之前寫了一篇「用心智圖管理每日行動計劃」說明了如何藉由心智圖的軟體，建立一個每日行動計劃的標準模版，運用FAST原則，雲端同步在電腦、平板、手機之中，幫助我們處理每天的大小事情。
寫出文章後，也有許多朋友感興趣，有的轉貼分享文章，有的來索取範本，這幾天，細細思索，決定要根據不同的工具一一寫好文章，這篇文章就是用免費的Xmind來管理每日行動計劃，還請參考。
1 Xmind優點
Xmind有三個很大的優點
首先，他是免費的，隨時可以下載（http://www.xmind.net），雖然不用錢，但是功能一點都不打折，他提供Pro版本（收費才能長久更新），目前每日行動計劃不需要用到Pro版本也能順利使用，因此很適合團隊中共同使用。
其次，他是中文的，並且有完善的中文說明，上手難度降低，這對很多人來說是一大福音。
最後，他有PC及MAC版本，所以說是個跨平臺的軟體。而手持裝置的解決方案，目前他們在努力中，要等一下。
2 每日行動計劃
接著討論的是何謂「每日行動計劃」？
每天的工作，要面對大大小小的事情，大的是青蛙，小的就是蝌蚪，最重要的是「先吃掉青蛙」，接著儘量把蝌蚪吃光，這樣就是我們一天能做到最好的狀況。
我把每日行動計劃放到Xmind之中，，有六條主要分支，能夠幫助每天工作效率能夠更加FAST。（下面的圖案出自蘋果系統的繪文字）
🐸F Frog，也就是青蛙，每天列出最重要的事情作為青蛙，不要太多（最好不要超過三隻），這一天就是要把這些青蛙向前推進，最好全部吃完。
☑A Action List，也就是蝌蚪（小事情的意思），就是一個動作可以完成的行動，除了青蛙，還有蝌蚪，這裡放幾隻需要優先處理的蝌蚪，在處理青蛙完的空檔，就可以吃掉蝌蚪。
Xmind本身是心智圖軟體，因此有時可以對行動又加以細分，切成更加小塊，更加容易執行。我目前稱之謂「蛙細胞」，一件事情，後面也又有許多細節支持，才能做得更好，例如要和女朋友求婚，雖然當下是幾分鐘的事情，但是之前可以要費許多的心力及規劃。
📂S Slice/Support，大隻青蛙要切（Slice）成一塊塊吃，困難的青蛙，有時需要一寫支援資料（Support）才能順利吃完。
複雜的青蛙，我會用Xmind的心智圖方法加以細分（Slice）更小的行動，或加上要執行的補充資料(Support)，讓青蛙更加容易吞下去。 我覺得Xmind就像是一個解剖青蛙的手術臺，拆解成合適的大小，讓我們一部分一部分地處理。
⌚️T Time，代表和時間有關的事情，通常就是行事曆和備忘，由於在電腦上面工作，需要從檢查行事曆（有約會起始時間及結束時間），或備忘（有結束時間），並且設定鬧鐘，事前提醒自己。
📥inbox 收件匣，這是GTD的概念，拿來放等一下（Defer）才需要處理的行動，這樣行動清單只要放很少量的事情。
除此之外，如有臨時插入的事情，我也放在此處，專注先吃重要的青蛙。
已完成行動，如果行動完成，就搬移到此處。
也就是說每天會有一張每日行動計劃的Xmind心智圖，分成六個大分支，青蛙(Frog)、蝌蚪(Action)、Slice/Support、Time，inbox及已完成行動，整日的事情就用這張心智圖來掌控。
3 行動的基本介紹
用軟體來管理每日行動，就要善用軟體的功能，Xmind提供了美麗的圖標，除了讓心智圖更加美麗，也能做篩選（Filter）的工作，讓每日行動計劃更加高效。
每日行動計劃，當然就是要管理好每天的「行動」，當我們想到事情的時候，其實是雜事的狀況，沒辦法立刻行動。
例如：看到之前寫的兩個字「輪胎」，其實會莫名其妙，想想才知道是早上其摩託車到公司時，發現輪胎沒氣，當時趕著上班打卡，來不及修理。思考一下，覺得下一步行動是「打電話給機車航老闆請他來修理」
首先，要學會寫行動的敘述，一個行動應該要有動詞（剛才的例子是「打電話」給機車行老闆），而且自己看了這個敘述後，就能夠知道預期完成的結果（摩託車輪胎修好，能夠今天下班順利騎回家）。
接著，由於Xmind是個數位心智圖軟體，還可以幫行動敘述加上三種圖標標籤，讓整個美日行動計劃更加美立即直覺，讓我們專注處理當下最重要的事情。
重要性，用紅色的優先次序」1」圖標來代表，說明目前正專注在吃的青蛙或者蝌蚪（行動）。
完成行動？Xmind是用Microsoft Project進度管理的角度來看工作，我們用兩個圖標，一個是任務開始（0%）代表還沒有完成的行動，一個是任務完成（100%）代表已經完成的行動。
行事曆與提醒，可以拖入行事曆及提醒事項，讓我們知道幾點幾分那件事情即將發生或切換。
加上這些圖標、行事曆及提醒事項，每日行動計劃就成為每日工作的儀錶板，告訴我們事情做到哪裡了，還有哪些工作還沒有完成。
4 匯出及匯入
當做好每日行動計劃，也希望電腦做的心智圖，在外出移動時也能夠使用得到。那就要靠將心智圖同步雲端，再從雲端傳送到手持裝備上，以下是Xmind設定上雲端詳細步驟。
首先要設定的是雲端硬碟，可以用Dropbox或百度雲這些服務，讓放Xmind 每日行動計劃檔案同步到雲端。
其次是設定手機或平板上面的App，iOS我推薦使用iThoughts，這個App擁有和Xmind幾乎80%一致的功能，讓我們在iPhone及iPad都可以順利使用每日行動計劃。安卓手機曾有人建議使用Mindjet的App，但是我還沒有嘗試過。（也請安卓用戶推薦）
這樣一來，每日行動計劃就可以隨身帶走，只要電腦上的每日行動計劃更改，手機上面打開的每日行動計劃即時同步，對於要外出工作的人非常好用。
模版下載Xmind版本
[https://app.box.com/s/6qenc08orxtcz2bsayxo9v8riehpw31g]
5 小巧功能
我為每日行動計劃設計了一些小巧的功能，讓大家使用起來更加愉快。
繪文字：六個主要分支其中五個，我用了蘋果電腦的繪文字，目前在Mac系統上面都可以通用（PC的朋友請回報效果如何）
Filter：Xmnid提供了Filter功能，可惜的是只能高亮標題（topic）。
下鑽一層：這個功能非常好用，在Action list、inbox、已完成行動三個分支都可以使用，讓我們可以專注在分之內的行動。
快捷鍵：Xmind在偏好設定中可以自訂快捷鍵，讓一些功能更加便利使用，以下是我常用快捷鍵。
F2, space 編輯標題
Tab 下一層增加主題
Return 同一層增加主題
9 （自訂） 全部打開
0 （自訂） 全部收合
cmd+1 （自訂） 優先次序1
cmd+2 （自訂） 任務開始
cmd+3 （自訂） 任務完成
cmd+= 放大
cmd+- 縮小
F6 下鑽