的文件整理組卷後，按規定移交檔案管理機構。
4 基本原則及管理職責
4.1 項目建檔工作實行院檔案主管部門統一領導和建設單位分級管理相結合的原則。
4.2 院檔案主管部門職責
4.2.1 負責對院屬各建設單位項目建檔工作的監督、協調及業務指導。
4.2.2 在國家檔案行政管理部門指導下負責組織大中型工程項目竣工的檔案驗收。
4.3 建設單位職責
4.3.1 負有對項目建檔工作的領導責任，將建檔工作納入領導議事日程、納入項目各管理環節、納入領導和工作人員崗位責任制。
4.3.2 落實項目建檔工作經費，保證工作所需條件。
4.3.3 建立健全項目建檔工作相關制度並監督執行。
4.3.4 配備符合項目建檔工作條件的人員，負責協調、指導、督促本單位各工作部門做好項目文件的收集、整理和歸檔工作。
4.3.5 與參建單位籤訂合同或協議時，負責制定專門條款，明確參建單位移交檔案的套數、質量、時間及提交文件的整理、歸檔責任。
4.3.6 負責對參建單位建檔工作的督促、檢查和業務指導，審查各參建單位移交檔案的質量，確保接收的檔案完整、準確、系統。
4.3.7 負責收集、整理與項目有關的引進技術或引進設備的技術文件。
4.3.8 負責在工程竣工驗收前，接收、審查並匯總勘察、設計、施工、監理等單位及本單位各工作部門移交的項目檔案。
4.3.9 大、中型項目建設單位應編制一套符合院檔案館進館要求的檔案移交院檔案館。
4.4 勘察、設計單位職責
應按有關合同、協議的規定將形成的屬於項目歸檔範圍內(附錄A)的勘察、設計文件經整理合格移交建設單位。
4.5施工單位職責
4.5.1 應按本規範及GB/T50328—2001《建設工程文件歸檔整理規範》的要求做好施工全過程中的項目文件的形成、積累、整理和歸檔等工作。
4.5.2 應按合同或協議規定，將形成的屬於移交建設單位的全部施工過程文件，規範整理立卷後移交建設單位。
4.5.3 指定專人負責督促、指導和協助各工作部門、各分包單位施工文件的形成、積累、整理和歸檔等工作。分包單位須有專人負責所承擔工程的施工文件的收集整理等工作，並對其完整性、真實性和準確性負責。
4.5.4 施工單位應整理一套(原件)符合本規範的檔案移交建設單位。另編制一套與城建建設、規劃管理有關的檔案移交城建檔案館。
4.6 監理單位職責
4.6.1 應按合同、協議要求，將全部監理文件規範整理移交建設單位。
4.6.2 負責監督和檢查監理工作範圍內的勘察、設計、施工等單位項目文件形成、積累、整理和歸檔工作。審查勘察、設計、施工等單位向建設單位移交檔案情況，特別是竣工圖製作質量；審查工作完成後，應對項目文件的真實性、準確性、完整性籤署意見。
5項目文件的歸檔範圍和質量要求
5.1 項目文件的歸檔範圍
5.1.1 項目從立項、實施到竣工交付使用全過程中形成的、具有保存價值的各種載體的文件，均應歸檔保存。
5.1.2 歸檔範圍及保管期限詳見《中國科學院基本建設項目文件歸檔範圍及保管期限表》(附錄A)。
5.2 歸檔文件的質量要求
5.2.1 文件應為原始件，不得擅自修改、剪貼或事後補制。
5.2.2 永久或長期保存的項目文件應採用耐久性強的書寫材料。5.2.3文件必須紙質優良、字跡工整、線條清晰、圖面整潔，利於長遠保存。
5.2.4 文件必須履行規定的籤字蓋章手續。文件圖紙等必須與實物、實況相一致。
5.2.5 錄音、錄像文件應保證載體的有效性，電子文件應使用不可擦寫的電子介質存儲。
5.2.6 歸檔的竣工圖應逐張加蓋竣工圖章，履行籤字手續。修改必須符合技術要求。有關的變更通知單和洽商記錄均應歸人相關的案卷內。
5.2.7 各項基本建設項目在竣工時必須按照GB/T50328—2001《建設工程文件歸檔整理規範》的要求，編制竣工圖。
6 項目文件的立卷與整理
6.1 立卷原則
6.1.1 立卷應遵循項目文件自然形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯繫，便於檔案的保管和利用。
6.1.2 一個項目由多個單項工程或單位工程組成時，項目文件應按單項工程或單位工程的文件多少組成若干案卷。
6.2 立卷方法
6.2.1 根據項目的性質、階段、程序、專業等編制項目檔案分類表，分類表的編制應便於文件材料的組卷和歸檔後的管理。
6.2.2 項目文件可劃分為項目前期文件、施工文件、竣工圖、監理文件、竣工驗收文件、財務管理文件、項目驗收文件、聲像及電子文件等。
6.2.3 項目管理性文件按問題、保管期限組卷。
6.2.4 勘察、設計文件按專業組卷。
6.2.5 施工文件按單項工程的專業、階段、工序組卷。如：土建工程，降水、護坡在前，驗槽、墊層在後；鋼筋工程、模板工程、混凝土工程的隱蔽及驗收記錄等文件可以分別按樓層、部位進行組卷。
6.2.6 竣工圖按專業組卷。
6.2.7 監理文件按問題或文種組卷。
6.2.8 設備文件按專業系統、臺套等組卷。
6.2.9 項目形成的會計檔案應按《中國科學院會計檔案建檔規範》整理組卷。
6.3 立卷要求
6.3.1 案卷及卷內文件不應有重份，不同載體的文件應分別組卷。 6.3.2 不同保管期限的文件一般應分別組卷，如確實密不可分，保管期限短的服從保管期限長的。
6.3.3 項目檔案保管期限分為永久、長期、短期，其中長期保管的檔案其保管期限不得短於工程壽命。
6.3.4 案卷密級分為秘密、機密、絕密三種。同一案卷內有不同密級的文件應以高密級為本卷密級。
6.3.5 案卷整理不宜過厚，文字材料、圖紙裝盒一般不超過40ramo
6.4 卷內文件排列
6.4.1 管理性文件按問題、時間或重要程度排列。同一事項的請示和批覆、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，並按批覆在前、請示在後，印本在前、定稿在後，主件在前、附件在後，譯文在前、原文在後的順序排列。
6.4.2 施工文件按施工階段、工序等進行排列。
6.4.3 竣工圖按專業、圖號順序排列。
6.4.4 設備文件按依據性、開箱驗收、隨機資料、安裝調試及運行維護等順序排列。
6.4.5 既有文字材料又有圖紙的案卷，一般按文字材料在前、圖紙材料在後的順序排列。
6.5 案卷編目
6.5.1 卷內文件頁號的編寫要求
6.5.1.1 卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，每卷頁號均以「I」開始，各卷之間不連續編號。
6.5.1.2 頁號編寫位置：單面書寫在文件右上角，雙面書寫的文件，正面在右上角，背面在左上角，摺疊後的圖紙一律在右下角。6.5.1.3成套圖樣或印刷成冊的文件，自成一卷的，不必重新編號，可在卷內目錄中的備註中註明總頁數。
6.5.1.4 卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。6.5.2卷內目錄的編制要求
6.5.2.1 卷內目錄式樣應符合本規範附錄8的要求。
6.5.2.2 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從「l」依次標註。
6.5.2.3 文件題名：填寫文件標題全稱(如無標題可依據內容自擬標題)。
6.5.2.4 原文編號：填寫文件原有編號或圖號。
6.5.2.5 編制單位：填寫文件的直接形成單位和個人(責任者)。有多個形成單位或責任者時，選擇兩個主要形成單位或責任者，其餘用「等」代替。
6.5.2.6 編制日期：填寫文件形成日期。
6.5.2.7 頁次：填寫文件在卷內所排列的起始號。最後一份文件填寫起止號。
6.5.2.8 備註：填寫需要說明的問題。
6.5.2.9 卷內目錄排列在卷內文件之前。
6.5.3 填寫卷內備考表
6.5.3.1 卷內備考表的式樣應符合本規範附錄8的要求。
6.5.3.2 說明：填寫卷內文件的件數、頁數(照片的張數)，註明與本卷有密切關係但不能保存在一起的文件或實物的互見號以及需要說明本案卷組卷質量和其他情況。
6.5.3.3 立卷人：負責本卷立卷的責任者。
6.5.3.4 審核人：本卷審定人。
6.5.3.5 備考表排列在卷內文件的尾頁之後。
6.5.4 案卷封面的編制
6.5.4。1 案卷封面的式樣應符合本規範附錄B的要求。
6.5.4.2 案卷封面的內容包括：分類號、檔案館號、檔號、案卷題名、編制單位、技術主管、保管期限、起止日期、密級、歸檔日期。
6.5.4.3分類號、檔案館號：分別填寫國家分類號和國家給定該檔案館的編號，由檔案館填寫。
6.5.4.4檔號：是依據建設單位提供的項目檔案分類表，填寫檔案的項目代號、本單位分類號和案卷流水號。由建設單位綜合檔案室統一填寫。
6.5.4.5 案卷題名：填寫項目(單項或單位工程)名稱的全稱和卷內文件組合內容的名稱。應簡明、扼要，反映卷內文件內容。
6.5.4.6 編制單位：填寫案卷內文件形成單位或主要責任者。項目管理性文件和竣工驗收文件的編制單位一般為建設單位；勘察、設計文件的編制單位一般為工程的勘察、設計單位；監理文件的編制單位一般為監理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位。
6.5.4.7 技術主管：填寫編制本案卷的主要技術負責人。
6.5.4.8 起止日期：填寫案卷內全部文件形成的起止日期。
6.5.4.9 保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限。
6.5.4.10 密級：填寫卷內文件最高密級。
6.5.4.11 歸檔日期：填寫項目檔案正式移交(驗收合格並認可)建設單位綜合檔案室的日期。
6.6 案卷裝訂
6.6.1 案卷裝具一般採用卷夾、卷盒兩種形式。
6.6.2 案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂，圖紙可不裝訂。既有文字材料又有圖紙的案卷應裝訂，同一項目內案卷裝訂規律應統一。
6.6.3 文字材料裝訂以左齊、底齊為準，左側20mm，採用三孔一線的裝訂方法。
6.6.4 不裝訂的圖紙要按圖號順序排列好，按照手風琴式和A4號圖幅(210mm×297mm)摺疊，標題欄在右下角露出來，填寫圖紙目錄一起裝盒。
6.6.5 裝訂時應去掉金屬物，修補好破損的文件，裝訂線內有文字的文件要進行加邊處理。
6.6.6 對不宜裝訂的特別重要的手稿、證件、聲像材料、電子文件，可用盒、卷、袋或像冊保管。聲像材料和電子文件等應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行必要的標註。
6.7 案卷排列
6.7.1 全部案卷根據項目檔案分類表結合重要程度、建設階段等進行系統排列，固定案卷先後順序位置。
6.7.2 為每一個案卷編寫檔號(檔號可用鉛筆臨時填寫，歸檔後由綜合檔案室正式填寫)。
7 項目檔案的驗收
7.1 驗收項目檔案的組織
7.1.1 國家主管部門委託中國科學院驗收或中國科學院直接驗收的大中型項目，由院檔案主管部門組織項目檔案的驗收。
7.1.2 中國科學院委託分院或建設單位驗收的其他項目，院檔案主管部門負責對項目檔案的驗收工作進行協調、監督和指導。
7.2 驗收組的組成
7.2.1 院檔案主管部門組織的檔案驗收，驗收組由院檔案主管部門、項目所在地省市級檔案行政管理部門、院屬其他單位的檔案人員等組成。驗收組的人數為不少於5人的單數，其中應有不少於3名副高級職稱以上的專業人員。
7.2.2 院委託分院或建設單位驗收的項目檔案驗收組，由分院或建設單位檔案人員、院屬其他單位的檔案人員等組成。驗收組的人數不少於3人，其中應有不少於1名副高級職稱以上的專業人員。
7.2.3 檔案驗收組組長，由驗收組織單位人員擔任。
7.3 申請檔案驗收應具備的條件
7.3.1 建設單位已按照要求，接收了設計、施工、監理等單位經規範整理後的案卷。
7.3.2 建設單位於驗收前l個月按照本規範完成項目檔案的自查，並向驗收組織單位提交檔案自查報告。
7.4 項目檔案自查內容
7.4.1 項目檔案分類是否清晰合理。
7.4.2 案卷總目錄是否包括各類檔案。
7.4.3 項目各階段檔案歸檔率、完整率。
7.4.4 項目檔案的組卷質量。
7.5 檔案自查報告的撰寫
7.5.1 項目建設及檔案管理概況。
7.5.2 項目整套檔案(含聲像、會計)總數。
7.5.3 保證項目檔案的完整、準確、系統所採取的控制措施。
7.5.4 項目文件形成、收集、整理及歸檔情況。
7.5.5 竣工圖的編制情況及質量狀況。
7.5.6 項目檔案在項目建設、管理及試運行中所起作用的實例。
7.5.7 建檔中存在的問題及解決措施。
7.6 驗收工作程序
7.6.1 聽取匯報。建設單位匯報關於項目建設概況、項目檔案管理的總體情況以及監理單位對項目檔案管理、控制及質量審核等情況。
7.6.2 現場重點查驗。抽查的項目檔案為項目立項、原材料質量檢驗、隱蔽工程驗收、竣工圖、竣工驗收、招投標、重要合同、協議等文件。抽查檔案不少於所提供案卷的50%。
7.6.3 出具項目檔案驗收意見。依據建設單位檔案自查報告、檔案驗收及評價標準(附錄C)，適當結合其他驗收專業組的審核意見，形成並宣布項目檔案驗收意見。
7.7 驗收意見的主要內容
7.7.1 項目建設概況(大中型項目)。
7.7.2 項目檔案基礎管理情況。
7.7.3 項目文件的形成、積累、收集、整理情況。
7.7.4 竣工圖的編制及質量情況。
7.7.5 項目檔案的數量及檔案完整性、準確性、系統性及安全性的評價。
7.7.6 檔案驗收的結論性意見。
7.8 項目檔案驗收結果
7.8.1 檔案驗收合格的項目，由驗收組出具檔案驗收意見。
7.8.2 檔案驗收不合格的項目，由驗收組下發整改通知或備忘錄，提出對存在問題限期整改的要求。整改後仍不合格的，不得進行項目竣工驗收。
8項目檔案的歸檔與移交
8.1 項目檔案的歸檔要求
8.1.1 項目檔案必須經過分類整理，案卷質量應符合本規範。
8.2 項目檔案的歸檔時間
8.2.1 勘察、設計單位應在勘察、設計任務完成後，施工、監理單位應在工程竣工驗收前，將各自形成的應歸檔的項目檔案移交建設單位。移交檔案時，應編制清單，並辦理交接手續。
8.2.2 項目檔案在通過竣工驗收後一個月之內，交本單位綜合檔案室。